تنخواه گردان فروشگاه: تعریف، سند حسابداری و تسویه

کرایهٔ پیکی که بسته را به پست رساند، دو حلقه چسب بسته‌بندی، تعمیر قفل کرکره، چای و قند فروشگاه. هر کدام مبلغ کوچکی است و هر کدام از یک جیب پرداخت می‌شود: گاهی از صندوق فروش، گاهی از جیب خود صاحب مغازه، گاهی از کارت فروشنده. آخر ماه هیچ‌کس نمی‌داند این خرج‌های کوچک روی هم چقدر شده، و صندوق فروش هم هیچ‌وقت با فروش روز نمی‌خواند.

راه حل قدیمی و ساده‌اش تنخواه گردان است. این مقاله می‌گوید تنخواه چیست، چرا باید از صندوق فروش جدا باشد، چرخه‌اش چطور می‌چرخد و سند حسابداری‌اش با یک مثال عددی چیست.

تنخواه گردان چیست

تنخواه گردان مبلغ ثابتی است که برای خرج‌های خرد روزمره کنار گذاشته می‌شود و دست یک نفر مشخص است. او از این پول خرج می‌کند، رسید هر خرج را نگه می‌دارد، و هر چند وقت یک بار رسیدها را تحویل می‌دهد و دقیقاً همان مبلغی که خرج شده دوباره به تنخواه برمی‌گردد. تنخواه همیشه به همان عدد اولش برمی‌گردد؛ به همین دلیل «گردان» است.

قاعدهٔ طلایی‌اش یک جمله است: در هر لحظه، پول نقدِ تنخواه به‌اضافهٔ رسیدهای تسویه‌نشده باید برابر مبلغ ثابت تنخواه باشد. اگر نبود، یا رسیدی گم شده، یا خرجی بدون رسید انجام شده، یا پولی جای دیگری رفته.

چرا تنخواه را با صندوق فروش قاطی نکنید

صندوق فروش جای پولی است که از مشتری می‌گیرید. آخر روز، پول صندوق باید با فروش نقدی همان روز بخواند. اگر از همین صندوق کرایهٔ پیک و پول چسب هم پرداخت شود، دو اتفاق می‌افتد:

• کسری صندوق معنی‌اش را از دست می‌دهد. صندوق دویست هزار تومان کم است؛ خرج شده یا گم شده؟ کسی نمی‌داند.
• خرج‌ها دیده نمی‌شوند. مبلغ‌های کوچکی که هیچ‌جا ثبت نشده‌اند، آخر ماه از سود کم شده‌اند بی‌آنکه بدانید کجا.

تنخواه این دو را از هم جدا می‌کند: صندوق فقط پول فروش است، تنخواه فقط پول خرج.

چرخهٔ تنخواه در چهار قدم

۱. مبلغ تنخواه را تعیین و پرداخت کنید. مبلغی بگذارید که خرج‌های خرد دو تا چهار هفته را بپوشاند. فرض کنید پنج میلیون تومان. این پول را از بانک برداشت می‌کنید و به مسئول تنخواه می‌دهید.

۲. خرج کنید و رسید بگیرید. هر پرداخت یک رسید دارد: فاکتور فروشگاه، رسید پیک، یا اگر هیچ‌کدام نیست، یک برگه با تاریخ، مبلغ، بابت و امضای گیرنده.

۳. تسویه کنید. وقتی بخش بزرگی از تنخواه خرج شد، یا سر یک موعد ثابت، رسیدها را جمع می‌زنید و هر خرج را زیر سرفصل خودش ثبت می‌کنید: بسته‌بندی، حمل و نقل، ملزومات، تعمیر.

۴. تنخواه را پر کنید. دقیقاً به اندازهٔ جمع رسیدها پول به تنخواه برمی‌گردد، و تنخواه دوباره پنج میلیون تومان می‌شود.

سند حسابداری تنخواه، با مثال

مسئول تنخواه در یک ماه این خرج‌ها را داشته (تومان):

پول نقدی که در تنخواه مانده: ۸۵۰٬۰۰۰ تومان. ۸۵۰ هزار به‌اضافهٔ ۴٬۱۵۰٬۰۰۰ می‌شود همان پنج میلیون؛ تنخواه درست است.

سه سند این چرخه را می‌سازند:

دو نکته در همین جدول هست. اول، پرداخت تنخواه هزینه نیست؛ پول از بانک به جای دیگری از خودتان رفته. هزینه همان لحظه‌ای ثبت می‌شود که خرج واقعاً انجام شده. دوم، هر خرج زیر سرفصل خودش می‌رود؛ «هزینهٔ تنخواه» سرفصل نیست. اگر همه را یک‌جا بزنید، آخر سال نمی‌دانید هزینهٔ بسته‌بندی‌تان چقدر بوده.

وقتی تنخواه کسری دارد

فرض کنید در مثال بالا به‌جای ۸۵۰ هزار، ۷۰۰ هزار تومان پول نقد مانده باشد. صد و پنجاه هزار تومان کسری است. اول دنبالش بگردید: رسیدی که در جیب مانده، خرجی که یادشان رفته بنویسند، پولی که برای خرید چیزی داده شده و هنوز برنگشته.

اگر پیدا نشد، کسری را پنهان نکنید. با شرح روشن به‌عنوان یک هزینهٔ جدا ثبتش کنید و با مسئول تنخواه صحبت کنید. کسریِ کوچکی که هر ماه بی‌صدا با پول جیب پر می‌شود، عادتی می‌سازد که روزی بزرگ می‌شود.

چند قاعدهٔ ساده که دعوا را کم می‌کند

• یک نفر مسئول تنخواه باشد. تنخواهی که هر کسی از آن برمی‌دارد، مسئول ندارد.
• سقف هر خرج را مشخص کنید. مثلاً خرج‌های بالای یک مبلغ معین باید اول هماهنگ شود یا مستقیم از بانک پرداخت شود.
• از تنخواه قرض داده نشود. مساعدهٔ کارکنان و قرض شخصی حساب خودش را دارد.
• پول فروش وارد تنخواه نشود. اگر مشتری پول نقد داد، به صندوق می‌رود، حتی اگر تنخواه کم آمده باشد.
• تسویه موعد داشته باشد. آخر هر هفته یا هر ماه، نه «هر وقت یادمان افتاد».

تنخواه یکی از چند جایی است که پول خرد فروشگاه از دست می‌رود. برای اینکه ببینید این هزینه‌ها روی هم چه اثری روی سود دارند، سود خالص فروشگاه اینترنتی را چگونه حساب کنیم را بخوانید.

در حساب‌شاپ

در صفحهٔ صندوق و بانک، کنار صندوق‌ها می‌توانید تنخواه تعریف کنید: «+ صندوق» را می‌زنید و نوعش را «تنخواه» می‌گذارید. تنخواه حساب خودش را دارد و ماندهٔ آن جدا از صندوق فروش دیده می‌شود.

برای پرداخت تنخواه از بانک، از انتقال بین حساب‌ها استفاده کنید، نه از ثبت هزینه؛ انتقال طرف حساب ندارد، چون پول از جایی به جای دیگرِ خودتان می‌رود. پر کردن دوبارهٔ تنخواه هم همین است.

خرج‌ها را در صفحهٔ هزینه و درآمد ثبت می‌کنید: سرفصل هزینه را انتخاب می‌کنید (سرفصل‌هایی مثل هزینهٔ بسته‌بندی، هزینهٔ حمل و نقل و ایاب‌ذهاب، هزینهٔ ملزومات اداری و هزینهٔ تعمیر و نگهداری از پیش تعریف شده‌اند)، مبلغ را می‌نویسید و در «پرداخت از» همان تنخواه را برمی‌گزینید. اگر بخواهید، مرکز هزینه هم می‌گذارید. سند حسابداری خودکار زده می‌شود و اگر اشتباهی ثبت شد، با «برگشت» اصلاح می‌شود، نه با پاک کردن.

گزارش گردش تنخواه هم جدا از گردش صندوق و بانک هست، تا هر وقت خواستید ببینید چه چیزی از تنخواه رفته و کی پر شده. جزئیات بیشتر در راهنمای صندوق، بانک و درگاه پرداخت و هزینه‌ها، بانک، صندوق و چک هست. اگر کار با نرم‌افزار را تازه شروع می‌کنید، ماندهٔ تنخواه روز شروع را در سند افتتاحیه بیاورید.

سؤال‌های پرتکرار

تنخواه گردان در کدام گروه حساب‌ها است؟

تنخواه گردان دارایی جاری است، کنار صندوق و بانک. پولی است که هنوز مال شماست و فقط جایش عوض شده. هزینه‌ها وقتی ثبت می‌شوند که از تنخواه خرج شوند.

مبلغ تنخواه را چقدر بگذارم؟

جمع خرج‌های خرد دو تا چهار هفتهٔ معمولتان را حساب کنید و کمی بالاتر بگذارید. اگر تنخواه هر چند روز یک بار تمام می‌شود، کم است؛ اگر ماه‌ها دست نمی‌خورد، پولی است که بی‌دلیل بیرون از بانک مانده.

خرجی که رسید ندارد را چطور ثبت کنم؟

یک برگهٔ ساده بنویسید: تاریخ، مبلغ، بابت چه و به چه کسی، و امضای کسی که پرداخت کرده. خرجی که هیچ مدرکی ندارد، دیر یا زود همان کسری‌ای می‌شود که کسی توضیحش را ندارد.

کرایهٔ پست سفارش‌ها را هم از تنخواه بدهم؟

می‌شود، ولی اگر هر روز چند مرسوله می‌فرستید، بهتر است هزینهٔ ارسال سفارش‌ها را جدا و به تفکیک مرسوله ثبت کنید تا معلوم شود ارسال برایتان سود دارد یا زیان. در حساب‌شاپ صفحهٔ جدای «هزینه پست و ارسال» برای همین است.

صاحب مغازه از جیب خودش خرج کرده؛ چطور ثبت کنم؟

آن خرج را با سرفصل خودش ثبت کنید و طرف حسابش را صاحب مغازه بگذارید، نه صندوق یا تنخواه. این یعنی فروشگاه به او بدهکار شده و بعداً از صندوق یا بانک پرداخت می‌شود.