نرمافزار حسابداری فروشگاهی: ده چیزی که باید داشته باشد
نرمافزار «فروشگاهی» بعد از فاکتور شروع میشود: کالا و تنوع، موجودی چندانباره، بهای تمامشدهٔ درست، صندوق و بانک و چک، و اتصال به سایت. اگر یکی از اینها را جدا نگه دارد، بار دوبارهکاری را به شما برمیگرداند.
چه چیزی نرمافزار حسابداری «فروشگاهی» را از حسابداری عمومی جدا میکند، ده امکان ضروری، و آزمایشی دهدقیقهای که پیش از خرید هر نرمافزاری میتوانید انجام بدهید.
هر نرمافزار حسابداریای فاکتور میزند. چیزی که نرمافزار «فروشگاهی» را میسازد، بعد از فاکتور شروع میشود: کالا، موجودی، بهای تمامشده، و این واقعیت که فروشگاه امروز هم از پیشخوان میفروشد هم از سایت و اینستاگرام. این ده مورد همان چیزهاییاند که حسابداری عمومی ندارد و فروشگاه بدون آنها نمیچرخد.
۱. کارت کالا، نه فقط یک اسم
کالا باید کد، بارکد، واحد، قیمت خرید، قیمت فروش و گروه داشته باشد. نرمافزاری که کالا را فقط «یک سطر در فاکتور» میبیند، نه موجودی درست میدهد نه سود درست. قاعدهٔ کدگذاری کالا را از روز اول بگذارید؛ بعداً عوضکردنش گران است.
۲. تنوع کالا (رنگ، سایز، مدل)
«تیشرت» یک کالا نیست؛ «تیشرت مشکی L» یک کالاست. نرمافزار فروشگاهی باید تنوع را بهعنوان تنوعهای یک کالای مادر بفهمد: موجودی هر کدام جدا، قیمت هر کدام جدا، و گزارش هم به تفکیک هم جمعی. اگر برای هر رنگ و سایز باید یک کالای مستقل بسازید، با ۲۰ مدل و ۵ رنگ و ۴ سایز، ۴۰۰ کالا دارید که هیچکدام به هم ربطی ندارند.
۳. بهای تمامشدهٔ واقعی
موجودی «تعداد» نیست؛ «تعداد ضربدر قیمت خرید» است. و قیمت خرید هر بار فرق میکند. نرمافزار باید یکی از دو روش استاندارد را پیاده کند (FIFO (اولین وارده، اولین صادره) یا میانگین موزون) و با هر فروش، بهای تمامشده را از موجودی به هزینه منتقل کند. بدون این، «سود» شما فقط تفاوت قیمت فروش و آخرین قیمت خرید است، که با سود واقعی گاهی ۳۰ درصد فاصله دارد. حاشیهٔ سود واقعی هر کالا را اینجا باز کردهایم.
۴. سند حسابداری خودکار و متوازن
فاکتور باید پشت خودش سند دوطرفه بسازد: بدهکار و بستانکار، همیشه مساوی. این همان چیزی است که تراز آزمایشی، سود و زیان و ترازنامه از آن درمیآید، و همان چیزی که حسابدار آخر سال از شما میخواهد. نرمافزاری که فاکتور میزند ولی سند نمیسازد، یک فاکتورساز است، نه حسابداری.
۵. چند انبار، با حواله
مغازه یک انبار است، انبار پشتی یکی، انبار آنلاین یکی. هر کدام موجودی خودش، و جابهجایی بینشان باید با حواله ثبت شود تا مجموع همیشه درست بماند. مدیریت چند انبار در عمل یعنی همین.
۶. فروش حضوری و آنلاین در یک حساب و کتاب
این مهمترین تفاوت با نرمافزارهای قدیمی است. اگر سایت دارید، سفارش سایت باید بیدخالت دست به همانجایی برسد که فروش حضوری میرسد، و فروش حضوری باید موجودی سایت را کم کند. دو حساب و کتاب جدا برای حضوری و آنلاین، یعنی موجودیای که هیچوقت درست نیست. اتصال فروشگاه اینترنتی به حسابداری چهار روش این کار را کنار هم گذاشته است.
۷. چک، دریافت و پرداخت
فروشگاه با چک زندگی میکند: از مشتری میگیرد، به تأمینکننده میدهد، گاهی برمیگردد. نرمافزار باید چرخهٔ کامل چک را داشته باشد (در جریان، وصول، برگشت، خرجشده) و هر کدام سند خودش را بزند. چک برگشتی یک مسیر حقوقی و حسابداری مشخص دارد که نرمافزار باید همراهیاش کند.
۸. انبارگردانی بدون تعطیلی
شمارش فیزیکی و ثبت مغایرت باید یک عملیات رسمی باشد، نه «تعداد را دستی عوض کن». شمارش دورهای با بارکد، ثبت کسری و اضافی با سند، و امکان شمارش بخشبهبخش تا مغازه تعطیل نشود. انبارگردانی فروشگاه پوشاک بدون تعطیل کردن مغازه نمونهٔ عملیاش است.
۹. سطح دسترسی
فروشنده نباید قیمت خرید را ببیند. انباردار نباید فاکتور فروش بزند. حسابدار باید همهچیز را ببیند ولی چیزی را پاک نکند. نرمافزاری که یک رمز دارد و همه با آن وارد میشوند، برای یک نفر ساخته شده، نه فروشگاه. و «پنهان کردن در صفحه» کافی نیست، قیمت خرید برای کسی که مجوز ندارد اصلاً نباید از سرور فرستاده شود.
۱۰. روی موبایل، واقعاً
«اندروید» پرتکرارترین کلمهای است که کنار «نرمافزار حسابداری فروشگاهی» جستوجو میشود، و دلیل دارد: انبارگردانی و استعلام موجودی در راهرو انبار اتفاق میافتد، نه پشت میز. نرمافزار باید روی گوشی قابل استفاده باشد (نه نسخهٔ کوچکشدهٔ دسکتاپ) و بارکد را با دوربین بخواند. استعلام کالا با بارکدخوان نمونهاش است: اسکن، و موجودی هر انبار و فروش همین کالا روی صفحهٔ گوشی.
دربارهٔ «رایگان» و «نصبی یا آنلاین»
دو سؤالی که کنار این جستوجو میآیند. «رایگان» را در نرمافزار حسابداری آنلاین چیست؟ صادقانه باز کردهایم: معمولاً یا محدود به تعداد است یا محدود به همان امکانی که سود را نشان میدهد. «نصبی یا آنلاین» هم همانجا: برای فروشگاهی که سایت دارد، آنلاین یک واسطه کمتر دارد؛ برای جایی که اینترنت قابل اتکا نیست، آنلاین کار نمیکند.
آزمایش دهدقیقهای پیش از خرید
با هر نرمافزاری که در نظر دارید، این پنج کار را انجام بدهید: یک کالای تنوعدار بسازید، دو بار با دو قیمت خرید واردش کنید، یک فروش بزنید، یک مرجوعی بزنید، و گزارش سود همان کالا را ببینید. اگر عدد سود با حساب دستی شما نخواند (یا اگر نرمافزار اصلاً گزارش سود به تفکیک کالا نداشت) جوابتان را گرفتهاید. مقایسهٔ نُهسؤالی همین آزمایش را به شکل فهرست پرسش دارد.
سؤالهای پرتکرار
کوچکترین چیزی که نباید از آن گذشت چیست؟
اینکه فاکتور، موجودی و سند حسابداری یکجا و از یک داده ساخته شوند. هر ابزاری که یکی از این سه را جدا نگه دارد، بار دوبارهکاری را به شما برمیگرداند.
گزارش سود را چطور امتحان کنم؟
یک کالا را با دو قیمت خرید بزنید، مقداری بفروشید و ببینید بهای تمامشده چطور حساب میشود. اگر نرمافزار آخرین قیمت خرید را ملاک بگیرد، سودی که نشان میدهد واقعی نیست.
پشتیبانی مهمتر است یا امکانات؟
امکاناتی که بلد نباشید کار نمیکنند و مشکلی که سه روز بیجواب بماند فروش را میخواباند. قبل از خرید یک سؤال واقعی بپرسید و جواب و سرعتش را ببینید.
چطور بفهمم بعداً به دردم میخورد؟
با دیدن چیزهایی که هنوز لازم ندارید: چند انبار، چند کاربر، چک، اتصال به سایت. تعویض نرمافزار سال بعد گرانتر از انتخاب درست امسال است.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان