سفارشهای فروشگاه اینترنتی، روی یک میز
وقتی سفارشها خودکار به فاکتور تبدیل میشوند، تا همهچیز درست پیش برود عالی است. مشکل از جایی شروع میشود که یکی از آنها درست پیش نمیرود: مشتری دو بار در سیستم هست، مبلغ سایت با فاکتور نمیخواند، یا سفارشی که فاکتورش صادر شده در سایت لغو میشود. مرکز عملیات همان صفحهای است که اینها را نشان میدهد و کاری میکند.
آخرین بهروزرسانی: · نوشتهٔ تیم حسابشاپ
بالای صفحه چند عدد است: سفارشهای امروز، در انتظار تأیید، ثبتشده در حسابداری، نیازمند رسیدگی، مغایرتها و خطاها. هر کدام عدد خشکوخالی نیست، روی هرکدام بزنید، همان فهرست فیلترشده باز میشود.
هر سفارش سه وضعیت جدا دارد و عمداً یکی نشدهاند: فروشگاه چه میگوید (processing، completed، cancelled)، رسیدگی کجاست (در صف، ثبتشده، مغایرت)، و حسابداری چه کرده (فاکتور، سند، رسید). قاطیکردن این سه، همان جایی است که آدم فکر میکند کاری انجام شده که نشده.
مشتری زنگ میزند و شمارهٔ سفارش سایت را میگوید، یا فقط شماره موبایلش را. جستوجو روی شمارهٔ سفارش، شمارهٔ فاکتور، نام و تلفن مشتری کار میکند، لازم نیست اول در سایت بگردید تا بفهمید این سفارش کدام فاکتور شده.
برای هر فروشگاه انتخاب میکنید: سفارشها مستقیم فاکتور شوند، یا اول در صف تأیید بنشینند و تا کسی تأییدشان نکرده هیچ اثری روی انبار و دفاتر نگذارند. صف را میشود تکتک، گروهی، یا با یک دکمه کل صف را بررسی و ثبت کرد.
دکمهٔ تأیید کل صف، تکتک سفارشها را از همان پردازشگر همیشگی رد میکند. سفارشی که مبلغش نمیخواند یا مشتریاش مبهم است ثبت نمیشود، با دلیل و لینک مستقیم در فهرست میماند تا خودتان تصمیم بگیرید. تأیید گروهی یعنی سرعت، نه چشمبستن.
اگر سفارشی در سایت لغو شود که فاکتورش صادر شده، هیچ اتفاق خودکاری نمیافتد. سفارش به صف رسیدگی میرود و یک راهنمای گامبهگام باز میشود: فاکتور در چه وضعی است، چقدر پول گرفته شده، کالا از انبار خارج شده یا نه، و اگر پولی گرفته شده، تا نگویید با آن پول چه کند، کاری انجام نمیشود.
مرکز مغایرت هفت نوع ناهماهنگی را هر بار از روی دادههای همان لحظه حساب میکند، از سفارش لغوشده با فاکتور فعال تا کالای تطبیقنداده و برگشتی که هنوز در فروشگاه ثبت نشده. جدول ذخیرهشدهای در کار نیست، چون جدول دوم یعنی حقیقت دوم.
اگر شمارهای به دو مشتری بخورد، سیستم حدس نمیزند؛ از شما میپرسد و انتخابتان روی همان سفارش میماند. کالای ردیفی هم که به هیچ کالای حسابشاپ وصل نیست، همانجا وصل میشود، و تطبیق برای کل فروشگاه ذخیره میشود، پس سفارش بعدی با همان کالا دیگر متصل میآید.
پرسشهای پرتکرار
فرق «سفارش فروشگاه» با «فاکتور» چیست؟
سفارش چیزی است که در ووکامرس ثبت شده؛ فاکتور، سند حسابداری شماست. مرکز عملیات این دو را به هم وصل میکند ولی یکیشان نمیکند، چون یک سفارش ممکن است هنوز فاکتور نشده باشد، یا فاکتورش باطل شده باشد و سفارش هنوز در سایت باز باشد. دیدن این فاصله، دقیقاً کار این صفحه است.
میشود جلوی ثبت خودکار سفارشها را گرفت؟
بله. در تنظیمات هر فروشگاه، حالت ورود سفارش را روی «با تأیید دستی» بگذارید. از آن به بعد سفارش تازه در صف مینشیند و تا تأیید نشود نه فاکتوری میسازد نه از انبار کم میکند. سفارشی که از قبل فاکتور دارد از این قاعده مستثناست.
بازپرداخت را هم به ووکامرس میفرستد؟
برگشت از فروشی که در حسابشاپ ثبت کردهاید را میتوانید با یک دکمه بهعنوان Refund در ووکامرس هم ثبت کنید، یک بار، و بدون دستور به درگاه پرداخت. یعنی پول را خودتان برگرداندهاید و این کار فقط سفارش سایت را با حساب و کتاب شما همداستان میکند. اگر برگشتی از اول از خود فروشگاه آمده باشد، ارسال دوباره رد میشود.
سفارشهای قدیمی قبل از اتصال هم میآیند؟
نه، و این عمدی است. همگامسازی از تاریخی که انتخاب میکنید شروع میشود؛ فروش قبل از آن مال سند افتتاحیه است نه مال فاکتورهای تازه. وگرنه فروش سالهای قبل دوباره در دفاتر امسال ثبت میشود.
مرتبط با این بخش
اول ببینید، بعد تصمیم بگیرید
دموی پر از داده، بدون ثبتنام، یا ۱۵ روز رایگان روی فروشگاه خودتان.