فاکتور در سامانه مودیان رد شد؛ چه کنیم
صورتحساب ارسالی به سامانهٔ مؤدیان یکی از پنج وضعیت می‌گیرد و اول باید بدانید کدام است. «رد شد» یعنی خطای داده دارد (معمولاً شناسهٔ کالا، نرخ مالیات یا اطلاعات خریدار) و با اصلاح و ارسال دوباره حل میشود؛ حذف‌کردن راه‌حل نیست، اصلاح با سند اصلاحی است.
وضعیت‌های صورتحساب در سامانهٔ مؤدیان، دلایل احتمالی رد شدن و مسیر بررسی و اصلاح آن را مرور می‌کنیم.
یادآوری: این متن راهنمای عمومی است. برای بررسی وضعیت مشمولیت، نرخ‌ها و مهلت‌های جاری، به درگاه ملی خدمات مالیاتی مراجعه کنید یا از مشاور مالیاتی خود بپرسید.
صورتحسابی که به سامانه مودیان می‌فرستید، در مسیر ارسال ممکن است با وضعیت‌های زیر روبه‌رو شود. پیش از هر کاری باید بدانید کدام را گرفته‌اید، زیرا برخی وضعیت‌ها در ظاهر مشابه‌اند اما اقدام متفاوتی می‌طلبند:
- در صف ارسال — هنوز نرفته.
- ارسال‌شده — رفته، پاسخ نهایی نیامده.
- تأییدشده — کار تمام است.
- خطا در ارسال — اصلاً نرسید.
- ردشده — رسید، خوانده شد، و سامانه قبولش نکرد.
«خطا در ارسال» با «ردشده» یکی نیست
این مهم‌ترین تفکیک این مقاله است.
خطا در ارسال یعنی صورتحساب شما به سامانه نرسید: اینترنت قطع بود، سرویس در دسترس نبود، یا امضا و کلید مشکل داشت. این وضعیت به‌تنهایی درستی محتوای فاکتور را ثابت نمی‌کند. پاسخش هم ساده است: دوباره بفرستید. اگر مکرر تکرار شد، مشکل در کلید یا گواهی شماست نه در فاکتور.
ردشده یعنی رسید، سامانه خواندش، و گفت نه. اینجا دوباره فرستادنِ همان چیز، همان پاسخ را می‌گیرد. باید اول ایراد را برطرف کنید.
فرق عملی‌شان این است: اولی را بدون فکر کردن میشود دوباره فرستاد، دومی را نه.
چرا صورتحساب رد میشود
شناسه یکتای تکراری. هر صورتحساب یک شناسهٔ ۲۲ رقمی دارد که فقط یک بار مصرف میشود. اگر دو بار با یک شناسه بفرستید، دومی رد است. ساختار این شناسه را جدا نوشته‌ایم.
اطلاعات ناقص خریدار. برای خریدار حقوقی، شناسه ملی و کد اقتصادی الزامی است. فاکتوری که فقط اسم خریدار دارد، رد میشود.
عدم تطابق ریاضی. جمع ردیف‌ها، تخفیف، ارزش افزوده و مبلغ کل باید دقیقاً بخوانند. یک ریال اختلاف — که معمولاً از گرد کردن میآید — کافی است.
شرح کالای نامعتبر. ردیفی با شرح «متفرقه» یا کد کالای نامعتبر پذیرفته نمی‌شود.
تاریخ خارج از بازهٔ مجاز. صورتحساب باید در مهلت مشخصی بعد از تاریخ صدور ارسال شود. فاکتور خیلی قدیمی رد میشود.
نرخ ارزش افزودهٔ نادرست برای آن نوع کالا یا خدمت.
پیام خطا را بخوانید، حدس نزنید
سامانه معمولاً می‌گوید چرا رد کرده. این متن ذخیره میشود و باید اولین چیزی باشد که نگاه می‌کنید — نه دومین. خیلی‌ها اول شروع می‌کنند به عوض کردن تنظیمات، در حالی که پیام خطا مستقیم گفته کدام فیلد مشکل دارد.
در حساب‌شاپ، هر ارسال با وضعیتش و متن خطای برگشتی نگه داشته میشود، کنار شمارهٔ پیگیری و تعداد دفعات تلاش. یعنی تاریخچهٔ کامل یک صورتحساب یک‌جاست.
اصلاح چگونه انجام میشود
اینجا یک قاعدهٔ حسابداری هست که خیلی‌ها را غافلگیر می‌کند: صورتحسابی که تأیید شده، ویرایش نمی‌شود.
اگر بعد از تأیید فهمیدید اشتباه بوده، راهش صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطال است، نه دست بردن در اصلی. این همان منطقی است که در دفاتر حسابداری هم هست: سند ثبت‌شده اصلاح نمی‌شود، برگردانده میشود.
ولی صورتحسابی که رد شده، هنوز تأیید نشده — پس فاکتور را در سیستم خودتان اصلاح می‌کنید و دوباره می‌فرستید.
سؤال‌های پرتکرار
چند بار میشود دوباره فرستاد؟
محدودیتی در تعداد نیست، ولی اگر ایراد را برطرف نکرده باشید، تکرارش فایده ندارد. تعداد تلاش‌ها ثبت میشود تا خودتان ببینید کجا دور می‌زنید.
صورتحساب تأییدشده را میشود پس گرفت؟
نه به معنی حذف. با صورتحساب ابطالی یا اصلاحی جبران میشود و هر دو در سامانه ثبت میمانند.
اگر مبلغ یک ریال اختلاف داشته باشد؟
رد میشود. معمولاً از گرد کردن ارزش افزوده میآید؛ باید مطمئن شوید محاسبه در یک جا و به یک روش انجام میشود، نه اینکه هر بخش جدا گرد کند.
فاکتور فروش به مصرف‌کنندهٔ نهایی هم رد میشود؟
اقلام لازمش کمتر است (شناسه ملی خریدار الزامی نیست)، ولی جمع‌ها و شرح کالا همچنان باید درست باشند.
چگونه بفهمم مشکل از کلید است نه از فاکتور؟
اگر همهٔ فاکتورها «خطا در ارسال» میگیرند، مشکل کلید یا اتصال است. اگر بعضی «ردشده» و بعضی «تأییدشده»اند، اتصال سالم است و ایراد در محتوای همان فاکتورهاست.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان