نرمافزار حسابداری لوازم یدکی؛ وقتی شمارهٔ فنی همهچیز است
در لوازم یدکی مسئله ثبت فروش نیست، پیدا کردن است: سه تا پنج هزار شمارهٔ فنی که نصفشان سالی یک بار هم فروش نمیروند. نرمافزار باید جستوجو با شمارهٔ فنی و کد جایگزین داشته باشد و کالای راکد را گزارش کند.
چرا شمارهٔ فنی بهترین کد کالای ممکن است، چطور کارتن و عددی را با یک کالا بفروشید، و کدام گزارش نشان میدهد کدام قطعه دارد سرمایهتان را میخورد.
مغازهٔ لوازم یدکی یک تفاوت بزرگ با بقیهٔ مغازهها دارد: تعداد کد کالا خیلی زیاد است، ولی فروش هر کد خیلی کم. یک مغازهٔ متوسط راحت سه تا پنج هزار شمارهٔ فنی دارد که شاید نصفشان سالی یک بار هم فروش نروند. این یعنی مسئلهٔ اصلی شما «ثبت فروش» نیست، «دانستن اینکه چه چیزی دارید و کجاست» است.
شمارهٔ فنی، بهترین کد کالایی است که میتوانید داشته باشید
خیلی از مغازهدارها وقتی نرمافزار میگیرند، شروع میکنند به ساختن کد دلخواه: ۱۰۰۱، ۱۰۰۲، ۱۰۰۳. این بزرگترین اشتباه ممکن است. شمارهٔ فنی قطعه (چه OEM باشد چه شمارهٔ سازندهٔ بازار آزاد) یک کد یکتاست که کل صنعت رویش توافق دارد؛ روی جعبه نوشته شده، مشتری با همان میآید، فاکتور خرید هم با همان میآید.
پس همان را کد کالا بگذارید. وقتی مشتری شمارهٔ فنی را میگوید، شما همان را تایپ میکنید و کالا میآید — بدون واسطهٔ ذهنی، بدون دفترچهٔ تبدیل. اگر میخواهید بدانید چه چیزهایی هیچوقت نباید داخل کد کالا بروند، قواعد کدگذاری کالا همین را مفصل توضیح میدهد.
برند را جدا از کد نگه دارید
یک قطعه معمولاً چند برند دارد: اصلی، ایرانی، چینی، طرح اصلی. وسوسه میشوید برند را داخل کد بنویسید. نکنید. برند یک ویژگی جداست، نه بخشی از شناسه. وقتی جدا باشد میتوانید بپرسید «از این قطعه چند برند دارم و کدام برند بیشتر میفروشد» — سؤالی که با کدِ بههمچسبیده هیچوقت جواب نمیگیرد.
کارتن و عددی، یک کالا با دو بارکد
لنت ترمز را هم عددی میفروشید هم کارتنی. فیلتر روغن همینطور. اگر برای هرکدام یک کالای جدا بسازید، موجودیتان دروغ میگوید: ده کارتن میفروشید و موجودی عددی دست نمیخورد.
راه درست این است که یک کالا باشد با چند بارکد، و هر بارکد ضریب بستهبندی خودش را داشته باشد: بارکد روی کارتن یعنی ۲۴ عدد، بارکد روی خودِ قطعه یعنی ۱ عدد. اسکن کارتن، ۲۴ تا از موجودی کم میکند. یک انبار، یک عدد درست.
قطعهٔ راکد، جایی که پولتان خوابیده
این مهمترین گزارش برای لوازم یدکی است. سرمایهٔ یک مغازهٔ یدکیفروشی عمدتاً روی قفسه است، نه در حساب بانکی. اگر ندانید کدام قطعه دو سال است تکان نخورده، هر سال دوباره همان اشتباه را در سفارش تکرار میکنید.
گزارش کالای راکد دقیقاً همین را میگوید: چه چیزی هست، چقدر پول رویش خوابیده، و آخرین بار کی فروش رفته. کنارش نقطهٔ سفارش برای قطعات پرگردش بگذارید تا آنهایی که واقعاً میفروشند هیچوقت ته نکشند.
چیزی که نداریم
کاتالوگ تطبیق قطعه با خودرو نداریم. یعنی نرمافزار به شما نمیگوید این لنت به پژو ۲۰۶ تیپ ۵ میخورد یا نه. آن یک بانک اطلاعاتی فنی جداست و کار حسابداری نیست. دانش تطبیق پیش شماست؛ ما موجودی، قیمت، سود و بدهکاری را نگه میداریم.
شمارهٔ سریال تکبهتک هم ردیابی نمیشود. برای لوازم یدکی معمولاً لازم نیست، ولی اگر کارتان قطعات گارانتیدار سریالدار است، این را از قبل بدانید.
سؤالهای پرتکرار
شمارهٔ فنی را کد کالا بگذارم یا بارکد؟
هر دو. شمارهٔ فنی کد کالاست (چیزی که تایپ میکنید و جستوجو میکنید)، بارکد چیزی است که اسکن میشود. یک قطعه میتواند یک کد فنی و چند بارکد داشته باشد.
چند هزار قطعه را چطور وارد سیستم کنم؟
با فایل اکسل، یکجا. وارد کردن دستی سه هزار قطعه شدنی نیست و کسی هم تا آخرش نمیرود. موجودی و قیمت خرید اولیه را در سند افتتاحیه بریزید، نه بهعنوان خرید جدید.
فروش نسیه به تعمیرگاهها را چطور کنترل کنم؟
با گزارش سنی مطالبات: میگوید هر تعمیرگاه چقدر بدهکار است و بدهیاش چند روز عمر دارد. چکهای دریافتی هم جدا با سررسید ثبت میشوند.
فرق این با یک نرمافزار فروشگاهی معمولی چیست؟
هیچ، و همین خوب است. لوازم یدکی مسئلهٔ خاصی ندارد جز تعداد کد بالا و گردش پایین؛ نرمافزار فروشگاهی درست، همان است که این دو تا را تحمل کند.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان