واژهنامهٔ حسابداری فروشگاه
بیشتر سؤالهایی که از ما پرسیده میشود سؤال «چطور» نیست، سؤال «این یعنی چه» است. اینجا ۴۵ اصطلاحی که در کار روزمرهٔ یک فروشگاه به آنها برمیخورید، هرکدام در دو خط و بدون زبان دفترداری، تعریف شدهاند.
نوشتهٔ تیم حسابشاپ · آخرین بهروزرسانی:
اسناد و دفاتر
- سند حسابداری
- ثبت یک رویداد مالی در حسابداری، با دستکم یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار که جمعشان برابر است. در حسابشاپ سند را خودتان نمینویسید؛ فاکتور، دریافت، پرداخت و حقوق سندشان را خودشان میسازند.
- سند قطعی
- سندی که ثبت نهایی شده است. دیگر ویرایش و حذف نمیشود و اصلاحش فقط با «سند برگشتی» انجام میشود، تا تاریخچهٔ دفتر دستنخورده بماند.
- سند برگشتی
- سندی که اثر یک سند قبلی را با ثبت معکوس خنثی میکند. جای پاککردن را میگیرد: هر دو سند در حسابداری میمانند و معلوم است چه شد و کی.
- سند افتتاحیه
- اولین سند هر دوره: ماندهٔ بانکها و صندوق، بدهی و طلب هر شخص، موجودی انبار و چکهای باز. وقتی وسط سال به نرمافزار میآیید، از همینجا شروع میکنید و لازم نیست گذشته را بازسازی کنید.
- سند اختتامیه
- سند پایان سال که حسابهای موقت (فروش، خرید و هزینهها) را میبندد و نتیجهٔ سال را به سود انباشته منتقل میکند.
- دفتر روزنامه
- همهٔ اسناد به ترتیب تاریخ. جایی که حسابدارتان میرود تا ببیند در یک بازه چه ثبت شده است.
- دفتر کل و معین
- همان اسناد، اما مرتبشده بر اساس حساب بهجای تاریخ. «کل» سرفصلهای اصلی است و «معین» تقسیمهای ریزترش.
- حساب تفصیلی
- ریزترین سطح: اینکه این مبلغ مال کدام شخص یا کدام صندوق است. برای حسابهای دریافتنی و پرداختنی اجباری است، سطری که نگوید «طلب از چه کسی»، ثبت نمیشود.
- تراز آزمایشی
- فهرست همهٔ حسابها با گردش و ماندهٔ هرکدام. اگر جمع بدهکار و بستانکارش برابر نباشد، جایی از حسابداری ایراد دارد.
کالا، انبار و بها
- کاردکس
- تاریخچهٔ ورود و خروج یک کالا در یک انبار: هر ردیف میگوید چه تعداد، کی، و با کدام سند. در حسابشاپ هر ردیف کاردکس نام سند مبدأش را میگوید و به خودش لینک دارد.
- بهای تمامشده
- قیمتی که خود کالا برای شما تمام شده است. سود، تفاوت قیمت فروش با همین عدد است، نه با قیمت خرید آخرین محموله.
- میانگین موزون
- روشی برای محاسبهٔ بهای تمامشده: با هر خرید تازه، میانگین قیمت کل موجودی بهروز میشود و فروش با همان میانگین محاسبه میشود.
- FIFO (اولین صادره از اولین وارده)
- روش دیگر: هر فروش از قدیمیترین محمولهٔ موجود برداشته میشود. در حسابشاپ برای هر فروشگاه جدا انتخاب میشود و فقط تا قبل از اولین گردش انبار قابل تغییر است.
- تنوع
- گونههای مختلف یک کالا، رنگ، سایز، وزن. هر تنوع SKU، بارکد، قیمت و موجودی مستقل خودش را دارد، چون در واقع کالای جداگانهای است.
- SKU
- کد داخلی هر کالا یا تنوع که خودتان تعیین میکنید. با بارکد فرق دارد: بارکد را معمولاً تولیدکننده میدهد، SKU را شما.
- بارکد کالا
- شمارهای که روی خود کالا چاپ شده و آن را در صندوق و انبار پیدا میکند. هر تنوع بارکد خودش را دارد و یک کالا میتواند چند بارکد داشته باشد (بارکد کارخانه و بارکد داخلی فروشگاه).
- مرجع موجودی
- اینکه وقتی عدد انبار و عدد سایت فرق کردند، کدام درست است. باید یکی باشد و همان به دیگری بفرستد؛ دو مرجعِ همزمان یعنی هر دو عدد دیر یا زود غلط میشوند.
- موجودی منفی
- وضعیتی که خروج کالا از موجودیِ موجود بیشتر میشود. میشود جلویش را گرفت یا فقط هشدار داد: «جلوگیری» برای فروشگاه اینترنتی امنتر است، «هشدار» برای وقتی کالا رسیده و فاکتور خریدش هنوز ثبت نشده.
- نقطهٔ سفارش
- حداقل موجودیای که وقتی کالا به آن میرسد باید سفارش بدهید. حسابشاپ کالاهای زیر این حد را روزانه گزارش میکند.
- انبارگردانی
- شمارش واقعی موجودی و مقایسهاش با آنچه سیستم میگوید. اختلاف هر کالا ثبت و با سند اصلاح میشود، نه با دستکاری عدد موجودی.
- کالای راکد
- کالایی که مدت مشخصی هیچ فروشی نداشته است. پولی که در انبار خوابیده و خودش را نشان نمیدهد مگر گزارشی سراغش برود.
خزانه، چک و درگاه
- خزانه
- مجموع جاهایی که پول شما واقعاً در آنهاست: صندوقها، حسابهای بانکی و تنخواه. در حسابشاپ هر دریافت و پرداخت باید یکی از اینها را نام ببرد.
- تنخواهگردان
- مبلغ کوچکی که در اختیار یک نفر است تا هزینههای خرد روزمره را بپردازد و بعد فاکتورهایش را تحویل بدهد. حساب جدای خودش را دارد.
- مغایرتگیری بانکی
- تطبیق آنچه در حساب و کتاب شما ثبت شده با آنچه در صورتحساب بانک آمده، برای پیداکردن تراکنشی که یک طرف دارد و طرف دیگر ندارد.
- شمارهٔ صیادی
- شناسهٔ ۱۶ رقمی روی چکهای صیادی. حسابشاپ آن را ثبت و چاپ میکند، اما استعلام آن از سامانهٔ بانک مرکزی را انجام نمیدهد.
- خرجکردن چک (ظهرنویسی)
- دادن چکی که از مشتری گرفتهاید به تأمینکننده، بهجای پرداخت نقدی. از آن به بعد آن چک دیگر قابل وصول توسط شما نیست.
- چک برگشتی
- چکی که در سررسید وصول نشده است. اثر حسابداریاش این است که طلب شما از همان مشتری برمیگردد، چک از اسناد دریافتنی خارج و به حساب شخص منتقل میشود.
- حساب واسط درگاه
- حسابی که پول فروش آنلاین تا لحظهٔ تسویهٔ درگاه در آن نگه داشته میشود. تا وقتی درگاه واریز نکرده، آن پول در بانک شما نیست و نباید در بانک نشان داده شود.
- تسویهٔ درگاه
- واریز دورهای درگاه پرداخت به حساب بانکی شما، معمولاً پس از کسر کارمزد. موقع ثبت تسویه، تفاوت مبلغ انتظاری با مبلغ واریزشده هم ثبت میشود.
- صندوق فروش (POS)
- صفحهای برای فروش حضوری: کالا با اسکن بارکد یا یک ضربه به سبد میرود و با یک دکمه، هم فاکتور صادر میشود، هم موجودی کم و هم پول در صندوق یا حساب ثبت میشود. در حسابشاپ با دوربین گوشی هم کار میکند و مشتری پیشفرضش «مشتری متفرقه» است.
- کارتخوان
- دستگاه پرداخت فروشگاه. هر کارتخوان به یک حساب بانکی وصل است و دریافتِ ثبتشده با آن، روی همان حساب مینشیند؛ برای همین انتخاب کارتخوان درست، همان انتخاب حساب درست است.
- فروش نسیه
- فروشی که پولش همان لحظه دریافت نمیشود. فاکتور قطعی میشود و مبلغش روی حساب همان شخص میماند، پس نسیه به «مشتری متفرقه» ثبت نمیشود: طلبی که صاحب ندارد قابل پیگیری نیست.
- مشتری متفرقه
- طرفحسابِ پیشفرض برای فروش نقدیِ حضوری، وقتی خریدار نام و پروندهای در سیستم ندارد. برای نسیه و چک به کار نمیآید.
- راسگیری
- محاسبهٔ یک تاریخ میانگین برای چند چک یا چند بدهی با سررسیدهای متفاوت، تا بتوان همه را با یک تاریخ واحد تسویه کرد.
فروش، فروشگاه اینترنتی و مالیات
- پیشفاکتور
- سند قیمت پیشنهادی، قبل از قطعیشدن معامله. اثری روی انبار و دفاتر ندارد تا وقتی به فاکتور تبدیل شود.
- برگشت از فروش
- کالایی که مشتری پس داده است. هم موجودی را برمیگرداند، هم فروش و سود را کم میکند، هم بدهی مشتری را اصلاح میکند.
- سفارش فروشگاه
- چیزی که در ووکامرس ثبت شده است. با فاکتور یکی نیست: یک سفارش ممکن است هنوز فاکتور نشده باشد، یا فاکتورش باطل شده باشد و سفارش هنوز در سایت باز باشد.
- همگامسازی دوطرفه
- سفارشها از فروشگاه به حسابداری میآیند و موجودی از حسابداری به فروشگاه میرود، بدون اینکه هرکدام تغییر خودش را به دیگری پس بفرستد.
- وبهوک
- پیامی که فروشگاه اینترنتی بهمحض رخدادن یک رویداد (مثلاً ثبت سفارش تازه) به نرمافزار میفرستد، بهجای اینکه نرمافزار مدام بپرسد خبری هست یا نه.
- ارزش افزوده (VAT)
- مالیاتی که روی مبلغ فروش محاسبه و از خریدار گرفته میشود و بعداً به سازمان امور مالیاتی پرداخت میشود؛ پول شما نیست، از شما عبور میکند.
- صورتحساب رسمی
- فاکتوری با اطلاعات کامل مالیاتی طرفین، از جمله کد اقتصادی خریدار و فروشنده. حسابشاپ چاپ آن را پشتیبانی میکند.
- سامانهٔ مؤدیان
- سامانهٔ سازمان امور مالیاتی برای دریافت الکترونیکی صورتحسابها. ارسال مستقیم به این سامانه از حسابشاپ بهعنوان قابلیت آماده ارائه نمیشود و روی نقشهٔ راه است.
- سود خالص
- آنچه بعد از کمکردن همهٔ هزینهها میماند: بهای تمامشدهٔ کالا، کارمزد درگاه، هزینهٔ ارسال، اجاره، حقوق و تبلیغات. فروشگاهی که فقط سود ناخالص را میبیند، سودش را بیشتر از واقع تصور میکند.
- سال مالی
- دورهای که گزارشها و شمارهگذاری اسناد بر مبنای آن بسته میشود. با سند افتتاحیه باز میشود و با سند اختتامیه بسته؛ بعد از بستن، ثبت سند در آن دوره دیگر ممکن نیست.
- حاشیهٔ سود ناخالص
- سود ناخالص تقسیم بر فروش. میگوید از هر صد تومان فروش، چقدر پیش از هزینههای عملیاتی برای شما مانده است.
بیشتر بخوانید
اینها را در عمل ببینید
دموی پر از داده، بدون ثبتنام، کاردکس، بهای تمامشده و بورد چک، همه با دادههای واقعینما.