کالا، انبار و انبارگردانی
موجودی هیچوقت دستی ویرایش نمیشود؛ فقط هفت عملیات آن را تکان میدهند و هر کدام ردپای خودش را میگذارد.
آخرین بهروزرسانی: · نوشتهٔ تیم حسابشاپ · مطالعه ۶ دقیقهای
انبار جایی است که بیشتر خطاهای حسابداری از آن شروع میشود. یک کالا که با نوع اشتباه ساخته شده، یا موجودی اولیهای که کسی حدسی وارد کرده، تا آخر سال دنبالتان میآید. این راهنما ترتیب درست کارها را میگوید.
ساختن یک کالا
کالا ← کالای جدید. تنها فیلد اجباری نام کالا است؛ بقیه را میتوانید بعداً کامل کنید.
نوع کالا: این یکی را با دقت انتخاب کنید
سه گزینه دارید:
- ساده: یک کالا، یک قیمت، یک موجودی
- متغیر (تنوعدار): یک کالا با چند تنوع (رنگ، سایز)، هر تنوع موجودی و قیمت خودش را دارد
- خدمت (بدون موجودی): کاری که میفروشید ولی انبار ندارد
نوع کالا بعد از ثبت تغییر نمیکند. این محدودیت عمدی است: تبدیل یک کالای ساده به تنوعدار، موجودی و کاردکس و ردیفهای فاکتورهای قبلی را بیصاحب میکند. اگر اشتباه انتخاب کردید، کالای تازه بسازید.
بقیهٔ فیلدها
قابل فروش در سایت و فعال و نمایش در فروش سریع سه کلید جدا هستند. یک کالا میتواند در پنل فعال باشد ولی روی سایت نه.
واحد، دستهبندی، برند: از فهرستهای خودتان انتخاب میشوند.
SKU و بارکد: هر دو اختیاری. اگر SKU را خالی بگذارید، سیستم خودش یکی میسازد. بارکد باید در کل فروشگاه یکتا باشد و اگر تکراری باشد پیام دقیقش را میگیرید.
قیمتها: قیمت خرید، بعد پنج سطح قیمت فروش. اگر «درصد سود» را پر کنید، قیمت سطح ۱ خودش حساب میشود ولی همچنان قابل ویرایش است.
تاریخ انقضا و مالیات٪ و برچسبها (با کاما جدا).
بارکد کارتن
زیر «بارکدهای دیگر» میتوانید برای یک کالا چند بارکد با واحد و تعداد در بسته تعریف کنید. فایدهاش موقع فروش است: اگر بارکد کارتن ۱۲تایی را اسکن کنید، ۱۲ عدد به فاکتور اضافه میشود نه یکی.
انبارها
تعاریف ← انبارها. کد انبار اختیاری است و اگر خالی بگذارید خودکار شماره میگیرد، ولی بعد از ساخت قابل تغییر نیست.
اولین انباری که میسازید خودکار پیشفرض میشود.
انبار امانی یک تیک جداست. انبار امانی از انبارگردانی و از گزارش ارزش موجودی کنار گذاشته میشود، چون کالای امانی مال شما نیست.
دسترسی کاربران به انبار
در فرم کاربر، «انبارهای مجاز» را تیک میزنید. یک نکتهٔ مهم که خیلیها اشتباه میفهمند: اگر هیچ انباری تیک نزنید، کاربر به همهٔ انبارها دسترسی دارد، نه هیچکدام. محدودیت با انتخاب کردن ساخته میشود، نه با خالی گذاشتن.
چه چیزهایی موجودی را عوض میکنند
فقط اینها، و هیچ راه دیگری:
- ثبت قطعی فاکتور خرید (ورود) و فروش (خروج)
- برگشت از فروش (ورود) و برگشت از خرید (خروج)
- ابطال فاکتور (حرکت معکوس)
- سند افتتاحیه
- انتقال بین انبارها
- ثبت ضایعات
- ثبت نهایی انبارگردانی
موجودی هیچوقت دستی ویرایش نمیشود. اگر عدد غلط است، یا انبارگردانی بزنید یا ضایعات ثبت کنید، هر دو ردپای خودشان را میگذارند.
فروش بیشتر از موجودی
در تنظیمات ← انبار یکی از دو سیاست را انتخاب میکنید:
- هشدار و ادامه (پیشفرض): میفروشید، موجودی منفی میشود، هشدار میگیرید
- مسدود کردن: فاکتور ثبت نمیشود
انتقال و ضایعات همیشه محدود به موجودی واقعیاند، صرفنظر از این تنظیم.
روش ارزشگذاری: یک تصمیم یکباره
دو روش دارید:
میانگین موزون متحرک (پیشفرض)، با هر ورود، میانگین قیمت بهروز میشود و خروج به همان میانگین ارزشگذاری میشود.
FIFO: کالایی که زودتر خریده شده زودتر خارج میشود، و بهای تمامشده از همان لایه برداشته میشود.
این انتخاب فقط تا قبل از اولین گردش انبار ممکن است. به محض اینکه یک حرکت انبار ثبت شود، گزینهها قفل میشوند و پیام «چون گردش انبار ثبت شده، روش ارزشگذاری قفل است» را میبینید. دلیلش این است که تغییر روش وسط کار، بهای تمامشدهٔ گزارشهای قبلی را با گزارشهای بعدی ناسازگار میکند.
پس این تصمیم را در همان روز اول بگیرید.
سند افتتاحیه
سند افتتاحیه جایی است که موجودی و ماندههای اول کار را وارد میکنید: برای هر کالا تعداد و بهای واحد.
فرم صفحهبندی و جستوجو دارد و مقادیری که تایپ میکنید در یک پیشنویس ذخیره میشوند تا وقتی همه را وارد کنید. یعنی میتوانید کارتان را نیمهکاره رها کنید و برگردید.
بهای واحدی که اینجا مینویسید بهای تمامشدهٔ اولیهٔ آن کالاست و مستقیم روی سود اولین فروشها اثر میگذارد. حدسی واردش نکنید.
تا وقتی سند افتتاحیه تنها سند ثبتشدهٔ شماست، میتوانید بازش کنید و اصلاحش کنید. بعد از اولین فاکتور، دیگر نه.
انبارگردانی
کالا و انبار ← انبارگردانی.
۱. انبار را انتخاب کنید (انبارهای امانی در فهرست نیستند). ۲. کالاها را بشمارید و در ستون «شمارش فیزیکی» وارد کنید. جای خالی یعنی «بدون تغییر»، با موجودی صفر فرق دارد. ۳. با جستوجو و چهار فیلتر (همه / شمردهنشده / شمردهشده / مغایرتدار) کار را تکهتکه پیش ببرید. ۴. بالای صفحه یک شمارنده هست که میگوید تا حالا چند قلم از چند قلم شمرده شده و چندتا مغایرت دارد. ۵. ثبت نهایی انبارگردانی.
همه چیز تا لحظهٔ ثبت نهایی پیشنویس است. جستوجو، فیلتر، صفحهٔ بعد و حتی عوض کردن انبار، همه اول شمارشهای تایپشده را ذخیره میکنند. میتوانید انبارگردانی را چند روز طول بدهید.
ثبت نهایی موجودی هر قلم را روی عدد شمردهشده مینشاند و یک سند حسابداری برای خالص اختلاف میسازد: اضافی به بستانکار «تعدیل انبار» و کسری به بدهکار همان حساب.
اگر منصرف شدید، «حذف شمارش نیمهکاره» پیشنویس را پاک میکند؛ چیزی ثبت نشده بود که برگردد.
دربارهٔ بارکدخوان
در صفحهٔ انبارگردانی و فاکتور، از بارکدخوان دستی (آنهایی که مثل کیبورد تایپ میکنند) استفاده میشود: در کادر جستوجو اسکن کنید و Enter.
اسکنر دوربین گوشی فقط در یک صفحه هست: استعلام سریع کالا. آنجا میتوانید با دوربین بارکد بزنید و مشخصات و موجودی کالا را ببینید. در انبارگردانی این امکان وجود ندارد.
هشدار حداقل موجودی
برای هر تنوع میتوانید «حداقل موجودی» تعیین کنید. وقتی موجودی زیر آن برود:
- روی داشبورد شمارندهٔ «کالای زیر حد موجودی» را میبینید
- هر روز ساعت ۸ صبح یک ایمیل خلاصه میآید
- در صفحهٔ استعلام سریع، کنار کالا علامت میخورد
دو محدودیت را بدانید: این فیلد فقط در جدول تنوعها هست، پس برای کالای «ساده» راهی برای تعیین حداقل موجودی وجود ندارد. و مقایسه روی مجموع موجودی همهٔ انبارهاست، نه هر انبار جدا.
این بخش چه کاری نمیکند
- کالا حذف نمیشود: فقط غیرفعال میشود. همینطور تنوعهای ثبتشده.
- انبار حذف یا غیرفعال نمیشود.
- انتقال بین انبارها سند حسابداری نمیسازد (چون جمع موجودی عوض نمیشود)، ولی در کاردکس هم بدون شماره سند نمایش داده میشود و فیلتر «انتقال انبار» کاردکس چیزی پیدا نمیکند.
- سفارش خرید پیشنهادی و نقطهٔ سفارشگذاری ندارد: فقط هشدار حداقل موجودی.
- فایل ورودی برای موجودی اولیه ندارد (فایل نمونهٔ سند افتتاحیه فقط برای اشخاص است). ورود موجودی با فایل فقط در مسیر راهاندازی از ووکامرس هست.
سؤال یا نظر؟ تیم حمایت ما آماده است که کمک کند. تماس با پشتیبانی