موجودی منفی یعنی چه و با آن چه باید کرد
موجودی منفی یعنی سیستم میگوید چیزی را فروختهاید که واردش نکردهاید. تقریباً هیچوقت دزدی نیست؛ معمولاً فاکتور خرید ثبتنشده یا انتقال بین انبار است. رهاکردنش بهای تمامشده را هم خراب میکند، پس باید ریشه را پیدا و سند خرید را ثبت کرد.
چهار دلیلی که موجودی منفی میشود، اینکه چرا فقط یک عدد زشت نیست، و انتخاب بین «هشدار بده و ادامه بده» با «جلویش را بگیر».
موجودی منفی یعنی سیستم میگوید منفی سه عدد از یک کالا دارید. که در دنیای واقعی بیمعنی است — یا چیزی هست یا نیست.
خبر خوب این است که این تقریباً هیچوقت دزدی نیست. خبر بد این است که اگر رهایش کنید، فقط یک عدد زشت نمیماند؛ بهای تمامشده و سود شما را هم خراب میکند.
چهار دلیل، به ترتیب فراوانی
۱. ترتیب ثبت. کالا رسیده، فروختهاید، ولی فاکتور خرید هنوز ثبت نشده. کاملاً طبیعی و رایجترین دلیل. با ثبت فاکتور خرید خودش درست میشود.
۲. موجودی افتتاحیه ناقص. موقع راهاندازی، کالایی از قلم افتاده یا مقدارش کمتر وارد شده. سیستم فکر میکند چیزی نداشتهاید و شما دارید میفروشید.
۳. فروش دوبارهثبتشده. یک فاکتور دو بار ثبت شده، پس موجودی دو برابر کم شده.
۴. حوالهٔ نیمکاره. کالا از انبار الف خارج شده و به انبار ب وارد نشده. انبار ب منفی میشود در حالی که کالا فیزیکی آنجاست.
کارتکس همان کالا هر چهار حالت را لو میدهد: سطری که مانده از آن به بعد منفی شده، دقیقاً همانجاست.
چرا فقط یک عدد زشت نیست
اینجا جایی است که بیشتر مغازهدارها غافلگیر میشوند.
وقتی کالایی میفروشید که سیستم فکر میکند ندارید، بهای تمامشدهٔ آن فروش را از کجا بردارد؟ میانگینی که در دست دارد یا صفر است یا قدیمی. یعنی سود آن فروش غلط ثبت میشود — معمولاً خیلی بیشتر از واقع، چون هزینهای برایش شناسایی نشده.
بدتر: وقتی بعداً فاکتور خرید را ثبت میکنید، میانگین با عدد منفی حساب میشود و میتواند عددی بسازد که هیچ ربطی به قیمت واقعی ندارد. یک موجودی منفی که سه ماه بماند، سود سه ماه را مخدوش میکند، نه فقط یک فروش را.
دو سیاست، و اینکه کدام مال شماست
هشدار بده و ادامه بده. فروش ثبت میشود، موجودی منفی میشود، ولی جلویتان گرفته نمیشود.
مناسبِ مغازهای که سر پیشخوان میفروشد و کالا واقعاً در دست مشتری است. اینجا «نمیتوانی بفروشی» جواب مسخرهای است — مشتری جلوی شماست و کالا هم هست؛ چیزی که غلط است، دفتر است نه واقعیت.
جلویش را بگیر. فروش بدون موجودی اصلاً ثبت نمیشود.
مناسبِ فروشگاه اینترنتی، انبار مرکزی، و هر جایی که کالا را کسی میفروشد و کس دیگری تحویل میدهد. آنجا موجودی منفی یعنی به مشتری قول دادهاید و باید عذرخواهی کنید — و بهتر است سیستم همان لحظه جلویتان را بگیرد.
هر فروشگاه یکی از این دو را انتخاب میکند و هر وقت خواست عوضش میکند؛ برخلاف روش بهای تمامشده، این یکی قفل نمیشود.
چطور تمیزش کنیم
۱. کارتکس همان کالا را باز کنید و ببینید از کجا منفی شد. ۲. اگر فاکتور خریدِ ثبتنشده بود، ثبتش کنید — تمام. ۳. اگر فاکتور تکراری بود، برگشتش بزنید نه اینکه پاکش کنید. ۴. اگر هیچکدام نبود، با سند اصلاح موجودی درستش کنید و دلیلش را در توضیح بنویسید.
و اگر منفیها زیادند، منتظر انبارگردانی سالانه نمانید. شمارش دورهای همین کار را تکهتکه انجام میدهد.
سؤالهای پرتکرار
موجودی منفی یعنی کسی دزدی کرده؟
تقریباً هیچوقت. دزدی معمولاً موجودی را کم میکند نه منفی؛ منفی شدن یعنی چیزی در ثبت جا مانده، نه در قفسه.
میشود همه را یکجا صفر کرد؟
میشود ولی نکنید. اول دلیل را پیدا کنید، وگرنه ماه بعد برمیگردند و شما هر بار سود غلط را تثبیت کردهاید.
کدام سیاست را انتخاب کنم؟
اگر فروش حضوری دارید، «هشدار و ادامه». اگر آنلاین میفروشید یا انبار جدا دارید، «مسدود کردن».
روی فروش سایت هم اثر دارد؟
بله. اگر موجودی حسابداری منفی باشد، عددی که به سایت فرستاده میشود هم بیمعنی است. شش دلیل ناهماهنگی موجودی سایت و انبار این را باز کرده.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان