صندوق، بانک و درگاه پرداخت
پول شما در یک جا نیست. اگر همه را یک عدد حساب کنید، موجودیتان همیشه غلط است.
آخرین بهروزرسانی: · نوشتهٔ تیم حسابشاپ · مطالعه ۴ دقیقهای
پول شما در یک جا نیست: مقداری در صندوق فروشگاه، مقداری در حساب بانکی، مقداری در دستگاه کارتخوان که هنوز تسویه نشده، و مقداری در درگاه پرداخت اینترنتی که سه روز دیگر مینشیند. اگر همهٔ اینها را یک عدد حساب کنید، موجودیتان همیشه غلط است.
این بخش هر کدام را جدا نگه میدارد و میگوید هر ریال دقیقاً کجاست.
اول: جاهای پول را تعریف کنید
از منو: تعاریف ← بانکها و صندوق.
سه چیز جدا در این صفحه تعریف میشود:
حسابهای بانکی: نام حساب، بانک، شماره شبا و شماره کارت (هر دو اختیاری).
صندوق و تنخواه: نام و نوع. تفاوتشان در گزارشگیری است: صندوق پول جاری فروشگاه است، تنخواه پولی که دست کسی برای خرجهای خرد سپردهاید.
کارتخوانها: نام دستگاه، حساب بانکیای که پولش به آن میریزد، و شمارهٔ پایانه (اختیاری). کارتخوان جای نگهداری پول نیست؛ مسیری است به یک حساب بانکی.
این کار را قبل از اولین دریافت انجام دهید، وگرنه هنگام ثبت سند گیر میکنید.
ثبت دریافت و پرداخت
از منو: عملیات ← دریافت/پرداخت.
فرم این فیلدها را دارد: نوع (دریافت یا پرداخت)، طرف حساب، مبلغ (ریال)، روش، حسابِ متناظرِ آن روش، تاریخ، شرح یا شمارهٔ پیگیری، و تخصیص به فاکتورها.
فیلد پنجم اسمش ثابت نیست و با روشی که انتخاب میکنید عوض میشود:
| روش | چه چیزی میخواهد |
|---|---|
| نقد | صندوق یا تنخواه |
| کارت | حساب بانکی |
| کارتخوان | کارتخوان (یا حساب بانکی) |
| حواله بانکی | حساب بانکی |
| چک | هیچکدام |
| درگاه | هیچکدام |
اگر از یک نوع فقط یکی تعریف کرده باشید، خودش انتخاب میشود. اگر چند تا دارید، باید انتخاب کنید و سیستم حدس نمیزند، چون حدسِ غلط پول را در حساب اشتباه مینشاند و بعداً پیدا کردنش سخت است.
سرفصل حسابداری هم از همان جعبه یا حسابی میآید که انتخاب کردهاید، نه از روش پرداخت. یعنی اگر دو حساب بانکی دارید، هرکدام سرفصل خودش را دارد و گردششان قاطی نمیشود.
چرا چک و درگاه حساب نمیخواهند
چون پول هنوز نرسیده.
چک میرود روی «اسناد دریافتنی» و تا وصول نشود وارد بانک نمیشود. درگاه میرود روی حساب واسط «درگاه پرداخت» و وقتی تسویه شد به بانک منتقل میشود. اگر این دو مستقیم به بانک میرفتند، موجودی بانک شما همیشه از واقعیت جلوتر بود.
تخصیص به فاکتور
پایین همان فرم میتوانید بگویید این پول بابت کدام فاکتورهاست. این کار اختیاری است ولی توصیه میشود: بدون آن، مانده حساب مشتری درست است اما نمیدانید کدام فاکتور تسویه شده و کدام باز مانده.
گردشها
سه گزارش جدا زیر منوی بانک و خزانه:
- صندوق: گردش نقد
- تنخواه: گردش تنخواه
- گردش بانک: گردش حسابهای بانکی
انتقال بین حسابها
بانک و خزانه ← انتقال بین حسابها، برای وقتی پول را از صندوق به بانک میبرید یا بین دو حساب جابهجا میکنید. این را با دریافت/پرداخت ثبت نکنید: انتقال طرف حساب ندارد، چون پول از جایی به جای دیگرِ خودتان میرود و نه درآمد است نه هزینه.
کارمزد بانک
بانک و خزانه ← کارمزد بانک. کارمزدی که بانک از حسابتان کم کرده را اینجا ثبت کنید تا مانده دفتری با مانده واقعی بانک یکی بماند.
مغایرت بانکی
بانک و خزانه ← مغایرت بانکی.
صورتحساب بانک را باز کنید، تاریخ و ماندهاش را وارد کنید، و بعد ردیفهایی را که در صورتحساب دیدهاید تیک بزنید. صفحه سه عدد نشان میدهد:
- مانده دفتر (برنامه): آنچه حسابشاپ میگوید
- مانده تسویهشده: جمع ردیفهای تیکخورده
- اقلام باز (در راه): چیزهایی که شما ثبت کردهاید و هنوز به بانک نرسیده
اختلاف بین مانده صورتحساب و مانده تسویهشده محاسبه و ذخیره میشود.
نکتهای که باید بدانید: این کار کاملاً دستی است. صورتحساب بانک را نمیشود وارد کرد (نه CSV، نه اکسل، نه اتصال به بانک) و تطبیق خودکار هم انجام نمیشود؛ هر ردیف را خودتان تیک میزنید. همچنین از اختلاف، سندی ساخته نمیشود، مغایرتگیری یک ثبت است، نه یک سند حسابداری.
درگاه پرداخت اینترنتی
تعاریف ← درگاههای پرداخت. برای هر درگاه میتوانید درصد کارمزد، کارمزد ثابت، حساب بانکی مقصد، و تعداد روز تا تسویه را تعیین کنید.
چرخهاش دو مرحله است:
۱. دریافت: پول مشتری روی حساب واسط «درگاه پرداخت» مینشیند و طلب مشتری صفر میشود. یک رکورد تسویهٔ در انتظار با تاریخ مورد انتظار ساخته میشود.
۲. تسویه: وقتی درگاه پول را به حسابتان ریخت: مبلغ خالص به بانک، کارمزد به حساب هزینهٔ کارمزد، و حساب واسط صفر میشود. اگر مبلغ واریزی با مبلغ انتظاری فرق داشت، اختلافش ثبت میشود.
تسویههایی که از تاریخشان گذشته و انجام نشدهاند، در همان یادآور روزانه اعلام میشوند.
این بخش چه کاری نمیکند
- صورتحساب بانک وارد نمیشود و تطبیق خودکار وجود ندارد.
- اتصال مستقیم به بانک ندارد؛ هیچ موجودیای خودکار از بانک خوانده نمیشود.
- صفحهٔ مستقلی برای کارتخوانها نیست؛ از همان صفحهٔ بانکها و صندوق مدیریت میشوند.
سؤال یا نظر؟ تیم حمایت ما آماده است که کمک کند. تماس با پشتیبانی