هزینه ارسال در فروشگاه اینترنتی: درآمد است یا هزینه؟

در فروشگاه اینترنتی، «هزینهٔ ارسال» دو پول کاملاً جداست که اسم یکسانی دارند. یکی پولی است که مشتری موقع خرید بابت ارسال به شما می‌دهد. دیگری پولی است که شما به پست، تیپاکس یا پیک می‌دهید تا بسته را برساند. اولی درآمد است، دومی هزینه. وقتی هر دو در یک سطر یا یک حساب قاطی می‌شوند، یک سؤال ساده بی‌جواب می‌ماند: ارسال برای ما سود دارد یا ضرر؟

این مقاله می‌گوید هر کدام از این دو را کجا ثبت کنید، ارسال رایگان را چطور حساب کنید، و با یک مثال ماهانه نشان می‌دهد این فاصله چقدر می‌تواند باشد.

دو پول، دو حساب

ردیف «روی سود هر کالا» مهم است. سودِ یک کالا یعنی قیمت فروش منهای بهای همان کالا. اگر کرایهٔ دریافتی را در قیمت کالا بریزید، کالا پرسودتر از واقعیت به نظر می‌رسد؛ و اگر کرایهٔ پرداختی را از سود کالا کم کنید، کالایی که به شهر دور رفته کم‌سودتر از کالایی به نظر می‌رسد که به همسایه فروخته‌اید، در حالی که خود کالا هیچ فرقی نکرده.

روی فاکتور فروش: سطر جدا، نه داخل قیمت

هزینهٔ ارسالی که از مشتری می‌گیرید، روی فاکتور سطر خودش را دارد. با قیمت کالا جمعش نکنید و به‌صورت یک ردیف کالایی به اسم «ارسال» هم نیاوریدش. دلیلش ساده است: «فروش» در گزارش‌هایتان باید فروش کالا باشد. وقتی کرایه در فروش است، رشد فروشِ ماهی که سفارش‌های شهرستان زیاد بوده بیشتر از واقعیت نشان داده می‌شود.

جای سطر ارسال در یک فاکتور کامل را در نمونه فاکتور فروش ببینید.

اینکه کرایهٔ دریافتی از مشتری جزء مبنای مالیات ارزش افزوده هست یا نه، یک سؤال مالیاتی است؛ پیش از تصمیم، با مشاور مالیاتی‌تان روشنش کنید.

پولی که به پست و پیک می‌دهید

این پول هزینهٔ دوره است، مثل اجاره و قبض. دو راه برای ثبتش هست:

• مرسوله به مرسوله، با شمارهٔ سفارش و بارکد رهگیری. دقیق‌ترین راه؛ بعداً می‌توانید بگویید ارسال هر سفارش چقدر خرج داشته.
• یک‌جا، با فایل ماهانهٔ شرکت حمل. بیشتر شرکت‌های پست و حمل صورت‌حساب ماهانه با ریز مرسوله‌ها می‌دهند؛ همان فایل را وارد کنید.

چیزی که نباید بکنید این است که کرایه را از صندوق فروش بدهید و هیچ‌جا ننویسید. آن‌وقت هم صندوق کسری دارد و هم هزینهٔ ارسال صفر نشان داده می‌شود. اگر خرج‌های خرد از این دست زیاد دارید، تنخواه گردان راهش را گفته.

یک مثال ماهانه

فروشگاهی در یک ماه ۴۰۰ سفارش ارسال کرده است. روی ۳۰۰ سفارش از مشتری ۹۰ هزار تومان کرایه گرفته و ۱۰۰ سفارش، چون مبلغشان از حد ارسال رایگان بالاتر بوده، کرایه نداشته‌اند. شرکت حمل به‌طور میانگین برای هر مرسوله ۸۵ هزار تومان گرفته.

ارسال در این ماه هفت میلیون تومان زیان داشته است. این زیان بد نیست؛ ارسال رایگان یک تصمیم فروش است و شاید همان صد سفارش را آورده باشد. ولی باید دیده شود. اگر کرایهٔ دریافتی در فروش قاطی شده بود و کرایهٔ پرداختی از صندوق رفته بود، این هفت میلیون هیچ‌جا نبود؛ فقط آخر ماه کمتر از انتظارتان پول مانده بود.

ارسال رایگان را کجا حساب کنید

ارسال رایگان یعنی هزینهٔ حمل را خودتان می‌دهید و درآمدی در مقابلش نیست. دو راه برای جبرانش هست و هر دو مشروع‌اند:

• در قیمت کالا. اگر تقریباً همهٔ سفارش‌ها رایگان ارسال می‌شوند، میانگین کرایه را در قیمت‌گذاری ببینید. قیمت‌گذاری کالا از کامل‌کردن بهای تمام‌شده شروع می‌کند.
• با حداقل سفارش. ارسال رایگان برای سفارش بالای یک مبلغ، که حاشیهٔ سودش آن‌قدر هست که کرایه را بپوشاند.

در هر دو حالت، هزینهٔ حمل همچنان جدا ثبت می‌شود. تصمیم‌گیری دربارهٔ ارسال رایگان بدون دیدن این عدد، حدس است. اگر از چند کانال می‌فروشید، کرایه را در حساب سود هر کانال هم ببینید؛ سود هر کانال فروش این را باز کرده.

کرایهٔ خرید فرق دارد

کرایه‌ای که برای آوردن کالا به انبار می‌دهید، نه هزینهٔ دوره است و نه درآمد؛ جزء بهای خود کالاست. اگر کارتنی کالا را ۲۰ میلیون تومان خریده‌اید و یک میلیون کرایه داده‌اید، آن کالا ۲۱ میلیون تومان برایتان تمام شده. چرا و چطور، در بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته آمده.

مرجوعی و هزینهٔ ارسال

وقتی مشتری کالا را پس می‌دهد، دو سؤال جدا دارید: کرایه‌ای که اول گرفته بودید را پس می‌دهید یا نه، و کرایهٔ برگشت بسته را چه کسی می‌دهد. اولی، اگر پس داده شود، درآمد حمل را کم می‌کند، نه فروش کالا را. دومی، اگر شما بدهید، هزینهٔ حمل است. کل ماجرای مرجوعی در برگشت از فروش را درست ثبت کنید آمده.

در حساب‌شاپ

روی فاکتور فروش، خانهٔ «هزینه ارسال» با توضیح «دریافتی از مشتری» زیر جمع کالاها می‌آید و به حساب درآمد حمل و ارسال می‌رود، جدا از فروش. سفارش‌هایی که از ووکامرس می‌آیند، کرایهٔ سفارش را در همین خانه می‌آورند. روی فاکتور خرید، همین خانه «هزینه حمل» است با توضیح «به بهای کالا اضافه می‌شود»، و روی کالاهای همان فاکتور پخش می‌شود.

پولی که به پست و پیک می‌دهید در صفحهٔ هزینه پست و ارسال ثبت می‌شود: یا یک مرسوله با مبلغ، شمارهٔ سفارش، بارکد رهگیری و صندوق یا بانکی که از آن پرداخت شده؛ یا یک فایل CSV با ستون‌های شمارهٔ سفارش، مشتری، بارکد رهگیری، مبلغ و تاریخ (تاریخ شمسی قبول است). مرسوله‌ای که بارکدش قبلاً ثبت شده دوباره ثبت نمی‌شود، پس آپلود دوبارهٔ یک فایل هزینه را دو برابر نمی‌کند. سندش به سرفصل «هزینه حمل» می‌رود.

صورت سود و زیان «درآمد حمل» و «هزینه حمل» را در دو سطر جدا نشان می‌دهد، پس نتیجهٔ ارسالِ هر دوره را با یک نگاه می‌بینید. سود ناخالصِ روی هر فاکتور عمداً هزینهٔ پست را کم نمی‌کند، تا سود کالا با کرایه قاطی نشود. در فرم برگشت از فروش هم خانهٔ «برگشت هزینه ارسال» جداست. جزئیات اتصال سفارش‌ها در حسابداری ووکامرس و گزارش‌ها در گزارش سود کالا و فروش است.

سؤال‌های پرتکرار

هزینهٔ ارسالی که از مشتری می‌گیریم درآمد است یا هزینه؟

درآمد است، ولی درآمد فروش کالا نیست. در یک حساب جدا مثل «درآمد حمل و ارسال» ثبتش کنید تا هم فروش کالایتان درست بماند و هم بتوانید آن را با هزینهٔ واقعی ارسال مقایسه کنید.

کرایهٔ پست را از سود هر فاکتور کم کنم؟

برای سود کالا نه؛ برای سود دوره بله. سود ناخالص هر فاکتور فروش منهای بهای کالاست. کرایهٔ پست، کارمزد درگاه و اجاره هزینه‌های دوره‌اند و در سود خالص کم می‌شوند.

ارسال رایگان را چطور در حساب‌ها نشان بدهم؟

روی فاکتور، هزینهٔ ارسال صفر است؛ هزینهٔ حمل را مثل همیشه جدا ثبت کنید. نتیجه این است که در صورت سود و زیان، هزینهٔ حمل بیشتر از درآمد حمل می‌شود، و این فاصله همان هزینهٔ تصمیمِ ارسال رایگان است.

هزینهٔ بسته‌بندی جزء هزینهٔ ارسال است؟

بهتر است جدا ثبت شود. کارتن و چسب و نایلون حباب‌دار هزینهٔ آماده‌کردن سفارش است، نه رساندنش. جدا که باشد، می‌بینید کدام بزرگ‌تر شده.

اگر کرایه را پیک نقدی از مشتری بگیرد چه؟

باز هم درآمد حمل است و باید روی فاکتور بیاید. پولی که پیک گرفته، مثل هر دریافت دیگری، به صندوق یا حسابی می‌رود که واقعاً به آن رسیده؛ اگر پیک آن را نگه داشته و از کرایهٔ خودش کم کرده، هر دو طرف را ثبت کنید، نه فقط تفاوتشان را.