مهاجرت از دفتر دستی و اکسل به نرمافزار: چکلیست ۹ مرحلهای
مهاجرت از اکسل بهخاطر دادهٔ روز اول شکست میخورد، نه بهخاطر نرمافزار. از اول یک دورهٔ مالی شروع کنید، ماندهها را با سند افتتاحیه وارد کنید (نه تاریخچهٔ تراکنشها)، و پیش از ورود، انبارگردانی و تطبیق مانده اشخاص را انجام بدهید.
مهاجرت معمولاً بهخاطر نرمافزار شکست نمیخورد، بهخاطر دادهٔ روز اول. چکلیست ۹ مرحلهای، با قدمی که همه از آن فرار میکنند.
مهاجرت به نرمافزار حسابداری معمولاً بهخاطر نرمافزار شکست نمیخورد. بهخاطر دادهٔ روز اول شکست میخورد: کسی موجودی اولیه را بدون قیمت وارد میکند، سه ماه بعد گزارش سود عدد عجیبی نشان میدهد، اعتماد از بین میرود و همه برمیگردند به اکسل.
این چکلیست برای همان روز اول است.
قدم ۰: یک تاریخ انتخاب کنید و به آن پایبند بمانید
قبل از هر کاری، یک تاریخ شروع انتخاب کنید، معمولاً اول سال مالی یا اول یک ماه.
قاعده ساده است: هر چیزی که قبل از آن تاریخ اتفاق افتاده، فقط بهصورت مانده وارد میشود. هر چیزی که بعد از آن است، بهصورت سند کامل ثبت میشود.
بدون این خط، وسوسه میشوید «چند فاکتور مهم قدیمی» را هم وارد کنید، و بعد نصف تاریخچه داخل سیستم است و نصفش بیرون، که از هیچکدام بدتر است.
قدم ۱: کالاها را جمع کنید
یک فایل اکسل با این ستونها:
| ستون | چرا لازم است |
|---|---|
| نام کالا | همانطور که در سایت و فاکتور مینویسید |
| کد کالا (SKU) | کلید همهچیز؛ اگر ندارید، همین حالا بسازید |
| بارکد | برای اسکن در فروش و انبارگردانی |
| دستهبندی و برند | بدون اینها گزارشها قابل فیلتر نیستند |
| واحد | عدد، بسته، کیلوگرم… |
| قیمت فروش | قیمت روز فروش |
| قیمت خرید | مهمترین ستون؛ پایینتر توضیح میدهم |
اگر فروشگاه اینترنتی دارید، لازم نیست دستی بنویسید، کالاها را میشود مستقیم از سایت خواند.
قدم ۲: کد کالا را یک بار درست کنید
بعد از ورود داده، تغییر کد کالا دردسر دارد؛ قبلش تقریباً رایگان است. قاعدهای انتخاب کنید که با رشد فروشگاه هم بخواند و معنیدار ولی کوتاه باشد.
از گذاشتن چیزهایی که عوض میشوند در کد پرهیز کنید، رنگ سال، نام تأمینکننده، قیمت. کد باید تا آخر عمر کالا ثابت بماند.
قدم ۳: موجودی فیزیکی را بشمارید
یک بار، درست، نزدیک به تاریخ شروع. بهترین زمانش شب قبل از شروع است.
اگر فروشگاهتان بزرگ است و شمارش کامل ممکن نیست، از پرفروشها شروع کنید و بقیه را در هفتههای بعد. ولی هرچه شمارش دیرتر از تاریخ شروع باشد، اختلاف بیشتری باید بعداً اصلاح کنید.
قدم ۴: قیمت خرید موجودی را پیدا کنید: قدمی که همه از آن فرار میکنند
اینجا همانجایی است که بیشتر مهاجرتها خراب میشوند. اگر موجودی اولیه را بدون بهای خرید وارد کنید، سیستم فکر میکند این کالاها مجانی به دست شما رسیدهاند، و اولین فروشتان سود صددرصد نشان میدهد.
سه راه، به ترتیب دقت:
- فاکتور خرید واقعی همان محموله: دقیقترین.
- آخرین قیمت خرید: کافی و رایج.
- قیمت فروش منهای حاشیهٔ معمولتان: تقریبی، ولی بینهایت بهتر از صفر.
روش سوم را دستکم نگیرید: برای فروشگاهی با هزار قلم کالا، یک تخمین منطقی برای همه، بهتر از عدد دقیق برای صدتا و صفر برای نهصدتاست.
قدم ۵: ماندههای مالی را بنویسید
چهار فهرست:
- بانک و صندوق: مانده هر حساب در تاریخ شروع.
- طلب از مشتریان: چه کسی چقدر بدهکار است. بابت کدام فاکتور، اگر میدانید.
- بدهی به تأمینکنندگان: همان، در جهت مخالف.
- چکهای در جریان: دریافتی و پرداختی، با تاریخ سررسید و بانک.
این چهارتا با موجودی اولیه، سند افتتاحیه را میسازند.
قدم ۶: سند افتتاحیه را ثبت کنید
سند افتتاحیه یعنی عکس لحظهٔ صفر کسبوکار شما. طرف بدهکارش داراییهاست (موجودی، بانک، طلب) و طرف بستانکارش بدهیها و سرمایه.
اگر دو طرف برابر نشد، اختلاف به حساب سرمایه میرود، و این طبیعی است. سرمایهٔ شما همان چیزی است که بعد از کسر بدهیها میماند.
قدم ۷: سایت را وصل کنید: اول فقط برای دیدن
قبل از اینکه اجازه بدهید چیزی نوشته شود، یک بار گزارش بگیرید: چند کالا در سایت هست، چندتایشان با کالاهای شما تطبیق میخورند، کدام کدها تکراریاند و کدام کالا اصلاً کد ندارد.
این گزارش معمولاً چند مشکل قدیمی را لو میدهد که سالها در سایت ماندهاند. حلشان کنید، بعد اجازهٔ نوشتن بدهید. اتصال ووکامرس به حسابداری این مرحله را جزو مسیر دارد.
قدم ۸: یک ماه موازی کار کنید
ماه اول، هم در نرمافزار ثبت کنید و هم اکسل قدیمی را نگه دارید. آخر ماه این چهار عدد را مقایسه کنید:
| عدد | باید بخواند با |
|---|---|
| مجموع فروش ماه | جمع فاکتورهای اکسل |
| مانده بانک | صورتحساب بانک |
| موجودی چند کالای نمونه | شمارش فیزیکی |
| مجموع طلب از مشتریان | فهرست بدهکاران شما |
اگر خواندند، اکسل را کنار بگذارید. اگر نخواندند، قبل از ادامه دلیلش را پیدا کنید؛ اختلاف ماه اول با گذشت زمان درست نمیشود، فقط بزرگتر میشود.
قدم ۹: دسترسیها را تعیین کنید
قبل از اینکه بقیهٔ تیم وارد شوند: چه کسی میتواند فاکتور بزند، چه کسی قیمت خرید را ببیند، چه کسی سند قطعی کند. تعیینکردنش در روز اول ساده است؛ بعد از سه ماه، بحثبرانگیز.
چه وقت هنوز وقتش نیست
اگر ماهی ده سفارش دارید و پنجاه قلم کالا، اکسل جواب میدهد و مهاجرت الان فقط کار اضافه است.
نشانههایی که وقتش رسیده:
- موجودی سایت و انبار مرتب از هم فاصله میگیرند.
- نمیدانید سود هر کالا چقدر است.
- بیش از یک نفر باید به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
- آخر هر ماه چند روز صرف جمعوجور کردن اعداد میشود.
سه اشتباه رایج
| اشتباه | چه اتفاقی میافتد |
|---|---|
| موجودی اولیه بدون قیمت خرید | سود ماههای اول کاملاً غلط، و بیاعتمادی به سیستم |
| وارد کردن تاریخچهٔ ناقص | نصف داده داخل، نصف بیرون؛ هیچ گزارشی قابل استناد نیست |
| نگهداشتن همیشگی اکسل «برای اطمینان» | دو تا لیست جدا که هیچوقت با هم نمیخوانند، و همان مشکلی که میخواستید حلش کنید |
خلاصه
مهاجرت موفق، یک روز کار درست در ابتداست، نه ماهها تلاش بعدی. اگر تاریخ شروع مشخص باشد، موجودی با قیمت خریدش وارد شود و یک ماه موازی کار کنید، بقیهاش خودش جلو میرود.
برای تصویر کاملتر از اینکه بعد از مهاجرت چه چیزی را باید ماهانه ببینید، راهنمای حسابداری فروشگاه اینترنتی را بخوانید. برای ورود کالاها هم مدیریت کالا و بارکد و مدیریت موجودی نقطهٔ شروعاند.
سؤالهای پرتکرار
از کدام تاریخ شروع کنم؟
از اول یک دورهٔ مالی، نه وسط ماه. ماندههای همان تاریخ را با سند افتتاحیه وارد کنید و از آن روز به بعد همهچیز را در نرمافزار بزنید.
سابقهٔ سالهای قبل را هم وارد کنم؟
لازم نیست و معمولاً به ضرر است. آنچه لازم است ماندههاست: موجودی کالا، طلب و بدهی اشخاص، مانده بانک و صندوق. تاریخچهٔ تراکنشهای قدیمی در همان اکسل بایگانی بماند.
چند وقت باید موازی کار کنم؟
یک تا دو هفته کافی است، فقط برای اینکه مطمئن شوید عددها میخوانند. موازیکاری طولانی خودش منبع خطاست، چون دو جا باید همزمان درست بماند.
اگر ماندههای اکسل خودشان غلط باشند؟
قبل از ورود، انبارگردانی کنید و مانده اشخاص را با خودشان تطبیق بدهید. وارد کردن عدد غلط، آن را رسمی میکند و بعداً پیدا کردنش سختتر است.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان