برگشت از خرید: سند حسابداری و ثبت درست، با مثال

بیست جفت کفش خریده‌اید و سه جفتش ایراد دوخت دارد. تأمین‌کننده قبول کرده آن سه جفت را پس بگیرد. حالا در دفتر چه باید کرد؟ بیشتر فروشگاه‌ها یکی از این دو کار را می‌کنند: یا فاکتور خرید را باز می‌کنند و عدد بیست را هفده می‌کنند، یا هیچ کاری نمی‌کنند و فقط یادشان می‌ماند که «سه جفت از بدهی‌مان کم شد». هر دو بعداً گران تمام می‌شود.

راه درست یک سند جداست به اسم برگشت از خرید. این مقاله می‌گوید این سند چه اثری دارد، با یک مثال عددی سندش را می‌نویسد، و چند جای ظریفش را باز می‌کند: وقتی قیمت عوض شده، وقتی فقط بخشی از فاکتور برمی‌گردد، و وقتی تأمین‌کننده پول را پس می‌دهد یا فقط از بدهی‌تان کم می‌کند.

برگشت از خرید دقیقاً چه کاری می‌کند

برگشت از خرید همان خرید است، برعکس. سه چیز هم‌زمان عوض می‌شود:

• موجودی انبار کم می‌شود. کالا از قفسهٔ شما بیرون رفته و به تأمین‌کننده برگشته.
• بدهی شما به تأمین‌کننده کم می‌شود، یا اگر پول را پس داده، صندوق یا بانکتان زیاد می‌شود.
• مالیات ارزش افزوده‌ای که در خرید حساب کرده بودید برمی‌گردد. آن مالیات اعتبار شما بود؛ کالایی که پس رفته، اعتبارش را هم با خودش می‌برد.

اگر فقط یکی از این سه را ثبت کنید، دفترتان یک جا با واقعیت فرق می‌کند. رایج‌ترینش این است که بدهی کم می‌شود ولی موجودی نه: سیستم سه جفت کفشی را نشان می‌دهد که دیگر وجود ندارد، و انبارگردانی بعدی همان سه جفت را «کسری» می‌زند.

چرا فاکتور خرید را ویرایش یا حذف نکنید

ویرایش فاکتور خرید ساده‌تر به نظر می‌رسد، ولی سه مشکل دارد:

• ردپا گم می‌شود. فاکتور خرید باید همان چیزی را بگوید که تأمین‌کننده واقعاً فرستاده. اگر بعداً سر مبلغ یا تعداد اختلاف پیش بیاید، برگهٔ او بیست جفت می‌گوید و دفتر شما هفده.
• کاردکس دروغ می‌گوید. در کارت انبار باید یک ورودِ بیست‌تایی و یک خروجِ سه‌تایی ببینید، با تاریخ هر کدام. ویرایش، آن خروج را پاک می‌کند و تاریخچه را از نو می‌نویسد.
• اگر از آن کالا فروخته باشید، بهای فروش‌های قبلی به هم می‌ریزد. بهای تمام‌شدهٔ فروش‌های بین روز خرید و روز برگشت از همان بیست جفت حساب شده. عوض‌کردنِ عدد خرید زیر آن فروش‌ها، سود گذشته را بی‌صدا عوض می‌کند.

همین منطق برای مشتری هم هست؛ در برگشت از فروش را درست ثبت کنید طرف دیگرِ همین ماجرا را نوشته‌ایم.

سند حسابداری برگشت از خرید، با مثال

فرض کنید بیست جفت کفش را جفتی ۱٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان نسیه خریده‌اید. برای سادگی حساب، نرخ مالیات ارزش افزوده را ۱۰ درصد فرض می‌کنیم؛ نرخ واقعی را از فاکتور خودتان بردارید.

سند خرید:

حالا سه جفت برمی‌گردد: ۳٬۶۰۰٬۰۰۰ تومان کالا و ۳۶۰٬۰۰۰ تومان مالیاتش.

سند برگشت از خرید:

بعد از این سند، بدهی شما به تأمین‌کننده ۲۲٬۴۴۰٬۰۰۰ تومان است، در انبار هفده جفت دارید، و اعتبار مالیاتی‌تان از این خرید ۲٬۰۴۰٬۰۰۰ تومان است. هر سه عدد با واقعیت می‌خواند.

دقت کنید که ردیف پرداختنی به نام همان تأمین‌کننده است. اگر برگشت را روی یک حساب کلیِ «بستانکاران» بزنید، معلوم نیست بدهی به چه کسی کم شده و صورت‌حساب او با صورت‌حساب شما نمی‌خواند.

پول را پس داد، یا از بدهی کم کرد؟

برگشت از خرید دو پایان دارد و سندش در هر کدام فرق می‌کند:

از بدهی کم شد. رایج‌ترین حالت در خرید نسیه. سند بالا کافی است؛ بدهی شما به او کمتر شده. اگر پیش‌تر کل فاکتور را تسویه کرده بودید، او حالا به شما بدهکار است و این طلب در خرید بعدی حساب می‌شود.

پول را پس داد. یک سند دیگر هم لازم است: بانک یا صندوق بدهکار، حساب‌های پرداختنیِ همان تأمین‌کننده بستانکار. نتیجه این است که حساب تأمین‌کننده به همان جایی برمی‌گردد که پیش از برگشت بود، و پول در حسابی نشسته که واقعاً به آن ریخته شده.

اشتباه رایج این است که پولِ برگشتی را «درآمد متفرقه» می‌زنند. این پول درآمد نیست؛ پولِ خودتان است که برگشته.

وقتی قیمت عوض شده باشد

فرض کنید آن سه جفت معیوب از خرید اول بوده، ولی در این فاصله یک خرید دیگر هم با قیمت جفتی ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان داشته‌اید و میانگین قیمت قفسه پایین آمده. تأمین‌کننده سه جفت را با همان ۱٬۲۰۰٬۰۰۰ تومانِ فاکتور خودش پس می‌گیرد، ولی ارزش آن‌ها در انبار شما حالا با میانگین تازه حساب می‌شود.

دو عدد داریم: مبلغی که از بدهی‌تان کم می‌شود (قیمت فاکتور خرید) و ارزشی که از انبار بیرون می‌رود (بهای قفسه). فاصلهٔ این دو جایی باید برود؛ منطقی‌ترین جا بهای تمام‌شده است، چون از اول هم از تفاوت قیمت خرید آمده بود. اگر این فاصله را به زور در خودِ انبار بگذارید، بقیهٔ کالاهای همان قفسه زیر قیمت واقعی‌شان ثبت می‌شوند. فرق روش‌های ارزش‌گذاری را در فایفو، لایفو و میانگین موزون باز کرده‌ایم.

برگشت بخشی از فاکتور، و تخفیف

خیلی وقت‌ها کل فاکتور برنمی‌گردد؛ سه جفت از بیست جفت، یا دو کارتن از ده کارتن. دو نکته:

• سقف دارد. از هر ردیف فقط تا همان مقداری که خریده‌اید و هنوز برنگشته، می‌شود برگرداند. اگر قبلاً دو جفت از همین ردیف برگشته، حالا حداکثر هجده جفت قابل برگشت است.
• تخفیف هم به نسبت برمی‌گردد. اگر روی کل فاکتور تخفیف گرفته بودید، سه جفتِ برگشتی سهمِ خودشان از آن تخفیف را هم با خودشان می‌برند. وگرنه تأمین‌کننده سه جفت را با قیمت بی‌تخفیف از بدهی‌تان کم می‌کند و شما چیزی را پس گرفته‌اید که هرگز نداده بودید.

کالایی که دیگر در انبار نیست

اگر از آن بیست جفت، هجده جفت را فروخته‌اید، نمی‌توانید سه جفت را پس بدهید. این بدیهی به نظر می‌رسد، ولی در دفتر به‌راحتی اتفاق می‌افتد: کسی برگشت را ثبت می‌کند، موجودی منفی می‌شود، و تا انبارگردانی بعدی کسی نمی‌فهمد. موجودی منفی یعنی چه دلیل‌های رایج این وضع را گفته.

اگر واقعاً کالایی که فروخته‌اید معیوب بوده و مشتری پسش داده، ترتیب درست این است: اول برگشت از فروشِ مشتری، که کالا را به انبار برمی‌گرداند؛ بعد برگشت از خرید به تأمین‌کننده.

برگشت از خرید و اظهارنامهٔ ارزش افزوده

مالیاتی که در خرید پرداخته‌اید، از مالیاتِ فروشتان کم می‌شود. برگشت از خرید این اعتبار را کم می‌کند. اگر برگشت را ثبت نکنید، در اظهارنامهٔ فصل اعتبار بیشتری از آنچه دارید ادعا می‌کنید، و این همان اختلافی است که در رسیدگی پیدا می‌شود. چک‌لیست پیش از ارسال اظهارنامه را در مهلت اظهارنامه ارزش افزوده نوشته‌ایم؛ یکی از شش قدمش همین برگشتی‌هاست.

اگر خرید با صورتحساب الکترونیکی سامانهٔ مودیان بوده، اصلاح آن صورتحساب کارِ فروشنده است، نه شما. در کارپوشه‌تان بررسی کنید که برگشت ثبت شده باشد و عددش با سند خودتان بخواند.

در حساب‌شاپ

برگشت از خرید از خودِ فاکتور خرید شروع می‌شود، نه از یک فرم خالی. روی فاکتور خرید تأییدشده دکمهٔ «برگشت از خرید (کامل یا جزئی)» را می‌زنید و صفحه‌ای باز می‌شود که همهٔ ردیف‌های همان فاکتور در آن هست، با تعداد خریده‌شده و باقیماندهٔ قابل برگشتِ هر ردیف. جلوی هر ردیف مقدار برگشت را می‌نویسید.

بعد یک سؤال می‌پرسد: «مبلغ برگشت را چه کردید؟» دو جواب دارد:

• تأمین‌کننده پول را پس داد — صندوق یا حسابی را که پول به آن آمده انتخاب می‌کنید، با روش نقد یا حواله بانکی.
• در حساب تأمین‌کننده بماند — از بدهی شما به او کم می‌شود، یا اگر بدهی‌ای نمانده، طلب شما از او می‌شود تا در خرید بعدی حساب شود.

با «ثبت برگشت»، یک فاکتور برگشت از خرید ساخته می‌شود که به فاکتور اصلی وصل است، کالا از انبار خارج می‌شود و در کاردکس با عنوان «برگشت از خرید» دیده می‌شود، و سند حسابداری‌اش خودکار می‌خورد: پرداختنیِ همان تأمین‌کننده بدهکار، موجودی و مالیات خرید بستانکار. فاکتور اصلی دست نمی‌خورد.

چند چیز را هم خودش رعایت می‌کند. بیشتر از باقیماندهٔ هر ردیف را برنمی‌گرداند و پیامش می‌گوید حداکثر چقدر برمی‌گردد. سهم تخفیفِ ردیف‌ها را به نسبت حساب می‌کند. کالا را با بهای قفسه از انبار بیرون می‌دهد و تفاوتش با مبلغ برگشت را به بهای تمام‌شده می‌برد. و اگر در تنظیمات انبار فروش بدون موجودی را بسته باشید، برگشتِ کالایی که در انبار نیست هم ثبت نمی‌شود.

جزئیات صدور و برگشت فاکتور در صدور فاکتور فروش و خرید و قدم‌به‌قدمش در راهنمای فاکتور هست.

سؤال‌های پرتکرار

برگشت از خرید در کدام طرف سند می‌نشیند؟

حساب‌های پرداختنیِ همان تأمین‌کننده بدهکار می‌شود؛ موجودی کالا و مالیات ارزش افزودهٔ خرید بستانکار. اگر تأمین‌کننده پول را پس داده باشد، یک سند دیگر هم دارید: بانک یا صندوق بدهکار، پرداختنی بستانکار.

می‌توانم فاکتور خرید را حذف کنم و از نو بزنم؟

اگر هنوز از آن کالا هیچ فروشی ثبت نشده و فاکتور فقط اشتباه تایپی داشته، اصلاحش منطقی است. ولی وقتی کالا واقعاً آمده و بعد بخشی‌اش برگشته، حذف و ثبت دوباره تاریخچه را پاک می‌کند. برای کالایی که واقعاً پس داده‌اید، برگشت از خرید بزنید.

برگشت از خرید روی سود اثر دارد؟

در حالت عادی نه؛ کالا با همان ارزشی که آمده بود بیرون می‌رود. اثرش فقط وقتی پیدا می‌شود که بهای کالا در انبار با قیمت برگشت فرق کرده باشد. آن فاصلهٔ کوچک به بهای تمام‌شده می‌رود.

تأمین‌کننده جنس را پس گرفته ولی هنوز فاکتور برگشت نداده. ثبت کنم؟

بله، همان روزی که کالا از انبار شما بیرون رفته. موجودی شما همان روز کم شده و دفتر باید همان را نشان بدهد. فاکتور او که رسید، عددش را با سند خودتان مقایسه کنید.

هزینهٔ حمل برگرداندن کالا را کجا ثبت کنم؟

اگر شما پرداخته‌اید و تأمین‌کننده جبرانش نمی‌کند، هزینهٔ حمل است، نه بخشی از برگشت. اگر قرار است او بدهد، به حسابش بنویسید تا از بدهی‌تان کم شود.