نرمافزار حسابداری رایگان: چه چیزی واقعاً رایگان است و برای چه کسی کافی است
نرمافزار حسابداری رایگان وجود دارد، ولی فقط نوعی به درد کار روزمره می‌خورد که تاریخ انقضا ندارد و سقفش روشن است. پلن رایگان حسابشاپ همان نرمافزار کامل است با سقف ده فاکتور در روز، یک کاربر و یک انبار، بدون اتصال فروشگاه اینترنتی؛ کالا، انبار، اشخاص، سند خودکار و گزارش‌های پایه بدون سقف. برای مغازهٔ کوچک و فروشندهٔ اینستاگرامی کافی است و وقتی هفته‌ای چند بار به سقف خوردید، وقت خرید پلن است.
«رایگان» یعنی دورهٔ آزمایشی، نسخهٔ قفل‌شکسته، یا پلنی با سقف مشخص؟ فرقشان، پلن رایگان حسابشاپ با ده فاکتور در روز، و نشانه‌هایی که میگوید وقت خرید پلن رسیده.
کسی که دنبال «نرمافزار حسابداری رایگان» می‌گردد، معمولاً تازه شروع کرده: یک مغازهٔ کوچک، یک صفحهٔ فروش در اینستاگرام، یا کاری که هنوز معلوم نیست چقدر می‌گیرد. دفتر و اکسل جواب نمی‌دهد، ولی پرداخت ماهانه برای چیزی که هنوز به آن مطمئن نیستید هم منطقی نیست. این مقاله برای همین آدم نوشته شده.
جواب کوتاه این است: نرمافزار حسابداری رایگان وجود دارد، ولی «رایگان» سه معنی متفاوت دارد و فقط یکی از آن‌ها به درد کار روزمره می‌خورد. پایین‌تر هر سه را باز می‌کنیم، بعد می‌گوییم پلن رایگان حسابشاپ دقیقاً چه چیزی به شما می‌دهد، برای چه فروشگاهی کافی است، و کِی وقتش می‌رسد که پلن بخرید.
«رایگان» سه معنی دارد
وقتی سایتی میگوید نرم‌افزارش رایگان است، یکی از این سه حالت را میگوید:
- دورهٔ آزمایشی. چند روز همه‌چیز باز است، بعد یا می‌خرید یا قفل میشود. این «رایگان» نیست؛ یک فرصت امتحان است. خوب است، ولی اگر فکر میکنید میتوانید با آن ماه‌ها کار کنید، اشتباه میکنید.
- نسخهٔ قدیمی یا قفل‌شکسته. برنامه‌ای که روی ویندوز نصب میشود، سال‌هاست به‌روز نشده، و هیچ‌کس پشتش نیست. مشکلش قیمت نیست؛ مشکلش روزی است که هارد می‌سوزد یا ویندوز عوض میشود و سه سال فاکتور با آن می‌رود. چیزی که از دست می‌دهید خیلی گران‌تر از پولی است که نداده‌اید.
- پلن رایگان با سقف مشخص. نرمافزار همان نرمافزار کامل است، همیشه رایگان می‌ماند، ولی یک یا چند سقف دارد: تعداد فاکتور، تعداد کاربر، یا یک امکان خاص. وقتی از سقف رد شدید، پلن می‌خرید. این همان چیزی است که برای کار واقعی به درد می‌خورد، چون نه تاریخ انقضا دارد و نه ریسکِ از دست رفتن داده.
وقتی مقایسه میکنید، اول بپرسید کدام یکی از این سه است. بعد بپرسید سقفش چیست و آیا دادههایتان بعد از رسیدن به سقف قابل خروجی گرفتن هست یا نه.
پلن رایگان حسابشاپ: دقیقاً چه چیزی میگیرید
حسابشاپ از نوع سوم است. پلن رایگانش تاریخ انقضا ندارد و همان نرمافزار کامل است، با این سقفها:
- تا ۱۰ فاکتور در روز. فاکتور از هر نوعی: فروش، خرید، برگشت از فروش، برگشت از خرید. هر روز ساعت دوازده شب (به وقت تهران) شمارش از صفر شروع میشود. پیش‌نویس شمرده نمیشود؛ فاکتوری شمرده میشود که ثبت نهایی شده باشد.
- یک کاربر. خودتان. اگر فروشنده یا حسابدار هم می‌خواهد وارد شود، نیاز به پلن پولی دارید.
- یک انبار. برای یک مغازه یا یک محل نگهداری کالا کافی است.
- بدون اتصال به فروشگاه اینترنتی. سفارش‌های سایت ووکامرسی به‌صورت خودکار وارد نمی‌شوند. این امکان در پلن فروشگاهی است.
و چیزهایی که محدود نیست:
- تعریف کالا و تنوع (رنگ، سایز، مدل)، با قیمت خرید و فروش.
- موجودی لحظه‌ای و بهای تمام‌شدهٔ هر کالا، همان‌طور که در پلن‌های پولی حساب میشود.
- بانک، صندوق، اشخاص (مشتری و تأمین‌کننده)، دریافت و پرداخت.
- سند حسابداری خودکار پشت هر فاکتور و هر دریافت و پرداخت. شما حسابداری بلد نباشید هم دفترتان تراز است.
- گزارش‌های پایه: فروش، سود و زیان، مانده‌حساب اشخاص.
- صندوق فروش برای فروش حضوری، حقوق و دستمزد، و پشتیبان‌گیری توسط خودتان.
- خروجی اکسل از کالا، اشخاص، فاکتورها و اسناد، هر وقت بخواهید.
نکتهٔ مهم: پلن رایگان نسخهٔ کوچک‌شده نیست. فرم فاکتور، صفحهٔ کالا، گزارش فروش، همه همان صفحه‌هایی است که فروشگاه‌های پلن حرفه‌ای می‌بینند. فرق فقط در سقف‌هاست، نه در کیفیت کار.
۱۰ فاکتور در روز برای چه کسی کافی است
عدد ده را با کار خودتان بسنجید، نه با حس. یک روز معمولی‌تان را بشمارید: چند فاکتور فروش می‌زنید، چند بار خرید ثبت میکنید؟
- فروشندهٔ اینستاگرامی که روزی سه تا شش سفارش دارد: کاملاً کافی است. حتی روزهای شلوغ هم به ده نمی‌رسد. اگر این شمایید، حسابداری فروش اینستاگرامی را هم بخوانید.
- مغازهٔ کوچک مثل لوازم‌التحریر، خرازی، یا فروشگاه لوازم جانبی که روزی پنج تا هشت مشتری فاکتوری دارد: کافی است، به شرطی که فروش‌های خُرد را در یک فاکتور صندوق جمع نکنید که روزانه از ده بگذرد.
- کاری که تازه شروع شده و هنوز روزی دو سه فروش دارد: بهترین حالت. هزینهٔ ماهانه ندارید تا وقتی که فروش واقعاً راه بیفتد.
- خدمات مثل تعمیرات، آتلیه، آموزشگاه کوچک که روزی چند فاکتور خدمت صادر میکند: کافی است.
و برای چه کسی کافی نیست:
- سوپرمارکت یا فست‌فود که روزی ده‌ها رسید صندوق می‌زند. آن‌جا پلن پایه از همان اول درست‌تر است.
- فروشگاه اینترنتی ووکامرسی که می‌خواهد سفارش سایت خودش به فاکتور تبدیل شود. این کار پلن فروشگاهی است.
- مغازه‌ای با دو فروشنده که هر کدام با حساب خودشان کار می‌کنند. یک کاربر یعنی یک کاربر.
اگر بین دو حالت مانده‌اید، با رایگان شروع کنید. اگر دو سه بار در هفته به سقف خوردید، خودتان می‌فهمید که وقتش شده.
چطور شروع کنیم
- با شمارهٔ موبایل ثبت‌نام کنید. کارت بانکی لازم نیست و چیزی از شما نمی‌گیریم.
- چند روز اول، همهٔ امکانات پلن فروشگاهی باز است (دورهٔ آزمایشی، در حال حاضر ۱۵ روز). این فرصت خوبی است که اتصال به سایت یا مدیریت چک را هم ببینید، حتی اگر الان لازمتان نیست.
- کالاها و اشخاص را وارد کنید. اگر از اکسل می‌آیید، چک‌لیست مهاجرت از اکسل مرحله به مرحله میگوید چه چیزی را به چه ترتیبی بیاورید.
- دورهٔ آزمایشی که تمام شد، به صفحهٔ «صورتحساب و اشتراک» بروید و «ادامه با پلن رایگان» را بزنید. همین. هیچ‌چیزی پاک نمیشود؛ فاکتورها، کالاها و اشخاص همانجا هستند و از فردا با سقف روزانه ادامه می‌دهید.
لازم نیست تا پایان دورهٔ آزمایشی صبر کنید؛ همان دکمه از روز اول هم هست. فقط بدانید که با زدنش، روزهای باقی‌ماندهٔ آزمایش از دست می‌رود.
اگر روزی به سقف رسیدید، نرمافزار همان لحظه با یک جملهٔ روشن میگوید که ده فاکتور امروز ثبت شده و فاکتور بعدی فردا یا با ارتقای پلن ممکن است. چیزی خراب نمیشود و چیزی نصفه نمیماند؛ فاکتوری که ثبت نشده، ثبت نشده.
چیزهایی که در نرمافزار رایگان هم نباید کم باشد
رایگان بودن بهانه نمیشود که اصول کار رعایت نشود. این‌ها را از هر نرمافزار رایگانی بخواهید، و اگر نداشت، رایگانش هم گران است:
- سند حسابداری خودکار. هر فاکتور باید پشتش سند تراز داشته باشد، نه این‌که فقط یک لیست فروش باشد. وگرنه آخر سال نه سود واقعی دارید نه ترازنامه. در حسابشاپ این خودکار است و در پلن رایگان هم همین‌طور.
- بهای تمام‌شده، نه فقط قیمت خرید. اگر کالایی را سه بار با سه قیمت خریده‌اید، سودِ هر فروش باید با بهای واقعی حساب شود. سود واقعی هر کالا را جدا توضیح داده‌ایم.
- تاریخ شمسی و اعداد فارسی، بدون این‌که هر بار تبدیل کنید.
- خروجی گرفتن از داده‌ها. هر وقت خواستید بروید، بتوانید بروید. نرم‌افزاری که دادههایتان را گروگان می‌گیرد، مجانی هم نیست.
- پشتیبان‌گیری. این‌که چرا پشتیبان مهم است را وقتی می‌فهمید که دیر شده. نسخهٔ پشتیبان در حسابشاپ دست خودتان است و به پلن ربطی ندارد.
فهرست کامل‌تر چیزهایی که یک نرمافزار حسابداری فروشگاهی باید داشته باشد را در ده چیزی که نرمافزار حسابداری فروشگاهی باید داشته باشد نوشته‌ایم؛ همهٔ آن ده مورد در پلن رایگان هم هست.
رایگان در مقابل اکسل و دفتر
خیلی‌ها می‌پرسند: وقتی اکسل هم رایگان است، چرا نرمافزار؟ جواب در دو چیز است که اکسل بلد نیست.
اول، موجودی. در اکسل هر فروش را خودتان باید از موجودی کم کنید، و یک روز یادتان می‌رود. در نرمافزار، فاکتور که ثبت شد، موجودی خودش کم میشود و بهای تمام‌شده خودش حساب میشود. انبارداری با اکسل تا کجا جواب می‌دهد را بخوانید؛ معمولاً تا چند ده قلم کالا.
دوم، طرف حساب. چه کسی چقدر به شما بدهکار است و شما به چه کسی؟ در دفتر، این را از روی حافظه می‌گویید. در نرمافزار، هر فاکتور نسیه و هر دریافت، ماندهٔ همان شخص را عوض میکند و هر لحظه عدد درستش را دارید.
اگر هنوز کالا و طرف حساب جدی ندارید و فقط می‌خواهید فاکتور بزنید، فاکتور آنلاین رایگان را بخوانید؛ آن‌جا گفته‌ایم فاکتورساز رایگان تا کجا کافی است و کِی باید جدی‌ترش گرفت.
کِی وقتش است پلن بخرید
نشانه‌ها روشن‌اند و خودشان پیدایشان میشود:
- هفته‌ای چند بار به سقف ده فاکتور می‌خورید. یعنی فروش راه افتاده. پلن پایه فاکتور نامحدود دارد و هزینه‌اش در برابر فروشی که دارید عددی نیست.
- نفر دومی باید وارد شود. فروشنده، شریک، یا حسابدار. پلن فروشگاهی تا سه کاربر با سطح دسترسی جدا دارد.
- سایت زدید. اگر فروشگاه ووکامرسی دارید، وارد کردن دستی سفارش‌ها اتلاف وقت و منبع اشتباه است. پلن فروشگاهی سفارش سایت را خودش به فاکتور تبدیل میکند.
- چک گرفتید یا دادید. مدیریت چک، سررسید و هشدار پیامکی در پلن فروشگاهی است.
ارتقا از همان صفحهٔ «صورتحساب و اشتراک» است و همه‌چیز سر جایش می‌ماند؛ فقط سقفها برداشته میشود. قیمت پلنها و مقایسهٔ کاملشان در صفحهٔ تعرفه است.
سؤال‌های پرتکرار
پلن رایگان حسابشاپ واقعاً همیشه رایگان است؟
بله. تاریخ انقضا ندارد و بعد از مدتی قفل نمیشود. سقفهایش ثابت است: ده فاکتور در روز، یک کاربر، یک انبار، بدون اتصال فروشگاه اینترنتی. تا وقتی داخل این سقفها هستید، هیچ پرداختی لازم نیست.
ده فاکتور یعنی فقط فاکتور فروش؟
نه، هر نوع فاکتور: فروش، خرید، برگشت از فروش و برگشت از خرید همه شمرده می‌شوند. پیش‌نویس شمرده نمیشود؛ فاکتوری که ثبت نهایی شده شمرده میشود. دریافت و پرداخت، چک و سند حسابداری هم فاکتور نیستند و سقف ندارند.
شمارش روزانه چه ساعتی از نو شروع میشود؟
ساعت دوازده شب به وقت تهران. فاکتوری که ساعت یازده شب ثبت کنید مال همان روز است و فاکتور ساعت یک بامداد مال روز بعد.
اگر به سقف برسم، فاکتورم چه میشود؟
ثبت نمیشود و نرمافزار همان لحظه میگوید چرا. هیچچیز نصفه نمیماند و چیزی از دادههایتان دست نمیخورد. میتوانید فردا ادامه دهید یا همانجا پلن را ارتقا دهید.
برای شروع کارت بانکی یا کد ملی لازم است؟
نه. فقط شمارهٔ موبایل. اطلاعات پرداختی گرفته نمیشود، نه برای دورهٔ آزمایشی و نه برای پلن رایگان.
دادههایم در پلن رایگان قابل خروجی گرفتن است؟
بله، مثل همهٔ پلنها. کالا، اشخاص، فاکتورها و اسناد حسابداری را هر وقت بخواهید به اکسل خروجی میگیرید و نسخهٔ پشتیبان کامل را هم خودتان میگیرید.
فرق پلن رایگان با دورهٔ آزمایشی چیست؟
دورهٔ آزمایشی چند روز همهٔ امکانات پلن فروشگاهی را باز میکند و بعد تمام میشود. پلن رایگان تمام نمیشود، ولی سقف دارد. هر حساب تازه با دورهٔ آزمایشی شروع میکند و بعد خودتان انتخاب میکنید: پلن بخرید یا با رایگان ادامه دهید.
حسابشاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان