نرمافزار حسابداری آنلاین چیست و به درد کدام فروشگاه میخورد؟
نرمافزار حسابداری آنلاین (ابری) روی سرور شرکت سازنده اجرا میشود و با مرورگر به آن میرسید. به درد فروشگاهی میخورد که بیش از یک کاربر دارد، از چند جا کار میکند، یا سایت دارد؛ در مقابل، بدون اینترنت نمیشود ثبت کرد.
تفاوت واقعی حسابداری آنلاین با نرمافزار نصبی، معنای «ابری» و «تحت وب»، هزینهٔ پنهان نسخههای رایگان، و هفت سؤالی که پیش از انتخاب باید بپرسید.
«حسابداری آنلاین»، «ابری» و «تحت وب» سه اسم برای یک چیزند: نرمافزاری که بهجای نصب روی یک کامپیوتر مشخص، روی سرور شرکت سازنده میچرخد و شما با مرورگر به آن میرسید. همین یک تفاوت، بقیهٔ تفاوتها را میسازد، و همین یک تفاوت است که باید بدانید برای فروشگاه شما مزیت است یا دردسر.
۱. فرق واقعی با نرمافزار نصبی
| نصبی | آنلاین | |
|---|---|---|
| داده کجاست | روی هارد همان کامپیوتر | روی سرور، پشتیبانگیری با سازنده |
| از کجا باز میشود | فقط همان دستگاه | هر مرورگر، هر دستگاه، هر جا |
| بهروزرسانی | نصب دستی نسخهٔ جدید | خودکار، بدون کاری از شما |
| چند نفر همزمان | معمولاً یک نفر، یا با شبکهٔ محلی | هر تعداد، با سطح دسترسی جدا |
| اتصال به سایت | با واسطه و افزونهٔ جداگانه | ذاتاً آنلاین است؛ اتصال سادهتر |
| اگر اینترنت قطع شود | کار میکند | کار نمیکند |
| هزینه | خرید یکباره + پشتیبانی سالانه | اشتراک ماهانه یا سالانه |
دو سطر این جدول تصمیم را میسازند: «اتصال به سایت» و «اگر اینترنت قطع شود». فروشگاهی که سفارشهایش از سایت میآید، با نرمافزار آنلاین یک واسطه کمتر دارد. فروشگاهی که در جایی با اینترنت ناپایدار کار میکند، باید بداند هر قطعی یعنی توقف ثبت.
۲. «ابری» و «تحت وب» فرقی دارند؟
در عمل نه. «تحت وب» یعنی از طریق مرورگر؛ «ابری» یعنی روی زیرساخت اجارهای. هر نرمافزار حسابداری آنلاینی که امروز میبینید هر دو هست. اگر کسی یکی را بهعنوان مزیت روی دیگری میفروشد، دارد از اسمها بازی میسازد.
چیزی که واقعاً فرق میکند و کمتر پرسیده میشود: دادهتان دقیقاً کجاست و چطور از آنجا بیرون میآید. سرور داخل کشور است یا خارج؟ خروجی کامل (نه فقط گزارش چاپی) میدهد؟ بعد از پایان اشتراک هم میدهد؟ این سه سؤال را پیش از امضای هر چیزی بپرسید.
۳. «رایگان» کجا تمام میشود
جستوجوی «حسابداری آنلاین رایگان» از پرتکرارترینهاست، پس بگذارید روشن بگوییم: نسخهٔ رایگان یک نرمافزار حسابداری معمولاً یکی از این سه شکل است.
- محدود به تعداد، مثلاً ۵۰ فاکتور در ماه یا ۱۰۰ کالا. برای شروع خوب است؛ وقتی از مرز رد شدید، یا پول میدهید یا دادهتان را با زحمت جای دیگری میبرید.
- محدود به امکان: فاکتور رایگان است، انبار و گزارش سود پولی. نتیجهاش این است که رایگان فقط تا وقتی رایگان است که سؤال مهمی نپرسیدهاید: «سود واقعی من چقدر بود؟»
- رایگان برای همیشه، با تبلیغ یا با فروش داده، در نرمافزار حسابداری نادر است و اگر دیدید، بپرسید چرا.
نسخهٔ رایگان برای یک سؤال خوب است: «آیا با این نرمافزار راحتم؟» برای تصمیم «آیا این نرمافزار حسابوکتاب فروشگاهم را درست انجام میدهد؟» کافی نیست، چون همان بخشی که این را نشان میدهد معمولاً پشت دیوار پولی است. ما به همین دلیل نسخهٔ دائماً رایگان نداریم و بهجایش دورهٔ آزمایشی کامل بدون کارت بانکی میدهیم، همهٔ امکانات، با دادهٔ خودتان، تا تصمیم روی چیز واقعی باشد.
۴. برای کدام فروشگاه انتخاب درستی است
بله، اگر:
- سفارش از سایت یا اینستاگرام میآید و میخواهید بدون کپی دستی به حسابداری برسد.
- بیش از یک نفر باید همزمان کار کند: شما، فروشنده، انباردار، حسابدار.
- میخواهید از موبایل هم موجودی را ببینید یا فاکتور بزنید.
- پشتیبانگیری را نمیخواهید به حافظهٔ خودتان بسپارید.
نه، یا هنوز نه، اگر:
- اینترنت محل کار قابل اتکا نیست. هیچ نرمافزار آنلاینی این را حل نمیکند.
- تولیدکنندهاید و بهای تمامشدهٔ ساخت (مواد + دستمزد + سربار) میخواهید. بیشتر نرمافزارهای آنلاین فروشگاهی (از جمله ما) برای خردهفروشی و پخش ساخته شدهاند، نه تولید.
- یک نفرید، ده کالا دارید و اکسل جواب میدهد. جواب میدهد تا وقتی ندهد؛ نشانههای آن لحظه را اینجا نوشتهایم.
۵. هفت سؤال پیش از انتخاب
- موجودی را با بهای تمامشدهٔ واقعی (FIFO یا میانگین) حساب میکند، یا فقط تعداد را میشمارد؟
- فاکتور، سند حسابداری دوطرفه هم میسازد، یا فقط یک برگهٔ چاپی است؟
- کالای تنوعدار (رنگ، سایز) را یک کالا میبیند یا سه کالای جدا؟
- به سایتتان وصل میشود؟ یکطرفه یا دوطرفه؟ موجودی به سایت برمیگردد؟
- سطح دسترسی دارد؟ میشود قیمت خرید را از فروشنده پنهان کرد؟
- خروجی کامل میدهد؟ بعد از پایان اشتراک هم؟
- فاکتور رسمی و آمادگی برای سامانهٔ مودیان دارد؟ چه بخشیاش آماده است و چه بخشی «در نقشهٔ راه»؟
پاسخ ما به این هفت سؤال را (با «نه»هایش) در صفحهٔ مقایسه نوشتهایم، و اینکه حسابداری آنلاین در عمل چه شکلی است را در نرمافزار حسابداری آنلاین حسابشاپ.
۶. یک اشتباه رایج در انتخاب
بسیاری از فروشگاهها نرمافزار را با فاکتور انتخاب میکنند: کدام قشنگتر است، کدام سریعتر چاپ میشود. فاکتور سادهترین بخش هر نرمافزار حسابداری است. جایی که نرمافزارها از هم جدا میشوند، بعد از فاکتور است: بهای تمامشده درست حساب شد؟ موجودی درست کم شد؟ سود این ماه واقعاً چقدر بود؟ با این سه سؤال انتخاب کنید، نه با ظاهر فاکتور.
سؤالهای پرتکرار
نرمافزار آنلاین یعنی دادهام دست خودم نیست؟
داده روی سرور نگهداری میشود ولی مال شماست: خروجی گزارشها و پشتیبان کامل در اختیار شماست. تفاوت اصلی این است که بهجای یک کامپیوتر، از هر دستگاهی در دسترس است.
اینترنت قطع شود چه میشود؟
تا وصل شدن نمیتوانید ثبت کنید. در مقابل، نسخهٔ نصبی وقتی آن یک کامپیوتر خراب شود همهچیز را با خودش میبرد، مگر اینکه خودتان مرتب پشتیبان گرفته باشید.
چند نفر میتوانند همزمان کار کنند؟
همین جاست که آنلاینبودن معنی پیدا میکند: چند کاربر با دسترسیهای متفاوت، بدون کپیکردن فایل و بدون اینکه نسخهٔ هم را خراب کنند.
بهروزرسانیها را باید خودم نصب کنم؟
نه. نسخهٔ جدید برای همه همزمان بالا میآید و چیزی روی کامپیوتر شما نصب نمیشود.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان