حسابداری فروشگاه ووکامرس: از سفارش تا سند، گام به گام
هر سفارش ووکامرس پنج اثر مالی دارد: شناسایی درآمد، بهای تمام‌شده، کاهش موجودی، دریافت وجه و هزینهٔ ارسال. حسابداری درست یعنی هر پنج تا خودکار و یک بار ثبت شوند، و سفارشِ دوباره‌همگام‌شده فاکتور تکراری نسازد.
هر سفارش اینترنتی بر درآمد، موجودی، بهای تمام‌شده و دریافت وجه اثر می‌گذارد. این راهنما مسیر ثبت سفارش ووکامرس تا سند حسابداری و خطاهای رایج آن را توضیح میدهد.
در این راهنما، ثبت هر اثر مالی را با یک سفارش نمونه دنبال می‌کنیم، کدام خطاها رایج‌اند و چگونه می‌توان همهٔ این‌ها را خودکار کرد.
۱. سفارش نمونه
فرض کنیم سفارش شمارهٔ ۲۸۴۱ به نام سارا احمدی در سایت ثبت میشود:
| قلم | مبلغ (تومان) |
|---|---|
| تی‌شرت نخی مشکی L × ۳ | ۱٬۳۵۰٬۰۰۰ |
| هزینهٔ ارسال | ۹۰٬۰۰۰ |
| ارزش افزوده (۱۰٪) | ۱۳۵٬۰۰۰ |
| پرداختشده با درگاه | ۱٬۵۷۵٬۰۰۰ |
قیمت خرید هر تی‌شرت برای شما ۳۰۰٬۰۰۰ تومان بوده است.
۲. پنج اثر مالی این سفارش
اثر ۱: شناسایی درآمد
درآمد فروش ۱٬۳۵۰٬۰۰۰ تومان است، نه ۱٬۵۷۵٬۰۰۰. هزینهٔ ارسال و ارزش افزوده درآمد شما نیستند؛ اولی جبران هزینه و دومی بدهی به سازمان مالیاتی است.
اثر ۲: بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته
۳ × ۳۰۰٬۰۰۰ = ۹۰۰٬۰۰۰ تومان از موجودی به هزینه منتقل میشود. بی این ثبت، سود شما ۴۵۰ هزار تومان بیشتر از واقعیت به نظر می‌رسد.
اثر ۳: کاهش موجودی انبار
موجودی تنوع «مشکی / L» سه عدد کم میشود، و همین عدد باید به سایت هم برگردد تا کالای ناموجود فروش نرود.
اثر ۴: دریافت وجه
پول در حساب درگاه است، نه در حساب بانکی شما. تا تسویهٔ درگاه، این مبلغ «دریافتنی» است و کارمزد درگاه هم باید هزینه ثبت شود.
اثر ۵: هزینهٔ حمل واقعی
از مشتری ۹۰ هزار گرفتید؛ اگر پست ۱۱۰ هزار شد، ۲۰ هزار تومان زیان است. این تفاوت در بسیاری از فروشگاه‌ها هرگز ثبت نمی‌شود.
نکتهٔ کلیدی: سود واقعی این سفارش برابر است با ۱٬۳۵۰٬۰۰۰ منهای ۹۰۰٬۰۰۰ منهای ۲۰٬۰۰۰ (زیان حمل) منهای کارمزد درگاه، یعنی حدود ۴۱۵ هزار تومان. اگر فقط به مبلغ واریزی نگاه کنید، تصور می‌کنید ۱٬۵۷۵٬۰۰۰ تومان فروش داشته‌اید.
۳. چه زمانی سند بزنیم؟
مهم‌ترین تصمیم این است که «فروش» را در کدام وضعیت سفارش قطعی بدانید. توصیهٔ ما برای خرده‌فروشی:
| وضعیت ووکامرس | اقدام حسابداری |
|---|---|
| در انتظار پرداخت | هیچ سندی نزنید؛ فقط رزرو موجودی |
| در حال پردازش | دریافت وجه ثبت شود، فروش هنوز نه |
| تکمیل‌شده | فاکتور + سند فروش + کسر انبار |
| مرجوعی | برگشت از فروش و بازگشت موجودی |
| لغوشده | آزادسازی رزرو، بدون سند |
۴. شش خطای رایج
- ثبت کل مبلغ واریزی به‌عنوان فروش. ارزش افزوده و کرایه، درآمد نیستند.
- ثبت‌نکردن بهای تمام‌شده. رایج‌ترین خطا؛ سود را به‌شدت غیرواقعی نشان میدهد.
- تطبیق‌نکردن تنوع‌ها. اگر «مشکی L» به کالای درست وصل نباشد، کسر انبار اشتباه میشود.
- فراموشی کارمزد درگاه. ماهی چند میلیون تومان است و کسی حساب نمیکند.
- نادیده‌گرفتن مرجوعی‌ها. مرجوعی هم سند دارد و هم موجودی را برمی‌گرداند.
- همگام‌سازی یک‌طرفه. اگر فروش حضوری موجودی سایت را کم نکند، بالاخره کالای ناموجود می‌فروشید.
۵. چگونه خودکارش کنیم؟
همهٔ پنج اثر بالا قابل خودکارسازی‌اند؛ شرطش این است که سه چیز از قبل سر جایش باشد:
- SKU یکتا: برای هر تنوع، یکسان در سایت و نرم‌افزار.
- قیمت خرید ثبت‌شده: بدون آن، بهای تمام‌شده قابل محاسبه نیست.
- وب‌هوک فعال: تا سفارش بی‌درنگ برسد، نه با تاخیر چندساعته.
در حساب‌شاپ این سه مورد در ویزارد اتصال تنظیم می‌شوند و از آن پس هر سفارش تکمیل‌شده، فاکتور و سند خودش را دارد. اگر مغایرتی باشد (مثلاً مبلغ سفارش با قیمت کالاها نخواند) سفارش به‌جای ثبت اشتباه، در حالت «نیاز به بررسی» می‌ماند تا خودتان تصمیم بگیرید.
اگر می‌خواهید ببینید اتصال در عمل چگونه کار میکند، راهنمای اتصال ووکامرس را ببینید. و اگر هنوز افزونه‌ای انتخاب نکرده‌اید، چک‌لیست انتخاب افزونهٔ حسابداری ووکامرس می‌گوید پیش از نصب چه چیزی را بپرسید.
سؤال‌های پرتکرار
سفارش ووکامرس را دستی وارد حسابداری کنم یا خودکار؟
خودکار. سفارشی که دستی وارد میشود، هم دیر ثبت میشود و هم دو بار: یک بار وقتی مشتری سفارش میدهد و یک بار وقتی کسی یادش میآید. اتصال خودکار هر سفارش پرداختشده را همان لحظه به فاکتور فروش تبدیل میکند و کلید یکتای سفارش جلوی ثبت تکراری را میگیرد.
سفارشی که هنوز ارسال نشده، فروش حساب میشود؟
بستگی به وضعیت سفارش دارد. سفارش «در انتظار پرداخت» فاکتور پیش‌نویس می‌ماند و در سود و زیان نمی‌آید؛ از «در حال انجام» به بعد فاکتور قطعی میشود، موجودی کم میشود و درآمد شناسایی میشود.
پول سفارش‌های آنلاین چرا در حساب بانکی دیده نمی‌شود؟
چون آن لحظه هنوز دست شما نیست، دست شرکت درگاه است. دریافت هر سفارش در «حساب واسط درگاه» می‌نشیند و با ثبت تسویه (یا به‌صورت خودکار، اگر آن گزینه را روشن کرده باشید) به بانک منتقل میشود و کارمزد جدا ثبت میشود.
اگر مشتری سفارش را مرجوع کند چه میشود؟
برگشت از فروش ثبت میشود: کالا به موجودی برمیگردد و سند اصلاحی خودکار صادر میشود. فاکتور اصلی تغییر نمیکند؛ اصلاح سند قطعی از طریق ثبت برگشت انجام میشود.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان