نرم‌افزار حسابداری لوازم خانگی؛ کالا کم است، چک زیاد

فروشگاه لوازم خانگی برعکس اکثر مغازه‌هاست. یک سوپرمارکت هزاران کد کالا دارد و روزی صدها فاکتور کوچک می‌زند؛ فروشگاه لوازم خانگی شاید دویست کد داشته باشد و روزی چند فاکتور، ولی هر فاکتور به اندازهٔ یک هفته فروش سوپرمارکت است. این یعنی سیستمی که برای شمارش سریع ساخته شده، به درد شما نمی‌خورد. چیزی که شما لازم دارید، کنترل تعهدهاست.

نمایشگاه و انبار، دو انبار جدا

یخچالی که در نمایشگاه است و مشتری هر روز درش را باز می‌کند، با یخچال پلمب در انبار یکی نیست، حتی اگر مدلشان یکی باشد. اگر هر دو در یک عدد موجودی جمع شوند، هیچ‌وقت نمی‌دانید چند تا کالای نو دارید و چند تا کالای نمایشگاهی که باید با تخفیف برود.

چند انبار یعنی هر کدام موجودی خودش را دارد و جابه‌جایی بینشان با حواله ثبت می‌شود، نه با حافظه. وقتی کالایی از انبار به نمایشگاه می‌رود، ردش می‌ماند.

فاصلهٔ فروش تا تحویل، جایی که کار خراب می‌شود

مشتری امروز می‌خرد، کالا پس‌فردا تحویل می‌شود. بین این دو تا، کالا فروخته شده ولی هنوز دست شماست. اگر سیستم این حالت را نشناسد، دو تا اتفاق می‌افتد: یا همان کالا را دوباره به کسی می‌فروشید، یا آخر ماه نمی‌فهمید چند تحویل عقب افتاده.

روی هر فاکتور یک تاریخ تحویل بگذارید و گزارش تحویل‌ها را هفته‌ای یک بار نگاه کنید. این ساده‌ترین کاری است که از بدقولی به مشتری جلوگیری می‌کند و هیچ ربطی به پیچیدگی حسابداری ندارد.

دفتر چک، مهم‌تر از کارت کالا

بخش بزرگی از فروش لوازم خانگی در ایران با چک انجام می‌شود؛ گاهی چند فقره با سررسیدهای مختلف برای یک فاکتور. اینجا دیگر مسئلهٔ شما موجودی نیست، مسئله این است که کدام چک کِی سررسید می‌شود، کدام وصول شده، کدام برگشت خورده و بابت کدام فاکتور بوده.

مدیریت چک هر فقره را با سررسید و وضعیت خودش نگه می‌دارد و سند حسابداری‌اش را خودکار می‌زند. اگر چکی برگشت خورد، مسیر حقوقی و حسابداری‌اش هم مسیر مشخصی دارد و بهتر است از قبل بدانیدش.

فروش اقساطی: انتظار درست را داشته باشید

خیلی از فروشگاه‌های لوازم خانگی اقساطی می‌فروشند. چیزی که ما داریم، ثبت چند دریافت با سررسیدهای مختلف بابت یک فاکتور است — که برای فروش چکی کاملاً کافی است. چیزی که نداریم، یک ماژول تسهیلات با محاسبهٔ سود و جریمهٔ دیرکرد و جدول اقساط رسمی است. اگر مدل کارتان اقساط بانکی‌وار است، این را از قبل بدانید.

قیمت خرید متغیر، سود متغیر

مثل هر کالای وارداتی، قیمت خرید لوازم خانگی موج دارد. همان مدل ماشین لباس‌شویی که پارسال خریده‌اید با امسال قیمتش یکی نیست، و اگر هر دو در انبار باشند، سود فروش به این بستگی دارد کدام را می‌فروشید. بهای تمام‌شده — چه با میانگین موزون، چه با FIFO — این را درست حساب می‌کند؛ «آخرین قیمت خرید» این را غلط حساب می‌کند.

سؤال‌های پرتکرار

گارانتی و سریال دستگاه‌ها را نگه می‌دارد؟

نه. ردیابی سریال تک‌به‌تک را نداریم. شمارهٔ سریال را می‌شود در توضیح فاکتور نوشت، ولی سیستم رویش گزارش نمی‌دهد.

چند فروشگاه یا شعبه دارم، چه می‌شود؟

هر شعبه می‌تواند یک انبار جدا باشد و موجودی و فروشش تفکیک شود. جابه‌جایی کالا بین شعبه‌ها با حوالهٔ انبار ثبت می‌شود.

هزینهٔ حمل و نصب را کجا ثبت کنم؟

هزینهٔ حمل می‌تواند روی خود فاکتور بیاید. هزینهٔ حمل‌ونقلی که خودتان می‌پردازید، یک هزینهٔ جدا در بخش هزینه‌ها است و در سود شما اثر می‌گذارد.

اگر مشتری کالا را پس بیاورد؟

برگشت از فروش ثبت می‌کنید: کالا به موجودی برمی‌گردد و سند اصلاحی خودکار زده می‌شود. فاکتور اصلی دست نمی‌خورد، چون سند ثبت‌شده اصلاح نمی‌شود، برگردانده می‌شود.