حسابداری فروشگاه ووکامرس: از سفارش تا سند، گام به گام
فروش آنلاین آسانتر از حسابداری آن است. مشتری روی «پرداخت» میزند، پول به حسابتان میآید و کالا ارسال میشود — اما در دفاتر، همان یک سفارش پنج رویداد مالی جداگانه است. اگر یکی از این پنج جا نیفتد، آخر سال سود واقعیتان را نمیدانید.
در این راهنما با یک سفارش نمونه پیش میرویم و میبینیم هر اثر مالی کجا ثبت میشود، کدام خطاها رایجاند و چطور میتوان همهٔ اینها را خودکار کرد. [متن این مقاله نمونه است و میتوانید آن را با محتوای نهایی خود جایگزین کنید.]
۱. سفارش نمونه
فرض کنیم سفارش #2841 در سایت ثبت میشود:
قیمت خرید هر تیشرت برای شما ۳۰۰٬۰۰۰ تومان بوده است.
۲. پنج اثر مالی این سفارش
درآمد فروش ۱٬۳۵۰٬۰۰۰ تومان است، نه ۱٬۵۷۵٬۰۰۰. هزینهٔ ارسال و ارزش افزوده درآمد شما نیستند؛ اولی جبران هزینه و دومی بدهی به سازمان مالیاتی است.
۳ × ۳۰۰٬۰۰۰ = ۹۰۰٬۰۰۰ تومان از موجودی به هزینه منتقل میشود. بی این ثبت، سود شما ۴۵۰ هزار تومان بیشتر از واقعیت به نظر میرسد.
موجودی واریانت «مشکی / L» سه عدد کم میشود — و همین عدد باید به سایت هم برگردد تا کالای ناموجود فروش نرود.
پول در حساب درگاه است، نه در حساب بانکی شما. تا تسویهٔ درگاه، این مبلغ «دریافتنی» است و کارمزد درگاه هم باید هزینه ثبت شود.
از مشتری ۹۰ هزار گرفتید؛ اگر پست ۱۱۰ هزار شد، ۲۰ هزار تومان زیان است. این تفاوت در بسیاری از فروشگاهها هرگز ثبت نمیشود.
سود واقعی این سفارش: ۱٬۳۵۰٬۰۰۰ − ۹۰۰٬۰۰۰ − ۲۰٬۰۰۰ (زیان حمل) − کارمزد درگاه ≈ ۴۱۵ هزار تومان. اگر فقط به مبلغ واریزی نگاه کنید، تصور میکنید ۱٬۵۷۵٬۰۰۰ تومان فروش داشتهاید.
۳. چه زمانی سند بزنیم؟
مهمترین تصمیم این است که «فروش» را در کدام وضعیت سفارش قطعی بدانید. توصیهٔ ما برای خردهفروشی:
| وضعیت ووکامرس | اقدام حسابداری |
|---|---|
| در انتظار پرداخت | هیچ سندی نزنید؛ فقط رزرو موجودی |
| در حال پردازش | دریافت وجه ثبت شود، فروش هنوز نه |
| تکمیلشده | فاکتور + سند فروش + کسر انبار |
| مرجوعی | برگشت از فروش و بازگشت موجودی |
| لغوشده | آزادسازی رزرو، بدون سند |
۴. شش خطای رایج
- ثبت کل مبلغ واریزی بهعنوان فروش. ارزش افزوده و کرایه، درآمد نیستند.
- ثبتنکردن بهای تمامشده. رایجترین خطا؛ سود را بهشدت غیرواقعی نشان میدهد.
- نگاشتنکردن واریانتها. اگر «مشکی L» به کالای درست وصل نباشد، کسر انبار اشتباه میشود.
- فراموشی کارمزد درگاه. ماهی چند میلیون تومان است و کسی حساب نمیکند.
- نادیدهگرفتن مرجوعیها. مرجوعی هم سند دارد و هم موجودی را برمیگرداند.
- سینک یکطرفه. اگر فروش حضوری موجودی سایت را کم نکند، بالاخره کالای ناموجود میفروشید.
۵. چطور خودکارش کنیم؟
همهٔ پنج اثر بالا قابل خودکارسازیاند؛ شرطش این است که سه چیز از قبل سر جایش باشد:
در حسابشاپ این سه مورد در ویزارد اتصال تنظیم میشوند و از آن پس هر سفارش تکمیلشده، فاکتور و سند خودش را دارد. اگر مغایرتی باشد — مثلاً مبلغ سفارش با قیمت کالاها نخواند — سفارش بهجای ثبت اشتباه، در حالت «نیاز به بررسی» میماند تا خودتان تصمیم بگیرید.
این پنج اثر را خودکار ثبت کنید
فروشگاه ووکامرستان را وصل کنید و ۱۴ روز رایگان امتحان کنید. اتصال را در دورهٔ آزمایشی با شما انجام میدهیم.