پیگیری طلب از مشتری: گزارش سنی بدهکاران و سقف اعتبار
برای پیگیری طلب از مشتری، هر فاکتور نسیه را با تاریخ سررسید ثبت کنید، هر دریافت را به فاکتورش وصل کنید و هفتهای یک بار گزارش سنی بدهکاران را ببینید: طلب هر مشتری به تفکیک اینکه سررسید نشده، تا ۳۰ روز، ۳۱ تا ۶۰ روز یا بیش از ۶۰ روز از موعدش گذشته. پیگیری را از قدیمیترین طلب شروع کنید و برای هر مشتری سقف اعتبار بگذارید.
طلب شما سه عدد است، نه یکی. گزارش سنی بدهکاران با یک نمونه، روال پنج‌قدمی هفتگی برای پیگیری، سقف اعتبار هر مشتری، و کاری که با طلب سوخت‌شده باید کرد.
فروش نسیه در بیشتر فروشگاه‌ها اجتناب‌ناپذیر است: همکار صنفی که هفتهای یک بار جنس می‌برد، مشتری قدیمی که «آخر ماه حساب می‌کنم»، یا فروشنده‌ای در شهر دیگر که کالا را می‌برد و بعد از فروش پولش را می‌فرستد. مشکل خودِ نسیه نیست. مشکل این است که خیلی زود معلوم نیست چه کسی، چقدر، و از کِی بدهکار است.
نتیجه‌اش را همه دیده‌اند: پولی که روی کاغذ دارید و در حساب نه، و مشتری‌ای که چون کسی سراغش نیامده، فکر می‌کند عجله‌ای نیست. این مقاله یک روش ساده برای دیدن و پیگیری طلب‌هاست، از گزارشی به اسم «سنی بدهکاران» تا سقف اعتبار هر مشتری.
طلب شما سه عدد است، نه یکی
وقتی می‌پرسید «چقدر طلب داریم»، معمولاً یک عدد می‌شنوید: جمع کل. این عدد کم‌اهمیت‌ترین عدد است. سه سؤال مهم‌ترند:
- چقدرش سررسید گذشته است؟ طلبی که موعدش نرسیده، هنوز طلبِ عقب‌افتاده نیست.
- چقدرش قدیمی است؟ پولی که دو ماه است عقب افتاده، با پولی که دیروز موعدش بوده یکی نیست؛ هر چه قدیمی‌تر، وصولش سخت‌تر.
- پیش چه کسانی است؟ پنجاه میلیون تومان طلب پیش ده مشتری، با پنجاه میلیون پیش یک نفر، دو ریسک کاملاً متفاوت است.
پول گیرکرده در طلبها همان پولی است که برای خرید بعدی کم می‌آورید. اگر سود دارید ولی همیشه پول کم دارید، سرمایه در گردش فروشگاه این رابطه را باز کرده.
گزارش سنی بدهکاران چیست
گزارش سنی بدهکاران همان طلب‌هاست، به تفکیک چند روز از سررسیدشان گذشته. هر مشتری یک سطر دارد و طلبش در چند ستون پخش می‌شود. یک نمونه (تومان):
| مشتری | سررسید نشده | تا ۳۰ روز | ۳۱ تا ۶۰ روز | بیش از ۶۰ روز | جمع |
|---|---|---|---|---|---|
| فروشگاه نیک | ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ | |||
| آقای رضایی | ۴٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۶٬۵۰۰٬۰۰۰ | ۱۰٬۵۰۰٬۰۰۰ | ||
| خانم کریمی | ۹٬۲۰۰٬۰۰۰ | ۹٬۲۰۰٬۰۰۰ | |||
| پخش البرز | ۲۱٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۲۱٬۰۰۰٬۰۰۰ |
اگر فقط ستون «جمع» را نگاه کنید، فروشگاه نیک دومین بدهکار بزرگ است. ولی کل طلبش هنوز سررسید نشده و جای نگرانی نیست. مشکل واقعی پخش البرز است: بیست‌ویک میلیون تومان که بیش از دو ماه از موعدش گذشته. این گزارش ترتیب تلفن‌های فردا صبح را به شما می‌دهد.
این گزارش فقط وقتی کار می‌کند که هر فاکتور نسیه سررسید داشته باشد. فاکتوری که موعد پرداختش نوشته نشده، هیچ‌وقت «عقب‌افتاده» نمی‌شود و همیشه در ستون اول می‌ماند.
یک روال هفتگی برای پیگیری
پیگیری طلب کار یک‌باره نیست؛ کار هفتگی است. این پنج قدم را در یک روز ثابت هفته انجام دهید:
۱. هر فاکتور نسیه را با سررسید ببندید. «آخر ماه» روی فاکتور ننویسید؛ تاریخ بنویسید. اگر با مشتری قرار سیروزه دارید، همان را روی فاکتور بیاورید. نمونهٔ کامل یک فاکتور را در نمونه فاکتور فروش ببینید.
۲. هر دریافت را به فاکتورش وصل کنید. پولی که مشتری داده، اگر به فاکتوری تخصیص داده نشود، بدهی کل را کم می‌کند ولی معلوم نیست کدام فاکتور تسویه شده. آن‌وقت گزارش سنی نمی‌داند کدام طلب قدیمی است.
۳. گزارش سنی را باز کنید و از پایین شروع کنید. اول سراغ ستون «بیش از ۶۰ روز» بروید، بعد «۳۱ تا ۶۰». طلب‌های تازه معمولاً بدون پیگیری هم می‌رسند.
۴. با صورتحساب تماس بگیرید، نه با حدس. پیش از تماس، صورتحساب همان مشتری را چاپ یا ذخیره کنید و برایش بفرستید: فاکتورها، پرداخت‌ها و مانده. بحث «من که پرداخت کرده بودم» با یک برگه تمام می‌شود، نه با حافظهٔ دو نفر.
۵. برای طلب‌های خیلی قدیمی تصمیم بگیرید. مشتری‌ای که بیش از دو ماه عقب است، تا تسویه نکرده نسیهٔ تازه نگیرد. این را مؤدبانه ولی روشن بگویید.
سقف اعتبار: پیش از اینکه دیر شود
بهترین زمان برای مدیریت طلب، پیش از فروش نسیه است. سقف اعتبار یعنی برای هر مشتری یک عدد مشخص کنید: بیشتر از این مبلغ نسیه نمی‌برد.
چند نکته برای تعیین سقف:
- برای مشتری تازه کوچک شروع کنید و بعد از چند تسویهٔ سر وقت، بالا ببرید.
- سقف را با حجم خرید ماهانهٔ مشتری بسنجید، نه با حس.
- وقتی کسی به سقف رسید، فروش نقدی یا با پیش‌پرداخت ادامه پیدا کند تا بدهی قبلی کم شود.
سقف اعتبار قرار نیست مشتری را براند. قرار است جلوی روزی را بگیرد که یک مشتری آن‌قدر بدهکار شده که دیگر نه شما می‌توانید از او بگذرید و نه او می‌تواند بدهی را بدهد.
وقتی مشتری به‌جای پول چک می‌دهد
چک طلب را تمام نمی‌کند؛ شکلش را عوض می‌کند. از «طلب از مشتری» به «چک دریافتنی» می‌رود، و تا وصول نشده پول شما نیست. پیش از گرفتن چک، ثبت و تأییدش را در سامانهٔ صیاد چک کنید؛ ترتیبش را در ثبت، تأیید و انتقال چک صیادی نوشته‌ایم. و اگر چکی برگشت خورد، طلب دوباره به حساب مشتری برمی‌گردد؛ قدم‌های بعدی در چک برگشتی: قدم‌های حقوقی و حسابداری است.
طلبی که دیگر وصول نمی‌شود
گاهی باید قبول کرد که بخشی از طلب برنمی‌گردد: مشتری مغازه را بسته، یا مبلغ آن‌قدر کم است که پیگیری حقوقی‌اش نمی‌ارزد. این طلب را نباید سال‌ها در حساب‌ها نگه دارید، چون دارایی‌ای را نشان می‌دهد که وجود ندارد. با حسابدارتان تصمیم بگیرید و آن را به هزینه ببرید. اینکه از نظر مالیاتی هزینهٔ قابل قبول حساب می‌شود یا نه، شرایط و مدرک خودش را دارد؛ پیش از ثبت، با مشاور مالیاتی‌تان چک کنید.
در حساب‌شاپ
روی فاکتور فروش نسیه، خانهٔ «سررسید (نسیه)» هست. همین که مشتری را انتخاب می‌کنید، فرم مانده بدهی فعلی او و خریدهای اخیرش را نشان می‌دهد، تا پیش از فروش بدانید با چه کسی طرفید.
در کارت هر شخص می‌توانید سقف اعتبار بگذارید. اگر فروش نسیهٔ تازه بدهی او را از سقف بالاتر ببرد، فرم فاکتور همان‌جا هشدار می‌دهد و میگوید بدهی به چه عددی می‌رسد. این هشدار جلوی فروش را نمی‌گیرد؛ تصمیم با خودتان است. صفحهٔ هر شخص هم نشان می‌دهد چند درصد سقفش استفاده شده.
گزارش مطالبات به تفکیک سن طلبها را در ستون‌های «سررسید نشده»، «تا ۳۰ روز»، «۳۱ تا ۶۰ روز» و «بیش از ۶۰ روز» می‌چیند، قدیمیترین پول اول. ستون جدای «بدون فاکتور / بستانکار» هم بدهی‌هایی را نشان می‌دهد که فاکتوری پشتشان نیست، مثل طلبی که در سند افتتاحیه آمده، تا جمع گزارش با ماندهٔ دفتر بخواند. گزارش را می‌توانید به گروه اشخاص محدود کنید؛ مثلاً فقط همکاران صنفی.
هنگام ثبت دریافت، پول را به فاکتورهای همان مشتری تخصیص می‌دهید و سررسید هر فاکتور کنارش دیده می‌شود. از صفحهٔ هر شخص هم با «چاپ صورتحساب» گردش حسابش را برای خودش میفرستید. اگر طلب‌هایتان را از دفتر قبلی می‌آورید، سند افتتاحیه راهش را گفته. بقیهٔ گزارش‌ها در گزارش‌های مدیریتی و راهنمای گزارش‌ها هست.
سؤال‌های پرتکرار
گزارش سنی بدهکاران با صورتحساب مشتری چه فرقی دارد؟
صورتحساب گردش یک مشتری است: همهٔ فاکتورها و پرداختهایش به ترتیب تاریخ. گزارش سنی همهٔ مشتریها را کنار هم میگذارد و فقط میگوید طلب هر کدام چقدر عقب افتاده. اولی را برای مشتری میفرستید، دومی را برای خودتان نگه میدارید.
اگر مشتری بخشی از بدهی را بدهد، از کدام فاکتور کم شود؟
رسم معمول این است که از قدیمیترین فاکتور کم شود، مگر اینکه خود مشتری بگوید بابت کدام فاکتور است. مهم این است که تخصیص را ثبت کنید، وگرنه نمیدانید کدام فاکتور هنوز باز است.
سقف اعتبار را چقدر بگذارم؟
عدد ثابتی وجود ندارد. یک قاعدهٔ عملی این است که سقف را نزدیک به خرید یک دورهٔ پرداختِ همان مشتری بگذارید؛ اگر ماهی ده میلیون تومان می‌خرد و قرارتان سیروزه است، سقفی نزدیک همان ده میلیون. برای مشتری تازه کمتر.
هر چند وقت یک بار طلبها را پیگیری کنم؟
هفتهای یک بار، در یک روز ثابت. ماهانه دیر است؛ تا ماه بعد، طلبِ سیروزه شصتروزه شده.
طلب سوخت‌شده را از حساب مشتری پاک کنم؟
پاک نکنید؛ با سند به هزینه ببرید تا ردش بماند. اگر روزی مشتری برگشت و پرداخت کرد، باید بدانید این پول بابت چیست.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان