پیشفاکتور چیست و چه فرقی با فاکتور دارد
پیشفاکتور پیشنهاد قیمتِ مکتوب است و پیش از توافق صادر میشود: موجودی را کم نمی‌کند، طلبی نمی‌سازد، سند حسابداری ندارد و مالیاتی هم به گردن شما نمی‌گذارد. فاکتور بعد از توافق صادر میشود و سندِ فروش است. پیشفاکتور باید مدت اعتبار داشته باشد.
هشت تفاوت پیشفاکتور با فاکتور در یک جدول، چهار چیزی که فقط پیشفاکتور باید داشته باشد، و اینکه چرا پیش‌پرداختِ مشتری هنوز فروش نیست.
پیشفاکتور یک پیشنهاد قیمتِ مکتوب است: به مشتری می‌گوید اگر همین امروز بخرد، چه چیزی، با چه قیمتی و با چه شرایطی می‌گیرد. هنوز فروشی اتفاق نیفتاده. فاکتور بعد از توافق صادر میشود و همان سندِ فروش است.
این فرق ساده، در عمل جایی است که خیلی از حساب‌وکتاب‌ها خراب میشود: پیش‌فاکتوری که «فروش» حساب شده، یا فاکتوری که به‌جای پیشفاکتور داده شده و حالا باید برگشت بخورد.
پیشفاکتور چه فرقی با فاکتور دارد
| پیشفاکتور | فاکتور فروش | |
|---|---|---|
| چه زمانی صادر میشود | قبل از توافق | بعد از توافق یا تحویل |
| تعهد می‌سازد؟ | نه؛ پیشنهاد است | بله؛ سندِ معامله است |
| موجودی انبار | دست نمی‌خورد | کم میشود |
| طلب از مشتری | ثبت نمی‌شود | ثبت میشود |
| سند حسابداری | ندارد | دارد |
| مالیات ارزش افزوده | فقط نشان داده میشود | واقعاً بدهکار می‌شوید |
| در گزارش فروش | نمی‌آید | می‌آید |
| مدت اعتبار | دارد و باید نوشته شود | ندارد |
خلاصه‌اش: پیشفاکتور روی کاغذ شبیه فاکتور است، ولی در دفتر شما هیچ اثری ندارد. تا وقتی به فاکتور تبدیل نشده، نه فروخته‌اید، نه طلبی دارید، نه مالیاتی بدهکارید.
چه چیزهایی باید در پیشفاکتور باشد
همان اقلام فاکتور فروش، به‌علاوهٔ چهار چیز که فقط مالِ پیشفاکتور است:
- مدت اعتبار. «این قیمت تا ۱۴۰۵/۰۷/۲۱ معتبر است.» در بازاری که قیمت هفته‌به‌هفته عوض میشود، پیش‌فاکتورِ بی‌تاریخ یعنی مشتری یک ماه بعد با همان برگه برمی‌گردد.
- زمان تحویل. موجود است، یا چند روز بعد از تأیید می‌رسد.
- شرایط پرداخت. چقدر پیش‌پرداخت، باقی‌مانده کِی و چطور.
- عبارتِ «پیشفاکتور». بالای برگه، درشت. تا کسی آن را با فاکتور اشتباه نگیرد، نه مشتری و نه حسابدارِ خودتان.
اقلام مشترک را در نمونه فاکتور فروش با یک نمونهٔ پرشده آورده‌ایم؛ پیشفاکتور همان جدول را دارد.
یک نمونهٔ کوتاه
پیشفاکتور شمارهٔ ۸۶ — تاریخ: ۱۴۰۵/۰۷/۱۴ — اعتبار: تا ۱۴۰۵/۰۷/۲۱
| شرح | تعداد | قیمت واحد (تومان) | مبلغ (تومان) |
|---|---|---|---|
| میز اداری مدل ۱۴۰ | ۴ | ۶٬۲۰۰٬۰۰۰ | ۲۴٬۸۰۰٬۰۰۰ |
| صندلی گردان | ۴ | ۳٬۴۵۰٬۰۰۰ | ۱۳٬۸۰۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۳۸٬۶۰۰٬۰۰۰ | ||
| مالیات ارزش افزوده (۱۰٪) | ۳٬۸۶۰٬۰۰۰ | ||
| جمع کل | ۴۲٬۴۶۰٬۰۰۰ |
تحویل: پنج روز کاری پس از تأیید
پرداخت: ۵۰٪ هنگام تأیید، ۵۰٪ هنگام تحویل
این برگه پیشفاکتور است و سند فروش نیست.
پیش‌پرداخت گرفتید؟ هنوز فروش نیست
مشتری پیشفاکتور را تأیید میکند و نصف مبلغ را می‌ریزد. خیلی‌ها همین‌جا فاکتور می‌زنند، یا بدتر، کلِ مبلغ را فروش حساب می‌کنند.
پولی که پیش از تحویل گرفته‌اید پیشدریافت است: به مشتری بدهکارید، یا کالا یا پولش. اگر سفارش لغو شود، باید برگردد. فروش وقتی ثبت میشود که فاکتور صادر شود، و آن‌وقت پیشدریافت از مبلغ فاکتور کم میشود.
اگر این را قاطی کنید، سودِ این ماه بیشتر از واقع دیده میشود و موجودی انبار کالایی را نشان می‌دهد که قولش را به کسی داده‌اید.
سه اشتباه رایج
پیشفاکتور بدون تاریخ اعتبار. گران‌ترین اشتباه در بازار پرنوسان. اگر قیمت خرید شما بالا برود و مشتری با برگهٔ دو هفته پیش بیاید، یا باید ضرر بدهید یا مشتری را برنجانید.
حساب‌کردنِ پیشفاکتورها به‌عنوان فروش. «این ماه دویست میلیون پیشفاکتور دادم» یعنی دویست میلیون پیشنهاد داده‌اید. فروش آن مقداری است که فاکتور شده.
دو بار تایپ‌کردن. پیشفاکتور را در ورد می‌نویسند و بعد از تأیید، همان را از اول در فاکتور وارد می‌کنند. هر بار تایپِ دوباره، یک فرصت برای اشتباه در قیمت یا تعداد است. پیشفاکتور باید به فاکتور تبدیل شود، نه اینکه دوباره نوشته شود.
در حساب‌شاپ
پیشفاکتور یکی از پنج نوع سندی است که از همان فرمِ فاکتور صادر میشود. ثبتش هیچ سند حسابداری نمی‌سازد، هیچ کالایی از انبار کم نمی‌کند و در گزارش فروش هم نمی‌آید؛ یعنی دقیقاً همان چیزی است که باید باشد.
وقتی مشتری تأیید کرد، دکمهٔ «تبدیل» یک پیش‌نویسِ فاکتور فروش با همان اقلام می‌سازد. آن را مرور و ثبت می‌کنید و از همان لحظه موجودی و طلب و سند، همه با هم ثبت می‌شوند.
دو چیز را هم بدانید تا غافلگیر نشوید: برای مدت اعتبار خانهٔ جدایی نیست و باید آن را در توضیحاتِ پیشفاکتور بنویسید؛ و از فاکتورِ ساخته‌شده، لینکی به پیش‌فاکتورِ اولیه وجود ندارد. قدم‌به‌قدمِ کار در راهنمای فاکتور و پیشفاکتور هست.
سؤال‌های پرتکرار
پیشفاکتور اعتبار قانونی دارد؟
پیشفاکتور پیشنهاد است، نه قرارداد. وقتی مشتری آن را تأیید و امضا کند یا بر اساسش پول بدهد، نشانهٔ توافق دو طرف میشود و میشود به آن استناد کرد. برای معاملههای بزرگ، تأیید مکتوب بگیرید.
پیشفاکتور مالیات ارزش افزوده دارد؟
مالیات را در آن نشان میدهید تا مشتری مبلغ نهایی را بداند، ولی تا فاکتور صادر نشده، مالیاتی به گردن شما نیست.
میشود با پیشفاکتور پول گرفت؟
بله، و رایج است. فقط آن پول پیشدریافت است نه فروش، و اگر سفارش به هم بخورد باید برگردد.
پیشفاکتور به انگلیسی چه میشود؟
Proforma Invoice. در خرید خارجی به همین نام از فروشنده میخواهید و برای ثبت سفارش هم همین سند لازم است.
شمارهٔ پیشفاکتور باید با شمارهٔ فاکتور یکی باشد؟
نه. دو سری شمارهٔ جدا دارند. خیلی از پیشفاکتورها هیچوقت فاکتور نمیشوند، و اگر شمارهها مشترک باشد، سری فاکتورهایتان جاافتادگی پیدا میکند.
اگر مشتری بعد از تاریخ اعتبار برگشت چه کنم؟
پیشفاکتور تازه با قیمت روز بدهید. همان تاریخ اعتبار دقیقاً برای همین روز نوشته شده.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان