نرمافزار حسابداری ابزارفروشی و یراق‌آلات
ابزارفروشی چند واحد شمارش هم‌زمان دارد: دریل تکی، پیچ کیلویی، کابل متری. نرمافزار باید واحد هر کالا و تبدیلشان را بشناسد، وگرنه موجودی و بهای تمام‌شده هر دو غلط درمی‌آیند.
واحد شمارش، کالای بدون بارکد و سودآوری گروه‌های کالا از معیارهای مهم حسابداری ابزارفروشی‌اند.
ابزارفروشی کالاهایی با واحدها و الگوهای فروش متفاوت دارد. در یک مغازه هم دریل چند میلیونی هست هم پیچ که کیلویی فروخته میشود؛ هم کابل که متری بریده میشود هم قفل که تکی است. هر کدام از اینها منطق شمارش خودش را دارد، و نرم‌افزاری که فقط «عدد» بفهمد، از همان روز اول با شما نمی‌سازد.
واحد شمارش، اولین تصمیم
پیش از وارد کردن کالاها، تکلیف واحدها را روشن کنید. پیچ کیلویی است یا عددی؟ کابل متری است یا حلقه‌ای؟ اگر هر دو، کدام واحدِ پایهٔ انبار است؟
پاسخ معمولاً این است: واحد پایه همان است که موجودی را با آن میشمارید، و بقیه تبدیل می‌شوند. اگر کابل را متری می‌فروشید ولی حلقه‌ای می‌خرید، واحد پایه متر است و حلقه یک بستهٔ ۱۰۰ متری. این را با بارکد چندگانه و ضریب بستهبندی تعریف می‌کنید، نه با ساختن دو کالای جدا.
واحدها هم فهرست بازی نیستند که در کد نوشته شده باشند؛ خودتان تعریفشان می‌کنید. «شاخه»، «رول»، «ورق»، «جفت» — هرچه در صنف شما معنی دارد.
کالای بیبارکد، مسئلهٔ روزمرهٔ این صنف
بخش بزرگی از یراق‌آلات بارکد ندارند. پیچ فله، مهره، واشر، بست. برای اینها اسکن معنی ندارد و باید بتوانید با نام جست‌وجو کنید — و جست‌وجو باید با املای شما کار کند، نه با املای کسی که کالا را ثبت کرده. «واشر فنری» و «واشر فنرى» باید یک چیز پیدا کنند.
راه عملی دیگر این است که خودتان برای این کالاها بارکد چاپ کنید و روی قفسه بچسبانید. کمی کار اول است، ولی سرعت سر صندوق را چند برابر می‌کند.
کالاهای راکد و سرمایهٔ محبوس در قفسه
ابزارفروشی مثل لوازم یدکی است: بخش بزرگی از سرمایه روی قفسه خوابیده و بعضی اقلام سالی یک بار هم فروش نمی‌روند. تفاوتش این است که اینجا اقلام گران‌قیمت هم بین راکدها هستند — یک دستگاه که سه سال است در جعبه‌اش مانده.
گزارش کالای راکد این را نشان می‌دهد. کنارش، نقطهٔ سفارش برای اقلام پرگردش بگذارید تا پیچ و مهرهٔ پرمصرف هیچ‌وقت تمام نشود؛ چون در این صنف، نبودن یک قلم ارزان، فروش یک سبد کامل را از دست می‌دهد.
فروش به پیمانکار، فروش به مصرف‌کننده
اگر به پیمانکارها و همکارها هم می‌فروشید، قیمتشان با مشتری عادی فرق دارد. به‌جای تخفیف دستی، سطح قیمت تعریف کنید و روی فاکتور انتخابش کنید. و چون فروش به پیمانکار معمولاً نسیه است، ماندهٔ بدهی و سررسید چک‌ها را از همان اول جدی بگیرید.
بهترین نرمافزار حسابداری ابزارفروشی چه چیزهایی دارد
«بهترین» برای ابزارفروشی اسم یک برند نیست؛ نرم‌افزاری است که این شش کار را بدون دورزدن انجام بدهد. پیش از خرید، همین‌ها را در نسخهٔ آزمایشی با کالای خودتان امتحان کنید:
- یک کالا، چند واحد. پیچ را کیلویی بخرید و عددی بفروشید، کابل را حلقه‌ای بخرید و متری ببُرید، بدون اینکه برای هر حالت کالای جدا بسازید.
- پیداکردن کالا در چند ثانیه. با بخشی از نام، با هر املایی، و با بارکد برای کالاهایی که دارند. اگر سر صندوق باید فهرست را بالا و پایین کنید، در ساعت شلوغ کنارش می‌گذارید.
- چند سطح قیمت. مصرف‌کننده، همکار و پیمانکار هر کدام قیمت خودشان را دارند و روی فاکتور انتخاب میشود.
- حساب نسیه‌ها. ماندهٔ هر مشتری، اینکه طلبتان چند روزه است، و سررسید چک‌هایی که گرفته‌اید.
- کالای راکد و نقطهٔ سفارش. هم بدانید چه چیزی یک سال است تکان نخورده، هم پیش از تمام‌شدنِ پرمصرف‌ها خبر بگیرید.
- ورود چند هزار قلم از اکسل. هیچ ابزارفروشی‌ای کالاهایش را یکی‌یکی تایپ نمی‌کند.
اگر یکی از اینها را نرمافزار ندارد، همان جایی است که شش ماه بعد دوباره دفتر کاغذی کنار دستتان باز میشود.
راه‌اندازی در یک هفته، بدون تعطیل‌کردن مغازه
لازم نیست همه‌چیز یک‌جا وارد شود. ترتیبی که پاسخ می‌دهد:
- روز اول: واحدها و گروه‌های کالا را تعریف کنید. تصمیمِ «واحد پایه» همین‌جاست.
- روز دوم و سوم: دویست قلم پرفروش را با فایل اکسل وارد کنید. بقیه همراه فروش، کم‌کم.
- روز چهارم: همان دویست قلم را بشمارید و موجودی اول دوره را ثبت کنید.
- روز پنجم: مشتری‌های نسیه و ماندهٔ بدهی هر کدام.
- روز ششم: چک‌هایی که در دست دارید، با سررسیدشان.
- روز هفتم: اولین روزِ فروش واقعی با نرمافزار. دفتر قبلی را یک هفته کنار دستتان نگه دارید و آخر هر روز جمع فروش را با آن مقایسه کنید.
کسی که صبر می‌کند تا «همهٔ کالاها وارد شود و بعد شروع کنیم»، معمولاً هیچ‌وقت شروع نمی‌کند.
سؤال‌های پرتکرار
کالایی که هم کیلویی میفروشم هم عددی را چگونه تعریف کنم؟
یک کالا، با واحد پایهٔ همانی که موجودی را با آن میشمارید، و یک بارکد دوم با ضریب بستهبندی برای حالت دیگر. دو کالای جدا نسازید.
بهترین نرمافزار حسابداری ابزارفروشی کدام است؟
آن که چند واحد شمارش را برای یک کالا بفهمد، کالای بیبارکد را با نام سریع پیدا کند و حساب نسیه و چک را نگه دارد. اسمها را کنار بگذارید و همین سه کار را با ده قلم از کالای خودتان در نسخهٔ آزمایشی امتحان کنید؛ پاسخ در نیم ساعت معلوم میشود.
مقدار اعشاری میشود ثبت کرد؟
بله. موجودی و مقدار روی فاکتور اعشار میپذیرند، که برای کیلو و متر لازم است.
اجاره یا فروش ابزار دست دوم را چگونه ثبت کنم؟
اجاره را نداریم. ابزار دست دوم را میشود بهعنوان کالای جدا با قیمت خرید خودش وارد کرد؛ سودش هم جدا حساب میشود.
چند هزار قلم را چگونه وارد کنم؟
با فایل اکسل، و موجودی اولیه را در سند افتتاحیه، نه بهعنوان خرید. چکلیست مهاجرت از اکسل مرحلهبهمرحله همین را میگوید.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان