برگشت از فروش را درست ثبت کنید
برگشت از فروش را با «سند برگشتی» ثبت کنید، نه با ویرایش فاکتور اصلی. کالا به موجودی برمیگردد، طلب مشتری اصلاح میشود و هر دو سند در دفاتر میمانند. فاکتور قطعی ویرایش نمیشود چون تاریخچه باید دستنخورده بماند.
چرا فاکتور ثبتشده ویرایش نمیشود، برگشت از فروش چه چیزهایی را جابهجا میکند، و نکتهای دربارهٔ بهای برگشتی که کمتر گفته میشود.
مشتری کالا را پس آورده. کار درست چیست؟
جوابی که خیلیها میدهند: «فاکتور را باز کن و آن ردیف را حذف کن.» و این دقیقاً کاری است که نباید بکنید.
چرا فاکتور ثبتشده ویرایش نمیشود
این محدودیت نرمافزار نیست، پایهایترین قاعدهٔ حسابداری است: سندی که ثبت شده اصلاح نمیشود، برگردانده میشود.
دلیلش هم اخلاقی نیست، عملی است. فاکتور شماره دارد، سند حسابداری خورده، ممکن است مالیاتی شده باشد، و مشتری نسخهاش را دارد. اگر ویرایشش کنید، نسخهٔ شما و نسخهٔ مشتری دیگر یکی نیستند و هیچکس نمیتواند بگوید کدام درست است. بدتر، فروش خرداد را در تیر عوض کردهاید و گزارش خرداد که قبلاً بسته شده، حالا عدد دیگری میدهد.
پس مرجوعی یک سند تازه است که اثر سند قبلی را برمیگرداند. فاکتور اصلی دستنخورده میماند و هر دو در تاریخچه هستند.
برگشت از فروش چه چیزهایی را جابهجا میکند
یک ثبت، چهار اثر:
- کالا به موجودی برمیگردد — همان مقدار، همان انبار.
- طلب مشتری کم میشود یا اگر پول داده، بدهی شما به او ثبت میشود.
- سند حسابداری معکوس زده میشود.
- سهم تخفیف آن ردیف هم متناسباً برمیگردد. اگر روی فاکتور اصلی تخفیف کلی داده بودید، مرجوعی همان نسبت را رعایت میکند؛ چرا این مهم است را جدا نوشتهایم.
نکتهای که کمتر گفته میشود: بهای برگشتی
اینجا چیزی هست که ارزش دانستن دارد، چون شهودی نیست.
وقتی کالایی برمیگردد، با میانگین امروز به انبار برمیگردد، نه با بهایی که موقع فروش داشت.
مثال: جفتی را خریده بودید ۸۰۰ و فروختید؛ از آن موقع قیمت خرید بالا رفته و میانگین امروز ۱٬۰۵۰ است. کالای برگشتی با ۱٬۰۵۰ وارد میشود.
این عمدی است و در استانداردها هم پذیرفته است — انبار باید یک ارزشگذاری یکنواخت داشته باشد و نمیتواند برای هر برگشتی یک لایهٔ تاریخی جدا نگه دارد. ولی بدانیدش، چون یعنی در دورههای تورمی، مرجوعی موجودی شما را کمی گرانتر میکند و سود آن دوره را کمی تحت تأثیر میگذارد. برای مرجوعیهای عادی ناچیز است؛ اگر مرجوعی زیاد دارید، دیدنی است.
برگشت از خرید فرق دارد
وقتی شما کالا را به تأمینکننده پس میدهید، کالا از موجودی خارج میشود و بدهی شما کم میشود. تفاوت فنیاش این است که کالا از تازهترین محمولهها برداشته میشود نه قدیمیترین — چون معمولاً همان چیزی را پس میدهید که تازه گرفتهاید.
و اگر کالا سالم برنگشت
مرجوعی معیوب را به موجودی فروختنی برنگردانید. کالا برمیگردد و بعد بهعنوان ضایعات ثبت میشود. اگر این کار را نکنید، موجودی شما کالایی را نشان میدهد که قابل فروش نیست — و اولین کسی که غافلگیر میشود، مشتری بعدی است.
سؤالهای پرتکرار
اگر مشتری همان روز پس بیاورد؟
باز هم برگشت از فروش. «همان روز» تفاوتی در قاعده نمیسازد، و ویرایش فاکتور همان مشکلات را دارد.
مرجوعی جزئی میشود؟
بله، فقط همان مقدار یا ردیفی که برگشته. سهم تخفیف هم به همان نسبت برمیگردد.
فاکتور رسمی صادر کردهام، چه کنم؟
برگشت از فروش با صورتحساب برگشتی انجام میشود و هر دو در سامانه ثبت میمانند. تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور فروش و فاکتور رد شده در سامانه مودیان این مسیر را باز کردهاند.
سفارش سایت را که مشتری کنسل کرد چه؟
اگر فاکتور صادر نشده، فقط سفارش لغو میشود. اگر شده، مرجوعی است — و باید به سایت هم برگردد وگرنه موجودی دو طرف از هم فاصله میگیرد.
مرجوعی روی سود کالا اثر میگذارد؟
بله، و باید بگذارد. کالایی که زیاد برمیگردد، سود واقعیاش کمتر از چیزی است که فروش خام نشان میدهد. حاشیهٔ سود واقعی مرجوعی را بهعنوان یکی از هزینههای پنهان حساب کرده.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان