نرمافزار حسابداری آنلاینشاپ؛ چکلیست انتخاب پیش از ثبتنام
پیش از انتخاب نرمافزار برای فروشگاه اینترنتی، نُه چیز را بپرسید. مهمترینشان این است: آیا سفارش سایت خودش فاکتور میشود، موجودی خودش به سایت برمیگردد، و بهای تمامشده با میانگین یا FIFO حساب میشود یا با آخرین قیمت خرید؟
نُه سؤالی که پیش از انتخاب نرمافزار حسابداری برای یک فروشگاه اینترنتی یا آنلاینشاپ باید بپرسید، مستقل از اینکه پلتفرم فروشتان چه باشد.
اگر فقط «نرمافزار حسابداری آنلاینشاپ» سرچ کنید، صدها نتیجه با ادعاهای مشابه میبینید. این مقاله لیست ادعا نیست؛ نُه سؤال است که مستقل از پلتفرم فروشتان (سایت اختصاصی، ووکامرس، یا فقط اینستاگرام) باید جواب داشته باشد.
۱. سفارش خودش فاکتور میشود، یا باید دستی وارد کنید؟
اگر روزی ده سفارش دارید، وارد کردن دستی شاید قابل تحمل باشد. روزی پنجاه سفارش، دیگر نه. سؤال این نیست که «آیا فاکتور میسازد»، همه میسازند. سؤال این است که آیا از سفارش سایت خودکار میسازد یا شما باید هرکدام را دستی تایپ کنید.
۲. موجودی سایت و موجودی واقعی، یک عدد است؟
اگر هم حضوری میفروشید هم آنلاین، و این دو به هم وصل نیستند، دیر یا زود کالایی را که در سایت «موجود» نشان میدهید، حضوری فروختهاید. چرا موجودی سایت با انبار نمیخواند شش دلیلش را نشان میدهد.
۳. بهای تمامشده را حساب میکند، یا فقط قیمت فروش را نگه میدارد؟
«فروش منهای هزینهٔ درگاه» سود نیست. سود واقعی یعنی فروش منهای بهای تمامشدهٔ کالا (با FIFO یا میانگین موزون) منهای کارمزد درگاه و پست. سود خالص فروشگاه اینترنتی این فرمول را کامل باز کرده.
۴. مرجوعی و لغو سفارش را درست ثبت میکند؟
مرجوعی که فقط در پنل سایت ثبت شود ولی به حسابداری نرسد، یعنی فروشی که واقعاً برگشته، هنوز در گزارش سود شماست.
۵. اگر مارکتپلیس هم دارید (دیجیکالا یا مشابه)، کارمزد و تسویه را میفهمد؟
مارکتپلیسها با تأخیر و بعد از کسر کارمزد تسویه میکنند. اگر نرمافزار فقط واریزی نهایی را «فروش» حساب کند، هم فروشتان کمتر از واقعی میشود هم کارمزد جایی ثبت نمیشود. حسابداری فروشنده در مارکتپلیسها کامل توضیح داده.
۶. رایگان تا کجا رایگان است؟
اکثر نسخههای رایگان روی تعداد فاکتور یا تعداد کالا سقف دارند. سقف را از همان اول بپرسید، نه وقتی که به آن رسیدید و مجبور شدید وسط کار مهاجرت کنید.
۷. اگر روزی پلتفرم فروشتان عوض شد، دادههایتان چه میشود؟
کالا، مشتری و تاریخچهٔ فروش باید در حسابداری بماند، مستقل از اینکه فردا از اینستاگرام به سایت مستقل بروید یا برعکس. اگر دادهها فقط داخل پلتفرم فروش هستند، با عوض کردن پلتفرم، تاریخچهتان را هم گم میکنید.
۸. دسترسی کارکنان را میشود محدود کرد؟
تا وقتی خودتان تنها کاربر هستید این سؤال بیمعنی به نظر میرسد. اولین روزی که کسی را برای بستهبندی یا پاسخ به مشتری میآورید، معنی پیدا میکند: آن آدم باید سفارشها را ببیند، ولی لازم نیست قیمت خرید، حاشیهٔ سود و گردش حساب بانکی را ببیند.
نرمافزاری که فقط دو حالت دارد — «همهچیز» یا «هیچچیز» — عملاً شما را مجبور میکند رمز خودتان را به کارمند بدهید. دسترسی باید در سطح کار باشد: فروش جدا، انبار جدا، گزارشهای مالی جدا.
۹. پشتیبانگیری با کیست، و آزموده شده؟
این سؤالی است که هیچکس پیش از خرید نمیپرسد و همه بعد از حادثه میپرسند. دو بخش دارد و هر دو مهماند: چه کسی پشتیبان میگیرد (شما یا سرویسدهنده)، و آیا تا حالا بازیابی امتحان شده.
پشتیبانی که هیچوقت بازیابی نشده، فقط یک فایل است؛ اینکه واقعاً دادهها را برمیگرداند، تا امتحان نشود معلوم نمیشود. اگر جواب سرویسدهنده «بله روزانه پشتیبان میگیریم» بود، بپرسید آخرین بار کِی از آن بازیابی کردهاند. چرا پشتیبانگیری مهم است همین را باز کرده.
نرمافزار درست، جواب هر نُه سؤال را بدون مکث میدهد. اگر برای یکیشان مجبور شدید حدس بزنید، همانجا سؤال بعدی را از فروشنده بپرسید.
سؤالهای پرتکرار
فقط در اینستاگرام میفروشم، سایت ندارم. باز هم لازم است؟
بله، و شاید بیشتر. بدون سایت، هیچ سیستمی سفارشها را برایتان نگه نمیدارد و همهچیز در دایرکت میماند. حسابداری فروش اینستاگرامی را جدا نوشتهایم.
چند کانال فروش دارم (سایت، اینستاگرام، حضوری). موجودی چه میشود؟
باید یک عدد باشد و مرجعش حسابداری باشد، نه سایت. فروش حضوری و مرجوعی راهی ندارند که خودشان را به سایت برسانند، ولی عکسش شدنی است.
نرمافزار رایگان کافی نیست؟
تا سقفش، بله. مسئله این است که سقف را معمولاً وقتی میبینید که به آن خوردهاید و باید وسط کار مهاجرت کنید. سقف را همان اول بپرسید.
اگر پلتفرم فروشم را عوض کنم، دادههایم میماند؟
اگر داده در حسابداری باشد بله؛ اگر فقط داخل پلتفرم فروش باشد، با عوض کردن پلتفرم تاریخچهتان را هم گم میکنید. این تنها دلیل خوبی است که حسابداری را جدا از فروشگاه نگه دارید.
راهاندازی چقدر طول میکشد؟
اگر از کالاهای پرفروش شروع کنید، همان روز اول میشود اولین فاکتور را زد. وارد کردن کامل کالاها را میشود در طول هفته جلو برد.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان