نمونه فاکتور فروش: چه چیزهایی باید داشته باشد
فاکتور فروش کامل ده بخش دارد: شماره و تاریخ، مشخصات فروشنده و خریدار، ردیف کالاها، تخفیف، مالیات ارزش افزوده و هزینهٔ ارسال در سطرهای جدا، جمع قابل پرداخت، نحوهٔ تسویه و توضیحات. مالیات روی مبلغِ بعد از تخفیف حساب می‌شود.
یک نمونهٔ پرشده، ده بخشی که فاکتور فروش باید داشته باشد، فرق قالب ورد و اکسل با نرمافزار، و پنج اشتباهی که فاکتور را بی‌اعتبار میکند.
کسی که دنبال «نمونه فاکتور فروش» می‌گردد معمولاً یک قالب میخواهد که رویش بنویسد و تحویل مشتری بدهد. قالب را پایین‌تر گذاشته‌ایم. ولی پیش از کپی‌کردن، دو دقیقه وقت بگذارید و ببینید کدام خانه‌هایش واقعاً مهم‌اند؛ چون فاکتوری که یک خانه‌اش خالی مانده، همان روزی که لازمش دارید به کار نمی‌آید.
یک فاکتور فروش کامل چه چیزهایی دارد
| بخش | چه چیزی نوشته می‌شود | اگر نباشد |
|---|---|---|
| شماره و تاریخ | شمارهٔ پشتسرهم، تاریخ صدور | دو فاکتور با یک شماره، یا فاکتوری که پیدا نمی‌شود |
| فروشنده | نام فروشگاه، تلفن، نشانی | مشتری نمی‌داند با چه کسی طرف است |
| خریدار | نام و شمارهٔ تماس | طلبِ نسیه صاحب ندارد |
| ردیف‌های کالا | شرح، تعداد، واحد، قیمت واحد، مبلغ | سرِ «چی خریده بودم؟» بحث می‌شود |
| تخفیف | جدا از قیمت، با مبلغ یا درصد | معلوم نیست قیمت واقعی چند بوده |
| مالیات ارزش افزوده | سطر جدا، اگر مشمول هستید | مالیات با فروش قاطی می‌شود |
| هزینهٔ ارسال | سطر جدا | سود کالا غلط حساب می‌شود |
| جمع قابل پرداخت | به عدد، و بهتر است به حروف هم | اختلاف سرِ یک صفر |
| نحوهٔ تسویه | نقد، کارت، چک، نسیه با سررسید | نمی‌دانید کِی باید پیگیری کنید |
| توضیحات | شرایط مرجوعی، گارانتی | هر بار باید دوباره توضیح بدهید |
نمونهٔ پرشده
فاکتور فروش شمارهٔ ۱۲۴۷ — تاریخ: ۱۴۰۵/۰۷/۱۳
فروشنده: فروشگاه پوشاک نمونه، تهران، با تلفن و نشانی
خریدار: خانم احمدی، با شمارهٔ موبایل
| ردیف | شرح کالا | تعداد | قیمت واحد (تومان) | مبلغ (تومان) |
|---|---|---|---|---|
| ۱ | مانتو کتان، مشکی، سایز ۴۰ | ۲ | ۱٬۸۵۰٬۰۰۰ | ۳٬۷۰۰٬۰۰۰ |
| ۲ | شال نخی، کرم | ۳ | ۴۲۰٬۰۰۰ | ۱٬۲۶۰٬۰۰۰ |
| ۳ | کیف دوشی چرم مصنوعی | ۱ | ۲٬۳۰۰٬۰۰۰ | ۲٬۳۰۰٬۰۰۰ |
| شرح | مبلغ (تومان) |
|---|---|
| جمع کالاها | ۷٬۲۶۰٬۰۰۰ |
| تخفیف | ۲۶۰٬۰۰۰ |
| مبلغ پس از تخفیف | ۷٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| مالیات ارزش افزوده (۱۰٪) | ۷۰۰٬۰۰۰ |
| هزینهٔ ارسال | ۹۰٬۰۰۰ |
| قابل پرداخت | ۷٬۷۹۰٬۰۰۰ |
نحوهٔ تسویه: ۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان کارت‌خوان، ۳٬۷۹۰٬۰۰۰ تومان چک به سررسید ۱۴۰۵/۰۸/۱۳
توضیحات: تعویض تا هفت روز با همین فاکتور.
به سه چیز در این نمونه دقت کنید. مالیات روی مبلغِ بعد از تخفیف حساب شده، نه قبلش. هزینهٔ ارسال جدا آمده و با قیمت کالا جمع نشده. و نحوهٔ تسویه دقیق نوشته شده: چقدر نقد، چقدر چک، با چه سررسیدی.
فاکتور ساده یا فاکتور رسمی؟
نمونهٔ بالا یک فاکتور فروش معمولی است و برای فروش به مصرفکننده کافی است. اگر مشتری شرکت باشد و «فاکتور رسمی» بخواهد، همین فاکتور چند قلم اطلاعات بیشتر لازم دارد: کد اقتصادی یا شناسهٔ ملی دو طرف، نشانی کامل، و شرح دقیق هر ردیف بدون «متفرقه». فرقشان را در تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی باز کرده‌ایم.
ورد، اکسل، یا نرمافزار؟
قالب ورد یا کاغذ چاپی برای کسی که ماهی چند فاکتور می‌دهد کاملاً کافی است. جمع‌ها را خودتان حساب می‌کنید و شماره را خودتان می‌زنید.
اکسل یک قدم جلوتر است: جمع و مالیات را خودش حساب میکند. ولی شماره‌گذاری هنوز دستی است و هر فاکتور یک فایل یا یک شیت جدا می‌شود.
هر دو یک مشکل مشترک دارند که تا وقتی فروشتان کم است دیده نمی‌شود: فاکتور فقط یک برگه است. موجودی انبار را کم نمی‌کند، بدهی مشتری را جایی نگه نمی‌دارد، و آخر ماه برای اینکه بفهمید چقدر فروخته‌اید باید همهٔ فایل‌ها را باز کنید. نشانه‌های اینکه وقتش رسیده را در فاکتور آنلاین رایگان؛ کجا کافی است و کجا نه نوشته‌ایم.
پنج اشتباهی که فاکتور را بی‌اعتبار میکند
شمارهٔ تکراری یا جاافتاده. شماره باید پشتسرهم باشد. جاافتادنِ یک شماره در رسیدگی مالیاتی اولین سؤال است: «فاکتور ۱۲۴۶ کجاست؟»
«اجناس متفرقه». ردیفی که معلوم نیست چیست، نه به دردِ مشتری می‌خورد نه به درد شما وقتی مرجوع می‌شود.
تخفیفی که در قیمت گم شده. اگر قیمت را کم کرده‌اید و ننوشته‌اید تخفیف، دفعهٔ بعد مشتری همان قیمت را قیمتِ اصلی می‌داند. تخفیف را سرِ فاکتور بدهیم یا روی ردیف همین را توضیح می‌دهد.
مالیاتِ قاطی با قیمت. ارزش افزوده پولِ شما نیست. اگر جدا ننویسیدش، آخر فصل نمی‌دانید چقدرش را باید به سازمان بدهید.
تسویهٔ نامعلوم. «بقیه‌اش بعداً» روی فاکتور یعنی هیچ. مبلغ و تاریخ بنویسید.
در حساب‌شاپ
همین نمونه را لازم نیست بسازید؛ فاکتور که ثبت می‌شود، چاپش آماده است. شماره را سیستم می‌دهد و در هر سال مالی از نو شروع می‌شود، پس نه تکراری می‌شود نه جا می‌افتد. دو قالب چاپ هست، ساده و رسمی، و لوگو و ستون‌های چاپ را از تنظیمات چاپ انتخاب می‌کنید. اگر مشتری قالب خودش را بخواهد، خروجی Word هم می‌گیرید.
مهم‌تر از چاپ، کاری است که پشتش انجام می‌شود: همان لحظه موجودی کم می‌شود، بدهی مشتری ثبت می‌شود و سند حسابداری می‌خورد. جزئیاتش در صدور فاکتور فروش و خرید هست و قدم‌به‌قدمش در راهنمای فاکتور.
سؤال‌های پرتکرار
فاکتور فروش حتماً باید مهر و امضا داشته باشد؟
برای فروش عادی الزامی نیست، ولی امضا یا مهر فروشنده اعتبارش را پیش مشتری بیشتر میکند. چیزی که فاکتور را معتبر میکند کامل‌بودنِ اطلاعاتش است، نه مهر.
شمارهٔ فاکتور را هر سال از یک شروع کنم؟
بله، رسم معمول همین است و کارِ پیداکردن را ساده میکند. فقط در طول سال شمارهها باید پشتسرهم و بدون تکرار باشند.
مبلغ را به ریال بنویسم یا تومان؟
هر کدام، به شرطی که واحد را روی فاکتور بنویسید. دردسر از جایی شروع می‌شود که واحد نوشته نشده و یکی ریال خوانده، یکی تومان.
فاکتور دستنویس قابل قبول است؟
برای فروش به مصرفکننده بله، اگر خوانا و کامل باشد. برای مشتری حقوقی که فاکتور رسمی میخواهد، معمولاً نه.
نسخهٔ دوم فاکتور را نگه دارم؟
حتماً. فاکتوری که نسخهاش پیش شما نیست، یعنی فروشی که نمیتوانید ثابتش کنید. در نرمافزار این خودبهخود هست؛ روی کاغذ، دفترچهٔ دوبرگی بگیرید.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان