امکانات نرمافزار حسابداری فروشگاهی؛ چکلیست کامل
فهرست امکانات همهٔ نرمافزارها شبیه هم است؛ فرق در این است که هر کلمه دقیقاً چه میکند. برای هر امکان یک سؤال عملی بپرسید: «فاکتور دارد» یعنی موجودی را هم کم میکند و سندش را هم میزند، یا فقط کاغذ چاپ میکند؟
موقع انتخاب نرمافزار حسابداری، فهرست امکانات همه شبیه هم است. این چکلیست میگوید هر بخش واقعاً باید چه کاری بکند تا فقط یک تیک روی بروشور نباشد.
فهرست امکانات همهٔ نرمافزارهای حسابداری شبیه هم است: فاکتور دارد، انبار دارد، گزارش دارد. فرق واقعی در این است که هر کدام از این کلمهها دقیقاً چه کاری انجام میدهد. این چکلیست همان سؤالهایی است که باید موقع انتخاب بپرسید، برای هر نرمافزاری، نه فقط حسابشاپ.
فروش و خرید
فاکتور فقط یک برگهٔ چاپی نیست؛ باید با ثبتش موجودی کم شود، سند حسابداری تراز بخورد و بدهی طرفحساب بهروز شود، خودکار، نه با سه کار جدا. پیشفاکتور، برگشت از فروش و خرید، و چند سطح قیمت (عمده/خرده) هم جزو حداقلهاست.
اگر فروش حضوری دارید، صندوق فروش لمسی را جدا بسنجید: سرعت پشت پیشخوان، اسکن بارکد، و اینکه تسویهٔ کارتخوان واقعاً به حساب بانکی خودش بنشیند.
کالا و انبار
مدیریت کالا باید تنوع (رنگ و سایز) را بفهمد، نه اینکه هر رنگ یک کالای جدا باشد. موجودی باید لحظهای باشد و چند انبار با حواله بین انبارها پشتیبانی شود. استعلام با بارکد هم یعنی با دوربین گوشی، بدون سختافزار اضافه.
پول: بانک، صندوق، چک
هزینهها و خزانه باید هر دریافت و پرداخت را به یک صندوق یا حساب بانکی مشخص گره بزند، سندی که به هیچ حسابی وصل نیست، حسابداری نیست، نمایش است. مدیریت چک با یادآوری سررسید و مغایرتگیری بانکی مکمل همین بخشاند.
گزارشها
گزارش سود باید سود واقعی را با بهای تمامشدهٔ خرید حساب کند، نه اختلاف برچسب قیمت. گزارشهای مدیریتی یعنی سود و زیان، ترازنامه، مطالبات به تفکیک سن، کالای راکد، چیزهایی که تصمیم ماه بعد را میسازند.
تیم و حقوق
اگر کارمند دارید، حقوق و دستمزد با حکم و کارکرد و فیش لازم میشود؛ و اگر ویزیتور دارید، پورسانت باید قاعدهمند باشد نه توافق شفاهی، با امکان گرهزدن پرداخت به وصول واقعی پول.
پایان سال و امنیت داده
بستن سال مالی باید سند اختتامیه و افتتاحیهٔ سال بعد را خودش بسازد و سال بسته را قفل کند. و پشتیبانگیری وقتی واقعی است که خودتان بتوانید نسخه بگیرید و خودتان برگردانید، نه اینکه معطل تیکت پشتیبانی بمانید.
فروشگاه اینترنتی
اگر سایت دارید، اتصال ووکامرس یعنی سفارش سایت خودش فاکتور شود و موجودی حسابداری خودش به سایت برگردد، دو طرفه، با گزارش خطای شفاف. راهنمای کامل این بخش در صفحهٔ اتصالها آمده.
جمعبندی
هر ردیف این فهرست در حسابشاپ یک صفحهٔ جدا با جزئیات و پرسشهای پرتکرار دارد، فهرست کامل در صفحهٔ امکانات است. و اگر میخواهید بهجای خواندن، ببینید: دموی زنده با دادهٔ واقعی باز است، بدون ثبتنام.
سؤالهای پرتکرار
برای فروشگاهی که فقط حضوری میفروشد هم بهدرد میخورد؟
بله. اتصال به سایت یکی از امکانات است نه پیشنیاز؛ فاکتور، انبار، صندوق، چک و گزارشها بدون هیچ سایتی کار میکنند.
چند کاربر میتوانند همزمان کار کنند؟
به تعداد اعضای تیمتان، با دسترسی جدا برای هر نقش. حسابدار، فروشنده و انباردار لازم نیست همهچیز را ببینند و دسترسی هر کدام را مالک فروشگاه تعیین میکند.
اطلاعات قبلیام را میتوانم وارد کنم؟
کالاها و اشخاص با فایل وارد میشوند و ماندههای اول دوره با سند افتتاحیه ثبت میشود. ترتیبش مهم است: اول تعریفها، بعد ماندهها، بعد شروع کار روزانه.
اگر بعداً خواستم دادههایم را ببرم چه؟
گزارشها خروجی اکسل و PDF دارند و پشتیبان کامل پایگاه داده هم قابل تهیه است. داده مال فروشگاه است، نه گروگانِ نرمافزار.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان