اتصال سپیدار به ووکامرس: چه چیزی ممکن است و چه چیزی نه
سپیدار روی کامپیوتر دفتر نصب است و از اینترنت در دسترس نیست، پس اتصال زندهٔ آن به ووکامرس فقط با یک واسط روی همان کامپیوتر ممکن است و آن هم به سرویس وبِ نسخهٔ شما بستگی دارد. سه راه واقعی وجود دارد: ورود با فایل، واسطِ روی همان ماشین، یا بردن حساب فروشگاه اینترنتی به نرمافزاری که از اول با سایت حرف میزند.
سپیدار روی کامپیوتر دفتر است و ووکامرس روی سرور؛ همین یک تفاوت، سه راه بیشتر باقی نمیگذارد. این راهنما هر سه را با هزینه و محدودیت واقعیشان میگوید و چهار سؤالی که باید پیش از خرید هر راهحلی بپرسید.
بیشتر کسانی که «اتصال سپیدار به ووکامرس» را جستوجو میکنند یک وضعیت مشترک دارند: سپیدار سالهاست روی کامپیوتر دفتر نصب است و حسابوکتاب آنجاست، و حالا یک فروشگاه ووکامرسی هم راه افتاده که سفارشهایش جای دیگری مینشیند. هر شب یک نفر سفارشها را از پنل سایت نگاه میکند و در سپیدار فاکتور میزند.
سؤال واقعی این نیست که «چطور وصل کنم». اول باید بدانید چه چیزی اصلاً قابل وصلشدن است، چون این اتصال با وصلکردن دو سرویس ابری فرق بنیادی دارد.
چرا این اتصال از بقیه سختتر است
ووکامرس روی سروری است که همیشه روشن است و از هر جای اینترنت میشود صدایش زد. سپیدار روی کامپیوتری است که در دفتر شماست، پشت مودم، و شبها احتمالاً خاموش. برای اینکه این دو با هم حرف بزنند، یکی باید بتواند دیگری را صدا بزند و هیچکدام بهطور پیشفرض نمیتوانند.
از اینجا بیشتر از سه حالت وجود ندارد:
- کامپیوترِ سپیدار خودش برود سراغ سایت و سفارشها را بردارد.
- روی همان کامپیوتر سرویسی بالا بیاید که از بیرون قابل صدا زدن باشد.
- آدمی وسط بایستد و داده را جابهجا کند.
هر راهحلی که به شما فروخته میشود، یکی از همین سه تاست. تفاوتشان در این است که کدام قسمت را خودکار میکنند و چه چیزی را به گردن شما میگذارند.
راه اول: فایل، بهجای اتصال
سادهترین کار این است که از ووکامرس خروجی سفارشها را بگیرید و در سپیدار وارد کنید. برای فروشگاهی که روزی چند سفارش دارد این واقعاً کار میکند و هزینهای هم ندارد.
جایی که کم میآورد سه چیز است:
موجودی برنمیگردد. فایل یکطرفه است. کالایی که در مغازه فروختهاید هنوز در سایت موجود نشان داده میشود، و اضافهفروشی از همینجا شروع میشود.
تأخیر، خودش خطاست. سفارشی که شب ثبت میشود تا فردا در حسابها نیست. اگر همان روز مشتری زنگ بزند و سفارش را عوض کند، دو نسخه از یک واقعیت دارید.
کسی باید یادش بماند. هفتهٔ شلوغ همان هفتهای است که این کار عقب میافتد، و عقبافتادنش تا آخر ماه معلوم نمیشود.
راه دوم: واسط روی همان کامپیوتر
راه فنیتر این است که برنامهای روی همان کامپیوترِ سپیدار اجرا شود، هر چند دقیقه سفارشهای تازه را از API ووکامرس بگیرد و در سپیدار ثبت کند.
این کار شدنی است، ولی پیش از آنکه هزینهاش کنید سه چیز را روشن کنید:
آیا نسخهٔ سپیدار شما راه ورودی دارد؟ سپیدار برای یکپارچگی سرویس وب دارد، ولی در دسترس بودنش به نسخه و امکاناتی که خریدهاید بستگی دارد. این را باید از فروشندهٔ خودتان بپرسید، نه از فروشندهٔ واسط. جوابِ مبهم در این مرحله یعنی هزینهٔ ناتمام در مرحلهٔ بعد.
آن کامپیوتر همیشه روشن میماند؟ واسطی که روی ماشین خاموش اجرا نمیشود، سفارشها را جمع نمیکند؛ فقط عقب میافتد و شما خبر ندارید.
اگر سرویس را از اینترنت باز کنید، چه کسی مسئول امنیتش است؟ بازکردن یک درگاه به کامپیوتری که همهٔ دفاتر مالی شما در آن است، تصمیم کوچکی نیست. اگر این راه را میروید، بخواهید که ارتباط فقط از داخل به بیرون باشد و هیچ درگاهی روی مودم باز نشود.
راه سوم: مرجع را جابهجا کنید
راه سوم این است که بپذیرید نرمافزاری که ده سال پیش برای دفتر ساخته شده، قرار نبوده با یک فروشگاه اینترنتی حرف بزند، و حسابوکتاب فروشگاه اینترنتی را جایی ببرید که از اول برای همین ساخته شده است.
این یعنی سپیدار برای بقیهٔ کارها بماند و فروشگاه اینترنتی حساب خودش را داشته باشد، یا کلاً جابهجا شوید. تصمیمش به این بستگی دارد که چند درصد فروشتان از سایت است.
قبل از هر تصمیمی، این چهار سؤال
۱. سفارش سایت باید در چند دقیقه در حسابها باشد؟ اگر جواب «تا آخر روز» است، فایل کافی است. اگر «همان لحظه» است، اتصال لازم دارید.
۲. موجودی سایت را چه کسی درست نگه میدارد؟ مرجع باید یکی باشد و همان به دیگری بفرستد. راهحلی که فقط سفارش را میآورد و موجودی را برنمیگرداند، نصف مسئله را حل کرده است.
۳. مرجوعی و لغو سفارش چه میشود؟ سفارشی که در سایت لغو میشود ولی فاکتورش صادر شده، جایی باید تعیین تکلیف شود. بیشتر راهحلهای ارزان این را ندارند.
۴. کدام کالای سایت با کدام کالای حسابداری یکی است؟ این تطبیق باید با کد پایدار انجام شود، نه با نام. نام کالا در سایت عوض میشود، و اتصالی که با نام کار کند همان روز میشکند. کدگذاری درست پیشنیاز هر اتصالی است.
اگر تصمیم گرفتید حساب فروشگاه اینترنتی را جدا کنید
حسابشاپ برای همین ساخته شده: سفارشهای ووکامرس خودشان فاکتور میشوند و موجودی از حسابداری به سایت برمیگردد. کالاها و طرفحسابها را با فایل CSV وارد میکنید و ماندهها را با سند افتتاحیه، پس لازم نیست گذشته را بازسازی کنید.
اگر میخواهید اول ببینید در عمل چه شکلی است، راهنمای گامبهگام اتصال کل کار را در کمتر از ده دقیقه نشان میدهد.
سؤالهای پرتکرار
سپیدار افزونهٔ رسمی برای ووکامرس دارد؟
راه یکپارچگی سپیدار سرویس وب آن است، نه افزونهٔ وردپرسی. هر افزونه یا واسطی که میبینید کار شرکت ثالث است، پس پیش از خرید بپرسید با کدام نسخهٔ سپیدار و با کدام امکانات کار میکند.
میشود بدون برنامهنویس این کار را کرد؟
اگر منظورتان راه فایل است بله. اتصال زنده تقریباً همیشه یا برنامهنویس میخواهد یا خرید یک واسط آماده، و در هر دو حالت نگهداریاش هم هزینه دارد: هر بهروزرسانی ووکامرس یا سپیدار میتواند اتصال را بشکند.
سفارشهای قدیمی سایت هم منتقل میشوند؟
معمولاً نه، و لازم هم نیست. چیزی که برای شروع لازم است ماندههاست، نه تاریخچهٔ تراکنشها: موجودی کالا، طلب و بدهی اشخاص، و مانده بانک و صندوق. چکلیست مهاجرت ترتیبش را میگوید.
اگر سایت و سپیدار عددهای متفاوتی نشان بدهند، کدام درست است؟
آنکه مرجع تعیین کردهاید. اگر مرجع را از اول مشخص نکرده باشید، جواب این سؤال هیچوقت روشن نمیشود و هر ماه وقتتان صرف پیدا کردن اختلاف میشود.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان