کاردکس (کارتکس) انبار چیست؟ با نمونهٔ کارت انبار

گزارش موجودی به شما می‌گوید در حال حاضر چه مقدار موجودی دارید. کارتکس می‌گوید این موجودی از چه گردش‌هایی به دست آمده است.

این تفاوت وقتی بی‌اهمیت به نظر می‌رسد که همه‌چیز درست است. لحظه‌ای که موجودی سیستم با قفسه نمی‌خواند، گزارش موجودی هیچ کمکی نمی‌کند — فقط همان عدد غلط را نشان می‌دهد. کارتکس تنها جایی است که می‌شود فهمید عدد از کجا غلط شد.

کارتکس دقیقاً چیست

شناسنامهٔ یک کالا در یک انبار: هر حرکتی که روی آن کالا افتاده، به ترتیب تاریخ، با ماندهٔ بعد از هر حرکت.

اسمش از دوران کارت‌های مقوایی آمده که به هر قفسه می‌چسباندند و انباردار با دست رویشان می‌نوشت. منطقش هنوز همان است؛ فقط دیگر دستی نوشته نمی‌شود.

به همین دلیل در فارسی به آن کارت انبار هم می‌گویند، و «کاردکس»، «کارتکس» و «کارت انبار» هر سه یک چیزند. اگر کسی از شما «کارت انبار فلان کالا» را خواست، همین را می‌خواهد: تاریخچهٔ کامل آن کالا در آن انبار.

چه ستون‌هایی باید داشته باشد

• تاریخ — به ترتیب، از قدیم به جدید.
• نوع حرکت — خرید، فروش، برگشت از فروش، برگشت از خرید، حواله بین انبار، اصلاح انبارگردانی، ضایعات.
• مدرک — شمارهٔ فاکتور یا حواله‌ای که این حرکت از آن آمده. این مهم‌ترین ستون است؛ بدون آن کارتکس فقط فهرستی از عددهاست و نمی‌شود سراغ منشأ رفت.
• مقدار — ورودی و خروجی جدا.
• ماندهٔ بعد از حرکت — تا بدانید عدد در هر لحظه چه بوده.

ستون «مانده» چیزی است که کارتکس را از یک گزارش گردش ساده جدا می‌کند: با آن می‌شود انگشت گذاشت روی سطری که مانده از آن به بعد غلط شده.

نمونهٔ کارت انبار

کارت انبارِ یک مدل کفش در انبار مغازه، در دوازده روز اول مهر:

از همین شش سطر سه چیز درمی‌آید که گزارش موجودی هیچ‌وقت نمی‌گوید. الان ۴۵ جفت دارید، ولی بیشترین موجودی ۵۹ بوده. دوازده جفت نفروخته‌اید، جابه‌جا کرده‌اید، پس باید در کارت انبارِ شعبه دوازده ورودی با همان شمارهٔ حواله باشد. و دو جفت در شمارش کم آمده، که سطر آخر با اسم و تاریخ ثبتش کرده، نه اینکه کسی عدد را بی‌صدا عوض کرده باشد.

چگونه با آن یک اختلاف را پیدا می‌کنید

انبارگردانی کرده‌اید و یک کالا سه عدد کسری دارد. کارتکس همان کالا را باز کنید و از انبارگردانی قبلی به بعد را بخوانید. تقریباً همیشه یکی از این‌هاست:

مانده جایی منفی شده. یعنی فروشی ثبت شده که موجودی‌اش نبوده — کالا فیزیکی فروخته شده ولی خریدش دیرتر ثبت شده. اختلاف واقعی نیست، ترتیب ثبت است.

دو حرکت پشت سر هم با یک مدرک. یعنی یک فاکتور دو بار ثبت شده.

حواله‌ای که فقط یک طرف دارد. کالا از انبار الف خارج شده و به انبار ب وارد نشده. در کارتکس انبار الف خروج هست، در کارتکس انبار ب ورودی نیست.

هیچ حرکتی نیست ولی کسری هست. یعنی کالا بدون ثبت از انبار رفته: ضایعات ثبت‌نشده، مصرف داخلی، نمونه، یا کسری واقعی.

اگر هیچ‌کدام نبود، آن‌وقت به اختلاف واقعی رسیده‌اید و سند اصلاح می‌زنید. شش دلیل رایج اختلاف موجودی هر کدام را جدا باز کرده.

در حساب‌شاپ

کارتکس هر کالا با فیلتر بازهٔ تاریخ، انبار و نوع حرکت باز می‌شود، و هر سطر به مدرکش لینک است — یعنی از یک سطر مشکوک، مستقیم می‌روید روی همان فاکتور. مدیریت موجودی و انبار بقیهٔ گزارش‌ها را نشان می‌دهد.

سؤال‌های پرتکرار

فرق کارتکس با گزارش موجودی چیست؟

گزارش موجودی یک عدد است برای همهٔ کالاها. کارتکس تاریخچهٔ کامل است برای یک کالا. اولی می‌گوید چقدر دارید، دومی می‌گوید چرا.

کارتکس را برای همهٔ کالاها باید نگاه کنم؟

نه، و لازم هم نیست. کارتکس ابزار تحقیق است نه گزارش دوره‌ای: وقتی سراغش می‌روید که یک کالای مشخص مشکوک باشد.

کاردکس یا کارتکس؟

هر دو درست است و به یک چیز گفته می‌شود. ریشه‌اش Kardex است، نام تجاری همان کارت‌های مقوایی قدیمی. «کاردکس» به املای اصلی نزدیک‌تر است و «کارتکس» همانی است که در بازار بیشتر می‌شنوید. «کارت انبار» هم نام فارسیِ همین گزارش است.

کارتکس ریالی هم دارد؟

بله و همان‌قدر مهم است: نشان می‌دهد هر ورود با چه قیمتی بوده و هر خروج با چه بهایی حساب شده. برای وقتی که سود یک کالا عجیب به نظر می‌رسد، اینجا اولین جایی است که باید نگاه کنید.

در اکسل می‌شود کارتکس داشت؟

بله، اگر شیت «گردش» داشته باشید و هیچ ردیفی از آن پاک نشود. انبارداری با اکسل ساختارش را نوشته.