کدگذاری کالا و SKU: قاعده‌ای که بعداً پشیمان نشوید

کد کالا شبیه چیز کم‌اهمیتی است، یک رشتهٔ کوتاه که هیچ‌کس جز انباردار نمی‌بیندش. ولی این رشته، کلیدی است که موجودی، فاکتور، سایت و گزارش سود همه با آن به هم وصل می‌شوند. عوض‌کردنش بعد از دو سال، کار یک روز نیست.

خبر خوب این است که یک قاعدهٔ درست، پنج دقیقه وقت می‌برد.

کد کالا برای توصیف نیست، برای شناسایی است

اشتباه اصلی همین‌جاست: مردم می‌خواهند از روی کد بفهمند کالا چیست. برای همین سعی می‌کنند همه‌چیز را داخلش بچپانند، رنگ، سایز، فصل، تأمین‌کننده، حتی قیمت.

ولی کدی که همه‌چیز را توصیف کند، با اولین تغییر همان چیزها غلط می‌شود. و کد غلط از کد بی‌معنی بدتر است، چون به آن اعتماد می‌کنید.

قاعدهٔ اصلی: هر چیزی که ممکن است عوض شود، نباید در کد باشد.

چه چیزهایی هیچ‌وقت نباید در کد باشند

چیز	چرا نه
قیمت	قیمت هر سال چند بار عوض می‌شود
نام تأمین‌کننده	تأمین‌کننده عوض می‌شود، کالا همان است
فصل یا سال	«SHIRT-1403» سال بعد چه معنی می‌دهد؟
موقعیت در انبار	قفسه‌ها جابه‌جا می‌شوند
حروف فارسی	در اسکن، آدرس سایت و فایل اکسل دردسر می‌سازد
فاصله و ‎/‎ و ‎#‎	در URL و بارکد مشکل درست می‌کنند

یک ساختار که جواب می‌دهد

سه بخش، با خط تیره، همه لاتین و بزرگ:

[دسته]-[برند]-[شماره]

مثال برای یک فروشگاه لوازم آرایشی:

کالا	کد
شامپو ضدریزش برند آوینا	HAIR-AVN-001
ماسک مو برند آوینا	HAIR-AVN-002
کرم آبرسان برند نیلوفر	SKIN-NLF-001
ادکلن مردانه برند رزآوا	PERF-RZA-001

چرا این جواب می‌دهد:

• دسته تقریباً هیچ‌وقت عوض نمی‌شود.
• برند هم همین‌طور (تأمین‌کننده ممکن است عوض شود، برند نه).
• شماره فقط یک شمارندهٔ ساده است و لازم نیست معنی بدهد.

اگر برند ندارید یا برایتان مهم نیست، دو بخشی هم کافی است: HAIR-001.

تنوع‌ها: پدر و فرزند

کالای تنوع‌دار، یک کد پایه دارد و هر تنوع یک پسوند:

تنوع	کد
کرم پودر، شمارهٔ ۰۱	FND-RZA-001-01
کرم پودر، شمارهٔ ۰۲	FND-RZA-001-02
تی‌شرت مشکی سایز L	TSH-AVN-004-BK-L

پسوند را کوتاه و ثابت نگه دارید. برای رنگ و سایز یک فهرست مختصر بسازید (BK، WH، S، M، L) و همیشه از همان استفاده کنید، نه یک بار BLACK و بار بعد BK.

بارکد، کد کالا نیست

این دو را قاطی نکنید:

• بارکد (مثلاً EAN-13) را تولیدکننده روی بسته چاپ کرده. مال شما نیست و شما تعیینش نمی‌کنید.
• کد کالا (SKU) مال شماست و در سیستم شما معنی دارد.

یک کالا می‌تواند چند بارکد داشته باشد (بارکد عددی و بارکد کارتن) ولی فقط یک کد کالا. اگر کالای بدون بارکد دارید (تولید خودتان، بسته‌بندی خودتان)، بارکد داخلی بسازید و چاپ کنید؛ ولی همچنان کد کالا را جدا نگه دارید.

مدیریت کالا و بارکد اجازه می‌دهد یک کالا چند بارکد داشته باشد، هرکدام با ضریب بسته، یعنی اسکن بارکد کارتن، به‌اندازهٔ یک کارتن به فاکتور اضافه می‌کند نه یک عدد.

طول و شکل: چند قاعدهٔ عملی

• بین ۸ تا ۱۶ کاراکتر. کوتاه‌تر، تکراری می‌شود؛ بلندتر، تایپ‌کردنی نیست.
• فقط حروف لاتین بزرگ، عدد و خط تیره.
• صفر ابتدایی را نگه دارید (001 نه 1): وگرنه اکسل آن‌ها را به عدد تبدیل می‌کند و صفرها می‌روند.
• از حروفی که با هم اشتباه می‌شوند پرهیز کنید: O و 0، I و 1. کسی که کد را از روی برچسب می‌خواند، اشتباه می‌کند.

اگر کدهای فعلی‌تان به‌هم‌ریخته است

سه حالت دارد:

۱. هنوز شروع نکرده‌اید. خوش‌شانسید. قاعده را همین حالا انتخاب کنید.

۲. کدها هستند ولی بی‌قاعده‌اند و جایی تطبیق نشده‌اند. تغییرشان کم‌هزینه است. یک بار وقت بگذارید و همه را یکدست کنید.

۳. کدها به سایت یا سیستم دیگری تطبیق شده‌اند. این‌جا احتیاط لازم است: تغییر کد یعنی آن تطبیق می‌شکند و سفارش‌های سایت دیگر به کالای درست نمی‌رسند. کد را فقط با ابزاری عوض کنید که تاریخچه را نگه دارد و پیش از تغییر هشدار بدهد که این کد جایی استفاده شده است.

در حساب‌شاپ، هر تغییر کد کالا ثبت می‌شود و اگر آن کد به فروشگاه اینترنتی وصل باشد، قبل از تغییر می‌گوید.

و یک توصیهٔ آخر

قاعده را جایی بنویسید، یک برگه، یک فایل، هرجا. نه برای خودتان؛ برای کسی که سال بعد کالای جدید ثبت می‌کند و نمی‌داند شما چه فکری کرده بودید.

بیشتر سیستم‌های کدگذاری به‌هم‌ریخته، از یک قاعدهٔ خوب شروع شده‌اند که هیچ‌کس ننوشته بودش.

برای مراحل بعدی راه‌اندازی، چک‌لیست مهاجرت از اکسل و راهنمای حسابداری فروشگاه اینترنتی را ببینید.

سؤال‌های پرتکرار

فرق کد کالا با بارکد چیست؟

کد کالا چیزی است که شما تایپ و جست‌وجو می‌کنید و باید یکتا و بامعنی باشد. بارکد چیزی است که دستگاه می‌خواند. یک کالا یک کد دارد ولی می‌تواند چند بارکد داشته باشد — مثلاً یکی برای تک و یکی برای کارتن.

رنگ و سایز را داخل کد بنویسم؟

نه به‌صورت متن آزاد. رنگ و سایز ویژگی‌های تنوع‌اند و جای خودشان را دارند. اگر داخل کد بنویسیدشان، اولین باری که یک رنگ اسمش عوض شود، کدتان دروغ می‌گوید.

کدهای فعلی‌ام به‌هم‌ریخته است، از اول شروع کنم؟

نه یکباره. کدهای موجود را نگه دارید و قاعدهٔ جدید را از کالاهای تازه شروع کنید. تغییر کد یک کالای فعال باید ردش بماند تا فاکتورهای قدیمی قابل پیگیری بمانند.

کد را عددی بگذارم یا حرف هم داشته باشد؟

هر دو کار می‌کند. مهم‌تر این است که طولش ثابت باشد و کاراکتر مبهم (فاصله، خط تیرهٔ اضافی، حروف شبیه به هم) نداشته باشد.

شمارهٔ فنی یا شابک را می‌شود کد کالا گذاشت؟

بله، و اگر صنف شما چنین شماره‌ای دارد، بهترین انتخاب همان است: یکتاست، روی جعبه نوشته شده، و مشتری با همان می‌آید.