فاکتور، پیشفاکتور و برگشت
یک فاکتور فروش همزمان طلب مشتری را ثبت میکند، کالا را از انبار کم میکند و بهای تمامشده را به هزینه میبرد.
آخرین بهروزرسانی: · نوشتهٔ تیم حسابشاپ · مطالعه ۵ دقیقهای
فاکتور نقطهای است که همه چیز از آن شروع میشود. یک فاکتور فروش که ثبت میکنید همزمان سه کار میکند: طلب مشتری را ثبت میکند، کالا را از انبار کم میکند، و بهای تمامشدهٔ همان کالا را به حساب هزینه میبرد. شما یک فرم پر میکنید؛ سیستم سندهای متوازن را خودش میسازد.
پنج نوع سند
از منو زیر عملیات:
- فاکتور فروش: فروش به مشتری
- فاکتور خرید: خرید از تأمینکننده
- برگشت از فروش: مشتری کالا را پس داده
- برگشت از خرید: شما کالا را به تأمینکننده پس دادهاید
- پیشفاکتور: پیشنهاد قیمت، هنوز معاملهای نشده
فهرست همهٔ اسناد زیر همه فاکتورها است.
فرم در سه بخش
فرم عمداً سه قسمت دارد: برای که، چه چیزی، چقدر.
برای که
مشتری (یا تأمینکننده) را با جستوجوی نام، موبایل یا کد ملی انتخاب کنید. کنارش مانده بدهی همان شخص را میبینید، و اگر این فروش او را از سقف اعتبارش بگذراند هشدار میگیرید.
تاریخ صدور شمسی است. شماره را خودتان وارد نمیکنید، سیستم شمارهٔ بعدی را نشان میدهد و هنگام ثبت قطعی میکند. شمارهگذاری بهطور پیشفرض در هر سال مالی از نو شروع میشود.
زیر «تنظیمات بیشتر» چیزهای کمکاربردتر جمع شدهاند:
- سطح قیمت فروش: پنج سطح دارید (سطح ۱ خرده، سطح ۲ عمده، و سه سطح دیگر). با عوض کردن سطح، قیمتهای ردیفها بهروز میشوند.
- انبار: فقط اگر به بیش از یک انبار دسترسی دارید نمایش داده میشود.
- نحوهٔ تسویه: نسیه یا نقدی. اگر نقدی را انتخاب کنید، روش دریافت و حساب مقصد را هم میخواهد.
- سررسید برای نسیه، و تاریخ تحویل و تاریخ تسویه برای فروش.
- فروشنده و پورسانت اگر ماژول پورسانت را روشن کردهاید.
- برای خرید: شماره بارنامه، راننده، پلاک خودرو، هزینه سربار.
پایین همین بخش، آخرین فاکتورهای همین مشتری را میبینید، بدون اینکه صفحه را ترک کنید.
چه چیزی
یک کادر جستوجو: نام کالا، SKU یا بارکد. اگر بارکدخوان دستی دارید، همینجا اسکن کنید و Enter بزنید؛ کالا اضافه میشود. اگر بارکد کارتن را اسکن کنید، تعداد داخل کارتن اضافه میشود نه یکی.
ستونهای تخفیف، مالیات و شرح را میتوانید خاموش کنید تا جدول شلوغ نباشد. این انتخاب برای دفعهٔ بعد هم یادش میماند.
روی هر ردیف موجودی فعلی کالا نوشته میشود، و اگر قیمتی زیر قیمت خرید بزنید هشدار میگیرید.
چقدر
تخفیف کلی (مبلغی یا درصدی)، هزینه ارسال، و توضیحاتی که روی فاکتور چاپ میشود.
تخفیف کلی به نسبت مبلغ روی ردیفها پخش میشود و همانجا ذخیره میماند. دلیلش این است که اگر بعداً بخشی از فاکتور برگشت بخورد، سهم تخفیف همان ردیف هم درست برگردد.
مالیات روی مبلغ بعد از تخفیف ردیفی و سهم تخفیف کلی حساب میشود.
ذخیره: پیشنویس یا قطعی
نوار پایین صفحه همیشه دیده میشود و سه دکمه دارد:
ذخیرهٔ پیشنویس: سند ذخیره میشود ولی هیچ اتفاق حسابداری نمیافتد. نه سندی ساخته میشود، نه موجودی کم میشود. پیشنویس را میتوانید هر چند بار خواستید ویرایش کنید.
ثبت فاکتور: سند قطعی میشود: سند حسابداری ساخته میشود و موجودی حرکت میکند.
ثبت فاکتور و دریافت وجه: هم فاکتور را قطعی میکند و هم سند دریافت را میزند.
اگر چیزی کم باشد، زیر دکمه نوشته میشود: «اول مشتری را انتخاب کنید»، «هنوز کالایی اضافه نشده»، یا «برای تسویهٔ نقدی، حساب صندوق/بانک را انتخاب کنید».
سندی که ساخته میشود
برای یک فاکتور فروش:
- بدهکار: حسابهای دریافتنی، به مبلغ نهایی، به نام همان مشتری
- بستانکار: فروش، به مبلغ کالاها
- بستانکار: درآمد حمل و ارسال، اگر هزینه ارسال گرفتهاید
- بدهکار: تخفیفات
- بستانکار: مالیات ارزش افزوده پرداختنی
و یک سند دوم برای بهای تمامشده: بدهکار بهای تمامشدهٔ کالای فروشرفته، بستانکار موجودی کالا.
دقت کنید هزینهٔ ارسالی که از مشتری میگیرید درآمد حساب میشود، نه کاهش هزینه.
برای فاکتور خرید، ارزش کالا به موجودی میرود و هزینهٔ حمل و سربار روی همان کالاها پخش میشود، یعنی بهای تمامشدهٔ واقعیتان درست درمیآید، نه فقط قیمت روی فاکتور.
اصلاح یک فاکتور قطعی
فاکتور قطعی ویرایش نمیشود. این محدودیت عمدی است: سندی که در دفاتر نشسته اگر بشود عوضش کرد، دفتر دیگر قابل اعتماد نیست.
راه درست، ثبت برگشت است. از صفحهٔ فاکتور، «ثبت برگشت» را بزنید. میتوانید کل فاکتور یا فقط بخشی از آن را برگردانید؛ برای هر ردیف مشخص میکنید چقدر برمیگردد و آیا کالا سالم است (به انبار برمیگردد) یا ضایعات. اگر همانجا پول را پس میدهید، تیک «بازپرداخت نقدی همین حالا» را بزنید و حساب مقصد را انتخاب کنید.
بیشتر از باقیماندهٔ قابل برگشت نمیتوانید برگردانید؛ سیستم جلویش را میگیرد.
سایر کارها روی فاکتور
- کپی فاکتور: یک پیشنویس تازه با همان اقلام و تاریخ امروز
- تبدیل: پیشفاکتور را به فاکتور فروش تبدیل میکند (به شکل یک پیشنویس تازه)
- چاپ: دو قالب دارد: ساده و رسمی
- خروجی Word
- ادغام: چند پیشنویسِ همنوع و هممشتری را یکی میکند
پیشفاکتور: بدانید چه هست و چه نیست
پیشفاکتور در حسابشاپ یک پیشنهاد قیمت است، نه یک سند مالی. ثبتش هیچ سند حسابداری نمیسازد و هیچ کالایی از انبار کم نمیکند. در گزارش فروش هم نمیآید.
وقتی معامله جوش خورد، دکمهٔ «تبدیل» یک پیشنویس فاکتور فروش تازه میسازد که باید خودتان ثبت قطعیاش کنید. نکته: از فاکتور ساختهشده لینکی به پیشفاکتور اصلی وجود ندارد.
نکات عملی
- پیشنویس بسازید و بعد قطعی کنید. برای فاکتورهای بزرگ، پیشنویس ذخیره کنید، دوباره بخوانید، بعد ثبت کنید.
- سقف تخفیف کار میکند. اگر در تنظیمات فروشگاه سقف تخفیف گذاشتهاید، سرور جلوی تخفیف بیشتر را میگیرد، نه فقط رابط کاربری.
- ستون «شرح» ردیف را پر نکنید. این ستون در حال حاضر ذخیره نمیشود؛ متنی که بنویسید هنگام ثبت از بین میرود. توضیحات را در کادر توضیحات پایین فاکتور بنویسید.
سؤال یا نظر؟ تیم حمایت ما آماده است که کمک کند. تماس با پشتیبانی