تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی (فاکتور فروش) چیست؟
فاکتور فروش سند داخلی معامله است؛ فاکتور رسمی سند مالیاتی است و باید اقلام مشخص (شناسهٔ مالیاتی طرفین، شناسهٔ کالا، نرخ و مبلغ مالیات) را داشته باشد. تفاوت در سربرگ و مهر نیست، در داده‌ای است که رویش می‌نشیند.
تفاوت فاکتور فروش، فاکتور چاپی و صورتحساب الکترونیکی را از نظر اطلاعات لازم و کاربرد هر کدام بررسی می‌کنیم.
یادآوری: این متن راهنمای عمومی است. برای بررسی وضعیت مشمولیت، نرخ‌ها و مهلت‌های جاری، به درگاه ملی خدمات مالیاتی مراجعه کنید یا از مشاور مالیاتی خود بپرسید.
وقتی مشتری حقوقی صورتحساب رسمی می‌خواهد، ممکن است فروشنده تفاوت آن را با فاکتور فروش یا نسخهٔ چاپی نداند. آیا شکل سربرگ و مهر کافی است؟ تفاوت اصلی به نوع اطلاعات لازم، تکلیف صدور و ثبت صورتحساب و کاربرد آن برای فروشنده و خریدار مربوط است.
۱. فاکتور فروش و صورتحساب الکترونیکی چه تفاوتی دارند؟
فاکتور فروش معمولی سند بین شما و مشتری است: چه چیزی، چند عدد، به چه قیمتی. نوع صورتحساب و اطلاعات الزامی آن به تکالیف مالیاتی فروشنده و نوع معامله بستگی دارد.
فاکتور رسمی علاوه بر آن، سندی است که خریدار با آن هزینه‌اش را در دفاتر مالیاتی‌اش می‌نشاند و (اگر مشمول ارزش افزوده باشد) اعتبار مالیاتی‌اش را پس می‌گیرد. برای همین مشتری حقوقی به «برگهٔ معمولی» رضایت نمی‌دهد: فاکتور بدون مشخصات کامل، برای او هزینهٔ قابل قبول محسوب نمیشود.
«فاکتور غیررسمی» اصلاً سند نیست
خیلی‌ها این را به شکل «تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی» جست‌وجو می‌کنند و انتظار دارند دو نوع فاکتور قانونی وجود داشته باشد. ندارد.
«غیررسمی» اسمی است که در بازار به فاکتور فروش معمولی داده شده، و گمراه‌کننده است: آن برگه نامعتبر یا غیرقانونی نیست. سند فروش بین شما و مشتری است و در دفاتر خودتان هم کاملاً معتبر. فقط سند مالیاتی نیست، و همین یک تفاوت است.
پس انواع فاکتوری که واقعاً با آن‌ها سروکار دارید سه تاست:
- پیش‌فاکتور — پیشنهاد قیمت با تاریخ اعتبار. نه تعهدی می‌سازد، نه موجودی را کم می‌کند، نه برای آن سند حسابداری ثبت میشود.
- فاکتور فروش — همان که بازار «غیررسمی» صدایش می‌زند. فروش را ثبت می‌کند، موجودی را کم می‌کند و سند می‌زند.
- فاکتور رسمی — همان فاکتور فروش، به‌علاوهٔ اقلامی که سند مالیاتی لازم دارد.
نکتهٔ عملی‌اش این است که این‌ها سه فاکتور جدا نیستند، سه مرحله‌اند. پیش‌فاکتور به فاکتور فروش تبدیل میشود و فاکتور فروش خروجی رسمی می‌گیرد. اگر کسی به شما گفت باید برای هر کدام سند جدا بزنید، همان‌جا سؤال کنید چرا.
۲. چه اقلامی باید در فاکتور رسمی باشد؟
| قلم | فاکتور فروش | فاکتور رسمی |
|---|---|---|
| مشخصات کامل فروشنده (نام، نشانی، کد اقتصادی/شناسهٔ ملی) | اختیاری | اجباری |
| مشخصات کامل خریدار + کد اقتصادی/ملی | معمولاً خالی | اجباری |
| شمارهٔ سریال و تاریخ | ✓ | ✓ |
| شرح دقیق کالا/خدمت با مقدار و مبلغ واحد | ✓ | ✓ |
| ارزش افزوده به‌صورت سطر جدا | ، | ✓ (در صورت شمول) |
| تخفیف به تفکیک | بهتر است | ✓ |
قاعدهٔ اصلی: در فاکتور رسمی «متفرقه» و «اجناس مختلف» جایی ندارد؛ هر قلم باید شرح و مبلغ خودش را داشته باشد و جمع‌ها با سطرها بخواند.
۳. ارزش افزوده؛ رایج‌ترین سوءتفاهم
مالیات بر ارزش افزوده درآمد شما نیست، مبلغی است که از خریدار می‌گیرید و به سازمان مالیاتی بدهکارید. پس در فاکتور رسمی باید سطر جدا باشد و در حساب‌ها هم جدا بنشیند، نه قاطی فروش. اگر مشمول ارزش افزوده نیستید، آن را در فاکتور نیاورید؛ گرفتن ارزش افزوده بدون گواهی ثبت‌نام، خودش تخلف است.
۴. فاکتور رسمی و سامانهٔ مودیان
این دو مفهوم به هم مرتبط‌اند، اما یکسان نیستند: فاکتور چاپی به‌تنهایی جای صورتحساب الکترونیکی سامانهٔ مؤدیان را نمی‌گیرد. در موارد مشمول، صورتحساب الکترونیکی باید مطابق الزامات سامانه و با شناسه‌ها و شمارهٔ مالیاتی لازم صادر شود. یعنی هر چه امروز فاکتورهای رسمی‌تان کامل‌تر و منظم‌تر باشد، مهاجرت به مودیان برایتان کوتاه‌تر است. جزئیاتش را در راهنمای شروع مودیان برای فروشگاه‌ها نوشته‌ایم.
۵. در عمل: یک سیستم، دو خروجی
اشتباه رایج، دو حساب‌وکتاب موازی است: فروش‌های معمولی یک‌جا و «فاکتورهای رسمی» در یک فایل ورد جدا، که یعنی جمع فروش هیچ‌جا درست نیست. راه درست این است که همهٔ فروش‌ها در یک سیستم ثبت شود و اطلاعات فاکتور چاپی و صورتحساب الکترونیکی از ثبت فروش یکسان تغذیه شوند؛ خروجی چاپی جای ارسال الکترونیکیِ لازم را نمی‌گیرد.
در حساب‌شاپ همین‌طور است: فاکتور را یک بار می‌زنید، چاپ رسمی با اقلام کامل می‌گیرید (خروجی Word هم دارد اگر مشتری قالب خودش را خواست)، و سند حسابداری تراز (با ارزش افزودهٔ تفکیک‌شده) خودکار پشتش ساخته میشود. مشخصات و کد اقتصادی مشتری هم یک بار در پروندهٔ طرف‌حساب ذخیره میشود، نه هر بار در فاکتور.
۶. چک‌لیست پیش از تحویل فاکتور رسمی
- کد اقتصادی/شناسهٔ ملی دو طرف درج شده؟
- شرح هر قلم مشخص است و «متفرقه» ندارد؟
- ارزش افزوده سطر جداست و فقط در صورت شمول آمده؟
- شماره و تاریخ با حساب‌وکتابتان می‌خواند و فاکتور در سیستم ثبت است، نه فقط چاپ‌شده؟
اگر برای صدور فاکتور هنوز از Word و اکسل استفاده می‌کنید، این مقاله را بخوانید و بعد ۱۵ روز رایگان صدور فاکتور با سند خودکار را امتحان کنید.
برای فاکتور فروش معمولی و پیش‌فاکتور، فاکتورساز آنلاین رایگان را امتحان کنید؛ فاکتور رسمی را نمی‌سازد، چون اقلامی مثل کد اقتصادی دو طرف می‌خواهد.
سؤال‌های پرتکرار
هر فاکتوری که مهر و امضا داشته باشد رسمی است؟
نه. رسمی بودن به مهر نیست، به اقلام اطلاعاتی و به این است که سند مالیاتی باشد: شناسهٔ مالیاتی طرفین، شرح دقیق کالا، و ارزش افزودهٔ جدا محاسبه‌شده.
اگر مشمول ارزش افزوده نیستم چه؟
باز هم میتوانید فاکتور بدهید؛ فقط ردیف ارزش افزوده صفر است. چیزی که نباید بکنید این است که ارزش افزوده بگیرید بیآنکه مشمول باشید.
فاکتور رسمی را باید جدا از فاکتور فروش صادر کنم؟
نه. یک فاکتور در سیستم ثبت میشود و خروجی رسمی از همان گرفته میشود. دو فاکتور جدا برای یک فروش، همان جایی است که اختلاف شروع میشود.
فاکتور رسمی صادرشده را میشود اصلاح کرد؟
فاکتوری که سندش خورده اصلاح نمیشود؛ با برگشت از فروش یا صدور فاکتور اصلاحی درست میشود. این نه محدودیت نرمافزار، که قاعدهٔ حسابداری است.
سامانهٔ مؤدیان را الان لازم دارم؟
اطلاعات فاکتورها به شکلی نگه داشته میشوند که برای مؤدیان آماده باشند. اینکه چه زمانی مشمول میشوید، به صنف و حجم فروش شما بستگی دارد.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان