فاکتور آنلاین رایگان: از کجا شروع کنیم و کی باید جدیترش گرفت؟
فاکتور آنلاین رایگان برای چند فاکتور در ماه کافی است. جایی گران تمام میشود که فاکتور باید موجودی را کم کند و سند حسابداری بزند؛ ابزار فقطفاکتور این دو را ندارد و شما همان اطلاعات را دوباره جای دیگری وارد میکنید.
فاکتورسازهای رایگان تا کجا جواب میدهند؟ سه اثری که هر فاکتور باید در حساب و کتابتان بگذارد، و نشانههایی که میگوید وقت نرمافزار کامل رسیده است.
«فاکتور آنلاین رایگان» یکی از پرتکرارترین جستوجوهای فروشندگان تازهکار است، و منطقی هم هست: هنوز معلوم نیست کار میگیرد یا نه، چرا از روز اول هزینه کنیم؟ این راهنما میگوید ابزار رایگان تا کجا جواب میدهد، کجا بیسروصدا گران تمام میشود، و راه شروع بدونهزینهای که بعداً مجبور نشوید از نو بسازید.
۱. «فاکتور آنلاین» دقیقاً یعنی چه؟
یعنی فاکتور را در مرورگر بسازید (نه در Word و اکسل) طوری که شمارهگذاری خودکار باشد، مشخصات مشتری و کالا از قبل ذخیره باشد، و نسخهٔ چاپی یا تصویری تمیزی تحویل بدهد. همین تعریف ساده دو دستهٔ خیلی متفاوت را پوشش میدهد: فاکتورساز (یک فرم آنلاین که خروجی PDF میدهد) و نرمافزار حسابداری آنلاین (که فاکتور فقط یکی از خروجیهای آن است).
۲. فاکتورساز رایگان تا کجا کافی است؟
اگر ماهی چند فاکتور صادر میکنید و کالای انباری ندارید (مثلاً خدمات میفروشید) فاکتورساز رایگان واقعاً کافی است و اصراری بر خلافش نداریم. مشکل از جایی شروع میشود که جنس میفروشید:
| فاکتورساز رایگان | نرمافزار حسابداری | |
|---|---|---|
| ظاهر فاکتور | ✓ | ✓ |
| شمارهگذاری و سابقهٔ مشتری | تا حدی | ✓ |
| کم شدن موجودی با هر فروش | ✕ | ✓ |
| بهای تمامشده و سود هر کالا | ✕ | ✓ |
| بدهکاری و طرفحساب | ✕ | ✓ |
| برگشت از فروش | ✕ | ✓ |
| سند حسابداری تراز | ✕ | خودکار |
۳. هر فاکتور باید سه اثر بگذارد، نه یک برگ کاغذ
فاکتوری که فقط چاپ میشود، یک عکس است. فاکتور واقعی در حسابهای شما سه کار میکند:
۱. درآمد ثبت میشود: جدا از هزینهٔ ارسال و مالیات، تا فروش واقعی را ببینید. ۲. موجودی کم میشود: با بهای تمامشده، تا سود واقعی همان لحظه معلوم باشد. ۳. طرفحساب بهروز میشود: نسیه و چک و پیشپرداخت گم نمیشود.
فاکتورساز رایگان هیچکدام از این سه را انجام نمیدهد؛ یعنی «حسابوکتاب» همچنان جای دیگری است و شما هنوز همان حساب و کتاب دوم دستی را دارید. در صفحهٔ فاکتور فروش و خرید نشان دادهایم سند خودکار پشت هر فاکتور چه شکلی است.
۴. اگر فاکتور رسمی میخواهند چه؟
مشتری حقوقی که «فاکتور رسمی» میخواهد، دنبال برگهٔ قشنگتر نیست، فاکتوری میخواهد که مشخصات قانونی کامل داشته باشد و در حسابوکتاب مالیاتی شما هم بنشیند. این موضوع با راه افتادن سامانهٔ مودیان جدیتر هم شده؛ اگر خردهفروش هستید، راهنمای شروع مودیان برای فروشگاهها را بخوانید تا از الان ساختار درست را بچینید.
۵. شروع بدون هزینه، بدون دوبارهکاری
پیشنهاد ما این مسیر است:
- کالاها و مشتریهای اصلی را تعریف کنید (با ورود گروهی از اکسل، یکساعته است).
- چند فاکتور واقعی صادر کنید و ببینید موجودی و سود همان لحظه چطور تغییر میکند.
- اگر فروش اینترنتی دارید، اتصال سایت به حسابداری را هم امتحان کنید تا فاکتور سفارشهای سایت خودکار صادر شود.
حسابشاپ برای همین سناریو ۱۵ روز رایگان و بدون کارت بانکی است، رایگان همیشگی نیست و همینجا هم میگوییمش، اما برای اینکه بفهمید فاکتور درست چه فرقی با برگ چاپی دارد، بیش از کافی است. از همینجا شروع کنید.
سؤالهای پرتکرار
فاکتور رایگان برای شروع کافی است؟
برای چند فاکتور در ماه بله. مشکل جایی شروع میشود که فاکتور باید موجودی را کم کند و سند حسابداری بزند؛ ابزار فقط-فاکتور این دو را ندارد و شما دوباره دستی وارد میکنید.
فاکتور رسمی با فاکتور فروش فرق دارد؟
بله. فاکتور فروش سند داخلی معامله است؛ فاکتور رسمی قالب و اقلام مشخصی دارد که برای امور مالیاتی لازم است. نرمافزار باید هر دو را از یک داده بسازد تا دو بار وارد نکنید.
شمارهٔ فاکتور را دستی بزنم یا خودکار؟
خودکار، و پشت سر هم. شمارهٔ دستی دیر یا زود تکراری یا پرشدار میشود و همان چیزی است که موقع رسیدگی توضیحدادنش سخت است.
فاکتور صادرشده را میشود ویرایش کرد؟
فاکتور پیشنویس بله. فاکتور قطعی نه، چون سند خورده و موجودی کم شده؛ اصلاحش با برگشت از فروش یا سند اصلاحی انجام میشود تا ردِ تغییر باقی بماند.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان