نرم‌افزار حسابداری شرکت پخش و پخش مویرگی

شرکت پخش، برخلاف فروشگاه، مشتری‌اش مغازه است نه مصرف‌کننده. این یک تفاوت ساده به نظر می‌آید ولی همه‌چیز را عوض می‌کند: فروش نسیه است، قیمت‌ها چندسطحی‌اند، ویزیتور واسطهٔ فروش است، و پول با تأخیر برمی‌گردد. سه چیز است که در پخش مویرگی زودتر از همه از دست می‌رود، و هر سه‌شان حسابداری‌اند.

یک: پورسانت باید به وصول گره بخورد، نه به فروش

این مهم‌ترین قاعدهٔ این صنف است. اگر پورسانت ویزیتور را روی «فروش» حساب کنید، ویزیتور انگیزه دارد به هرکسی بفروشد، حتی مغازه‌ای که می‌داند پولش را دیر می‌دهد یا نمی‌دهد. پورسانت پرداخت می‌شود و طلب می‌ماند.

راه درست این است که سهم قابل پرداخت هر ردیف پورسانت، به نسبت وصول همان فاکتور آزاد شود. فاکتور نصفه وصول شده؟ نصف پورسانت. این حالت در ماژول ویزیتور و پورسانت با نام «وصول‌محور» تنظیم می‌شود و تفاوتش با حالت ساده، تفاوت بین یک تیم فروش سالم و یک دفتر پر از طلب سوخته است.

نکتهٔ دوم دربارهٔ پورسانت: نرخ‌ها عوض می‌شوند. وقتی نرخ امسال را تغییر می‌دهید، نباید پورسانت پارسال دوباره حساب شود. قاعدهٔ پورسانت لحظهٔ ثبت روی فاکتور عکس‌برداری می‌شود، پس گذشته ثابت می‌ماند.

دو: مطالبات، جایی که سرمایهٔ در گردش می‌سوزد

در پخش، فاصلهٔ بین تحویل کالا و رسیدن پول، همان چیزی است که شما تأمین مالی‌اش می‌کنید. اگر این فاصله بی‌سروصدا از سی روز به شصت روز برود، شما بدون اینکه بفهمید دو برابر سرمایه لازم دارید.

گزارش سنی مطالبات این را جلوی چشمتان می‌گذارد: هر مشتری چقدر بدهکار است و بدهی‌اش چند روز عمر دارد. کنارش، چک‌های دریافتی با سررسیدشان در دفتر چک می‌نشینند. این دو گزارش با هم، تصویر واقعی نقدینگی فردای شما هستند.

سه: کارتن، شیرینک، عددی — یک کالا

مغازه‌دار کارتنی می‌خرد، گاهی شیرینک، و گاهی برای مغازه‌های کوچک عددی. اگر برای هر بسته‌بندی یک کالای جدا بسازید، موجودی‌تان از همان هفتهٔ اول غلط می‌شود.

راه درست: یک کالا، چند بارکد، هر بارکد با ضریب خودش. بارکد کارتن یعنی ۲۴ عدد، بارکد شیرینک یعنی ۶ عدد، بارکد تکی یعنی ۱. انبار یک عدد دارد و همه‌چیز به همان تبدیل می‌شود.

قیمت‌ها، چندسطحی

مغازهٔ بزرگ، مغازهٔ کوچک، همکار، مشتری خاص — هرکدام قیمت خودش را دارد. نگه‌داشتن این در ذهن ویزیتور یعنی هر ویزیتور یک قیمت‌نامهٔ متفاوت در سر دارد. هر کالا می‌تواند تا پنج سطح قیمت فروش داشته باشد و روی هر فاکتور انتخاب می‌کنید کدام سطح اعمال شود.

چیزی که نداریم

مسیربندی و تور ویزیتور را نداریم. برنامهٔ اینکه ویزیتور دوشنبه کدام محله را بزند، اپلیکیشن موبایل ویزیتور برای ثبت سفارش در محل، و ردیابی موقعیت — هیچ‌کدام. اینها کار یک نرم‌افزار SFA است و ما آن نیستیم. ما فاکتور، پورسانت، مطالبات، انبار و سود را نگه می‌داریم.

سؤال‌های پرتکرار

پورسانت را روی چه چیزی می‌شود تعریف کرد؟

روی فروش، و با نرخ‌های متفاوت برای کالاها یا دسته‌های مختلف. نرخ‌ها با دقت صدم درصد ذخیره می‌شوند تا گرد کردن، ریال به ریال خطا نسازد.

چند انبار و چند ماشین توزیع دارم.

هر انبار جدا تعریف می‌شود و کالای روی ماشین را هم می‌شود یک انبار حساب کرد؛ خروج کالا از انبار مرکزی به ماشین با حواله ثبت می‌شود و ته روز تسویه می‌شود.

فروش‌های برگشتی از مغازه‌ها زیاد داریم.

برگشت از فروش ثبت می‌شود، کالا به موجودی برمی‌گردد و پورسانتِ همان فاکتور هم متناسباً اصلاح می‌شود؛ نه با پاک کردن گذشته، با سند برگشتی.

فاکتور رسمی و سامانهٔ مؤدیان چه می‌شود؟

داده‌های فاکتور برای مؤدیان آماده نگه داشته می‌شوند. تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور فروش را جدا توضیح داده‌ایم.