از حسابداری به ووکامرس: موجودی و قیمت را چطور بفرستیم

همگام‌سازی موجودی با ووکامرس یعنی عددی که در حسابداری درست است، خودش به سایت برسد: هر بار که فاکتور فروش یا خرید ثبت می‌شود، موجودی سایت هم همان لحظه اصلاح شود. جهتِ کار برعکسِ چیزی است که معمولاً اول راه‌اندازی می‌شود، یعنی آمدن سفارش‌ها از سایت به حسابداری.

این جهت مهم‌تر از آن است که به نظر می‌رسد. فروش کالایی که در انبار ندارید، گران‌ترین اشتباه یک فروشگاه اینترنتی است: پول گرفته‌اید، مشتری منتظر است، و باید زنگ بزنید و بگویید نداریم.

اول یک تصمیم: مرجع کیست؟

قبل از هر تنظیمی، این سؤال را جواب بدهید: وقتی موجودی سایت با موجودی انبار نمی‌خواند، کدام‌یک درست است؟

فقط یکی می‌تواند مرجع باشد. اگر هر دو طرف اجازهٔ نوشتن داشته باشند، عددها بی‌پایان روی هم می‌نویسند.

انبار مرجع است: اگر کالا را می‌شمارید، فاکتور خرید ثبت می‌کنید، و انبارگردانی دارید. این حالت درست اکثر فروشگاه‌هاست: انبار می‌داند واقعاً چند تا دارید و سایت فقط نمایش‌دهنده است.

سایت مرجع است: اگر تمام فروش و ورود کالا فقط از سایت انجام می‌شود و انبار فیزیکی جدایی ندارید.

جواب این سؤال، جهت همگام‌سازی را تعیین می‌کند و بقیهٔ نوشته دربارهٔ حالت اول است، چون رایج‌تر است و مسئلهٔ واقعی همان است.

تنظیم جهت

در پنل: اتصال و مالیات ← فروشگاه‌های ووکامرس و روی فروشگاهتان، تنظیمات اتصال.

گزینهٔ جهت همگام‌سازی چهار حالت دارد:

• خاموش: هیچ موجودی‌ای جابه‌جا نمی‌شود.
• از ووکامرس به حساب‌شاپ: سایت مرجع است.
• از حساب‌شاپ به ووکامرس: انبار مرجع است. این همان چیزی است که اکثر فروشگاه‌ها می‌خواهند.
• دوطرفه: هر تغییری در هر طرف به دیگری می‌رود.

«دوطرفه» وسوسه‌انگیز است چون کامل‌تر به نظر می‌رسد. ولی اگر مرجع را روشن تعیین نکرده باشید، دوطرفه یعنی هر دو طرف حق دارند دیگری را اصلاح کنند. برای شروع، یک جهت را انتخاب کنید.

کنارش تنظیم دیگری هست به نام مرجع موجودی. این دو با هم خوانده می‌شوند: جهت می‌گوید عدد از کجا به کجا می‌رود، مرجع می‌گوید وقتی اختلاف پیدا شد حرف کدام‌یک را باور کنیم.

برای فرستادن موجودی به سایت، کلید API شما باید دسترسی خواندن/نوشتن داشته باشد. اگر موقع ساخت کلید «خواندن» زده‌اید، این جهت بی‌صدا کار نمی‌کند و باید کلید تازه بسازید. راهنمای ساخت کلید.

قیمت را جداگانه تصمیم بگیرید

موجودی و قیمت یک تنظیم نیستند، و این عمدی است.

موجودی یک واقعیت فیزیکی است: یا ده تا دارید یا ندارید. فرستادنش به سایت تقریباً همیشه درست است.

قیمت یک تصمیم فروش است. قیمت خرید در حسابداری، قیمت فروش در حسابداری، و قیمتی که روی سایت می‌گذارید سه چیز متفاوت‌اند. شاید روی سایت کمپین دارید، شاید قیمت عمده و خرده فرق دارد، شاید سایت را دستی مدیریت می‌کنید.

به همین دلیل فرستادن قیمت پیش‌فرض خاموش است و باید صریح روشنش کنید. قبل از روشن‌کردن، از خودتان بپرسید: آیا قیمت فروشی که در نرم‌افزار ثبت کرده‌اید، دقیقاً همان چیزی است که می‌خواهم مشتری روی سایت ببیند؟ اگر جوابتان «نه همیشه» است، خاموش بگذاریدش.

وضعیت سفارش و برچسب «ثبت شد»

دو تنظیم دیگر در همان صفحه هست که کارشان برگرداندن خبر به سایت است:

فرستادن وضعیت سفارش: وقتی فاکتوری در حسابداری تأیید یا تسویه می‌شود، وضعیت سفارش در سایت هم به‌روز شود. اگر کارمندی وضعیت‌ها را در وردپرس دستی مدیریت می‌کند، این را روشن نکنید تا کارش را خراب نکند.

علامت‌زدن سفارش ثبت‌شده: روی خود سفارش در پیشخوان وردپرس نشان می‌دهد که این سفارش در حسابداری ثبت شده و شمارهٔ فاکتورش چند است. برای کسی که در وردپرس کار می‌کند و به پنل حسابداری دسترسی ندارد، همین یک برچسب جواب سؤال «این ثبت شده یا نه؟» را می‌دهد.

قبل از روشن‌کردن: موجودی اول دوره

این بخش را نپرید. بزرگ‌ترین اشتباه ممکن در این مرحله همین‌جاست.

اگر موجودی اول دوره را ثبت نکرده باشید و جهت را روی «از حساب‌شاپ به ووکامرس» بگذارید، نرم‌افزار موجودی همهٔ کالاها را صفر می‌بیند و همین صفر را روی سایت می‌نویسد. یعنی کل فروشگاهتان در چند دقیقه «ناموجود» می‌شود.

پس ترتیب درست این است:

۱. کالاها را وارد کنید. ۲. موجودی واقعی هر کالا را ثبت کنید (از انبارگردانی یا سند افتتاحیهٔ انبار). ۳. بعد جهت را روی «از حساب‌شاپ به ووکامرس» بگذارید.

اگر مطمئن نیستید موجودی حسابداری درست است، اول یک انبارگردانی بگیرید. ده دقیقه وقت می‌برد و از یک روز بحران جلوگیری می‌کند.

آزمایش با یک کالا

قبل از اینکه به کل کاتالوگ اعتماد کنید، یک کالا را امتحان کنید:

۱. یک کالای کم‌فروش انتخاب کنید. ۲. در حسابداری موجودی‌اش را عوض کنید (مثلاً یک فاکتور خرید کوچک ثبت کنید). ۳. چند دقیقه صبر کنید و همان کالا را در وردپرس باز کنید.

اگر عدد جدید آن‌جاست، اتصال در این جهت کار می‌کند. اگر نه، معمولاً یکی از این دو است: دسترسی کلید فقط «خواندن» است، یا جهت هنوز ذخیره نشده.

وقتی عددها نمی‌خوانند

اختلاف موجودی همیشه تقصیر اتصال نیست. اگر کسی در وردپرس دستی موجودی را عوض کند، یا سفارشی خارج از سایت (تلفنی، حضوری) ثبت شود، دو طرف طبیعتاً از هم فاصله می‌گیرند.

حساب‌شاپ صفحه‌ای دارد که همین اختلاف‌ها را فهرست می‌کند: کدام کالا، در سایت چند، در انبار چند. به‌جای اینکه دنبال کالای مشکل‌دار بگردید، فهرست را باز کنید.

و اگر اختلاف‌ها زیاد و تکراری است، معمولاً یک علت ریشه‌ای دارد. شش دلیل رایجش را در چرا موجودی سایت با انبار نمی‌خواند جمع کرده‌ایم.

خلاصه

• اول تصمیم بگیرید مرجع کیست؛ بقیهٔ تنظیمات از همین یک جواب درمی‌آید.
• کلید API باید خواندن/نوشتن باشد، وگرنه این جهت بی‌صدا کار نمی‌کند.
• موجودی اول دوره را قبل از روشن‌کردن جهت خروجی ثبت کنید.
• قیمت را جدا از موجودی تصمیم بگیرید؛ پیش‌فرضش خاموش است و دلیل دارد.
• با یک کالا امتحان کنید، بعد به کاتالوگ اعتماد کنید.

سؤال‌های پرتکرار

مرجع موجودی باید حسابداری باشد یا سایت؟

یکی از این دو، نه هر دو. اگر انبار فیزیکی دارید و فروش حضوری هم می‌کنید، مرجع باید حسابداری باشد و سایت عدد را از آن بگیرد؛ وگرنه فروش حضوری در سایت دیده نمی‌شود و همان‌جا اضافه‌فروشی شروع می‌شود.

همگام‌سازی موجودی چقدر طول می‌کشد؟

ارسال موجودی در صف انجام می‌شود، نه در همان درخواست. یعنی ثبت فاکتور معطل سایت نمی‌ماند و اگر سایت لحظه‌ای در دسترس نباشد، کار با فاصله دوباره تلاش می‌شود.

قیمت هم مثل موجودی خودکار به سایت می‌رود؟

فقط اگر خودتان روشنش کنید. موجودی همیشه می‌رود چون اضافه‌فروشی گران تمام می‌شود، ولی قیمت تصمیم فروشگاه است: خیلی‌ها قیمت سایت را با تخفیف و کمپین جدا مدیریت می‌کنند.

قبل از روشن‌کردن همگام‌سازی چه کاری لازم است؟

موجودی اول دوره را درست کنید. اگر عدد حسابداری اشتباه باشد، همگام‌سازی همان اشتباه را روی سایت می‌نویسد، فقط سریع‌تر. اول با یک کالا آزمایش کنید و بعد همه را روشن کنید.