نرمافزار حسابداری ابزارفروشی و یراقآلات
ابزارفروشی چند واحد شمارش همزمان دارد: دریل تکی، پیچ کیلویی، کابل متری. نرمافزار باید واحد هر کالا و تبدیلشان را بشناسد، وگرنه موجودی و بهای تمامشده هر دو غلط درمیآیند.
چرا واحد شمارش در این صنف مهمتر از هرجای دیگر است، با کالای بیبارکد چه کنیم، و چطور بفهمیم کدام قفسه دارد سرمایه میخورد.
ابزارفروشی یکی از عجیبترین ترکیبهای کالایی را دارد. در یک مغازه هم دریل چند میلیونی هست هم پیچ که کیلویی فروخته میشود؛ هم کابل که متری بریده میشود هم قفل که تکی است. هر کدام از اینها منطق شمارش خودش را دارد، و نرمافزاری که فقط «عدد» بفهمد، از همان روز اول با شما نمیسازد.
واحد شمارش، اولین تصمیم
پیش از وارد کردن کالاها، تکلیف واحدها را روشن کنید. پیچ کیلویی است یا عددی؟ کابل متری است یا حلقهای؟ اگر هر دو، کدام واحدِ پایهٔ انبار است؟
جواب معمولاً این است: واحد پایه همان است که موجودی را با آن میشمارید، و بقیه تبدیل میشوند. اگر کابل را متری میفروشید ولی حلقهای میخرید، واحد پایه متر است و حلقه یک بستهٔ ۱۰۰ متری. این را با بارکد چندگانه و ضریب بستهبندی تعریف میکنید، نه با ساختن دو کالای جدا.
واحدها هم فهرست بازی نیستند که در کد نوشته شده باشند؛ خودتان تعریفشان میکنید. «شاخه»، «رول»، «ورق»، «جفت» — هرچه در صنف شما معنی دارد.
کالای بیبارکد، مسئلهٔ روزمرهٔ این صنف
بخش بزرگی از یراقآلات بارکد ندارند. پیچ فله، مهره، واشر، بست. برای اینها اسکن معنی ندارد و باید بتوانید با نام جستوجو کنید — و جستوجو باید با املای شما کار کند، نه با املای کسی که کالا را ثبت کرده. «واشر فنری» و «واشر فنرى» باید یک چیز پیدا کنند.
راه عملی دیگر این است که خودتان برای این کالاها بارکد چاپ کنید و روی قفسه بچسبانید. کمی کار اول است، ولی سرعت سر صندوق را چند برابر میکند.
قفسهای که دارد پول میخورد
ابزارفروشی مثل لوازم یدکی است: بخش بزرگی از سرمایه روی قفسه خوابیده و بعضی اقلام سالی یک بار هم فروش نمیروند. تفاوتش این است که اینجا اقلام گرانقیمت هم بین راکدها هستند — یک دستگاه که سه سال است در جعبهاش مانده.
گزارش کالای راکد این را نشان میدهد. کنارش، نقطهٔ سفارش برای اقلام پرگردش بگذارید تا پیچ و مهرهٔ پرمصرف هیچوقت تمام نشود؛ چون در این صنف، نبودن یک قلم ارزان، فروش یک سبد کامل را از دست میدهد.
فروش به پیمانکار، فروش به مصرفکننده
اگر به پیمانکارها و همکارها هم میفروشید، قیمتشان با مشتری عادی فرق دارد. بهجای تخفیف دستی، سطح قیمت تعریف کنید و روی فاکتور انتخابش کنید. و چون فروش به پیمانکار معمولاً نسیه است، ماندهٔ بدهی و سررسید چکها را از همان اول جدی بگیرید.
سؤالهای پرتکرار
کالایی که هم کیلویی میفروشم هم عددی را چطور تعریف کنم؟
یک کالا، با واحد پایهٔ همانی که موجودی را با آن میشمارید، و یک بارکد دوم با ضریب بستهبندی برای حالت دیگر. دو کالای جدا نسازید.
مقدار اعشاری میشود ثبت کرد؟
بله. موجودی و مقدار روی فاکتور اعشار میپذیرند، که برای کیلو و متر لازم است.
اجاره یا فروش ابزار دست دوم را چطور ثبت کنم؟
اجاره را نداریم. ابزار دست دوم را میشود بهعنوان کالای جدا با قیمت خرید خودش وارد کرد؛ سودش هم جدا حساب میشود.
چند هزار قلم را چطور وارد کنم؟
با فایل اکسل، و موجودی اولیه را در سند افتتاحیه، نه بهعنوان خرید. چکلیست مهاجرت از اکسل مرحلهبهمرحله همین را میگوید.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان