سند حسابداری حقوق و دستمزد، با مثال عددی
سند حقوق و دستمزد سه سند است. آخر ماه: هزینهٔ حقوق و بیمهٔ سهم کارفرما بدهکار؛ بیمهٔ پرداختنی، مالیات حقوق پرداختنی، مساعده و حقوق پرداختنی بستانکار. روز واریز: حقوق پرداختنی بدهکار، بانک بستانکار. ماه بعد: بیمه و مالیات پرداختنی بدهکار، بانک بستانکار.
ثبت هزینه و بدهی حقوق، پرداخت خالص به کارکنان و تسویهٔ کسورات را با جدول بدهکار و بستانکار توضیح می‌دهیم.
آخر ماه حقوق را واریز میکنید و در دفتر می‌نویسید: «حقوق مهر، ۵۱ میلیون». حساب بانک درست کم شده، ولی سند غلط است. هزینهٔ واقعی حقوقِ آن ماه ۵۱ میلیون نبوده؛ نزدیک ۷۴ میلیون بوده. بقیه‌اش بیمه و مالیاتی است که هنوز نداده‌اید و در دفتر هیچ ردی ندارد.
ثبت حقوق و دستمزد را می‌توان در سه مرحله انجام داد که هر مرحله تاریخ ثبت خود را دارد. اینجا با یک مثال عددی، هر سه را می‌نویسیم.
چرا «مبلغ واریزی» هزینهٔ حقوق نیست
هزینهٔ یک کارمند برای شما سه تکه است:
- حقوق و مزایای ناخالص: عددی که در حکم یا قرارداد آمده، به‌علاوهٔ اضافه‌کاری و مزایا.
- بیمهٔ سهم کارفرما: در مثال این مقاله ۲۳ درصد فرض شده و جدا از سهم کارمند ثبت میشود؛ نرخ و تکالیف جاری را باید از مرجع رسمی بررسی کرد.
- و از آن طرف، کسوراتی که از حقوق کارمند برمی‌دارید و باید به جای دیگری بدهید: بیمهٔ سهم خودش (۷ درصد)، مالیات حقوق، قسط وام و مساعده.
پس چیزی که به حساب کارمند می‌ریزید (خالص) از هزینهٔ واقعی شما خیلی کمتر است، و تفاوتش بدهی است: به تأمین اجتماعی و به سازمان مالیاتی. اگر فقط واریزی را ثبت کنید، هم هزینه را کم نشان داده‌اید و هم بدهی‌ای دارید که در دفتر نیست.
مثال: حقوق مهر، دو کارمند
عددها فرضی‌اند و برای سادگی گرد شده‌اند:
| شرح | مبلغ (تومان) |
|---|---|
| جمع حقوق و مزایای ناخالص | ۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| بیمهٔ سهم کارمند (۷٪) | ۴٬۲۰۰٬۰۰۰ |
| مالیات حقوق | ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ |
| مساعده‌ای که وسط ماه داده‌اید | ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| خالص قابل پرداخت | ۵۱٬۳۰۰٬۰۰۰ |
| بیمهٔ سهم کارفرما (۲۳٪) | ۱۳٬۸۰۰٬۰۰۰ |
سند اول: شناسایی حقوق، به تاریخ آخر ماه
این سند می‌گوید «این ماه این‌قدر هزینهٔ حقوق داشتیم و این‌قدر به این و آن بدهکار شدیم». هنوز هیچ پولی جابه‌جا نشده.
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| هزینهٔ حقوق و دستمزد | ۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| هزینهٔ بیمهٔ سهم کارفرما | ۱۳٬۸۰۰٬۰۰۰ | |
| بیمهٔ پرداختنی (۷٪ + ۲۳٪) | ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| مالیات حقوق پرداختنی | ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ | |
| مساعدهٔ کارکنان | ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حقوق پرداختنی | ۵۱٬۳۰۰٬۰۰۰ | |
| جمع | ۷۳٬۸۰۰٬۰۰۰ | ۷۳٬۸۰۰٬۰۰۰ |
هزینهٔ واقعی حقوقِ مهر ۷۳٫۸ میلیون تومان است، نه ۵۱٫۳.
مساعده چرا بستانکار شده؟ چون روزی که آن را دادید، هزینه نبود؛ طلبِ شما از کارمند بود (بدهکار مساعدهٔ کارکنان، بستانکار بانک). حالا که از حقوقش کم میشود، آن طلب صاف میشود.
سند دوم: پرداخت حقوق، به تاریخ واریز
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| حقوق پرداختنی | ۵۱٬۳۰۰٬۰۰۰ | |
| بانک | ۵۱٬۳۰۰٬۰۰۰ |
اگر حقوق مهر را پنجم آبان می‌ریزید، تاریخِ این سند پنجم آبان است؛ ولی هزینه با سند اول در مهر نشسته. همین جداکردنِ تاریخ‌هاست که سود هر ماه را درست نگه می‌دارد.
سند سوم: پرداخت بیمه و مالیات، ماه بعد
لیست بیمه و حق بیمهٔ هر ماه را تا پایان ماه بعد میدهید، و مالیات حقوق هم همین مهلت را دارد:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بیمهٔ پرداختنی | ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| مالیات حقوق پرداختنی | ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ | |
| بانک | ۱۹٬۵۰۰٬۰۰۰ |
بعد از این سه سند، هر سه حسابِ «پرداختنی» صفر می‌شوند. اگر صفر نشدند، یا چیزی پرداخت نشده، یا عددی اشتباه ثبت شده، و همین کنترل ساده‌ترین راهِ پیداکردن خطاست.
چهار اشتباه رایج
فقط خالص را هزینه می‌گیرند. همان مثال اول مقاله. هزینه کم و سود بیشتر از واقع دیده میشود، و بدهی بیمه در دفتر نیست تا روزی که جریمه‌اش بیاید.
سهم کارفرما را فراموش می‌کنند. ۲۳ درصد عدد کوچکی نیست. کسی که می‌گوید «حقوق فروشنده‌ام بیست میلیون است»، در واقع نزدیک بیست‌وپنج میلیون خرج میکند.
مساعده را هزینه ثبت می‌کنند. مساعده پیش‌پرداختِ حقوق است، نه هزینهٔ جدا. اگر هزینه‌اش کنید و آخر ماه هم حقوق کامل را هزینه بگیرید، دو بار حساب شده.
تاریخ سند را روز واریز می‌گذارند. حقوقِ مهر، هزینهٔ مهر است، حتی اگر آبان پرداخت شود.
نرخ‌ها را از کجا بیاوریم
۷ و ۲۳ درصدِ بیمه سال‌هاست ثابت است. ولی حداقل دستمزد، حق مسکن، بن، حق اولاد و جدول مالیات حقوق هر سال عوض می‌شوند. این مقاله عمداً عددِ سال را ننوشته، چون سندی که اینجا می‌بینید با هر عددی همین شکل را دارد. مبلغ‌های هر سال را از بخشنامهٔ وزارت کار و جدول مالیات حقوقِ همان سال بردارید.
یک نکتهٔ ریز: همهٔ اقلام حقوق مشمول بیمه نیستند (حق اولاد نمونه‌اش است)، پس ۷ و ۲۳ درصد روی کلِ ناخالص حساب نمی‌شود.
در حساب‌شاپ
این سه سند را لازم نیست دستی بزنید. در بخش حقوق و دستمزد، برای هر ماه یک دوره باز میکنید، کارکرد را وارد میکنید و «محاسبه» فیش هر کارمند را می‌سازد. با «تأیید و ثبت سند»، سند اول برای کل دوره زده میشود، به تاریخ آخرین روز همان ماه: هزینهٔ حقوق (ناخالص، و سهم کارفرما در سطر جدا)، بیمهٔ پرداختنی، مالیات حقوق پرداختنی، کسرِ وام و مساعده، و خالص پرداختنی.
پرداخت جداست: روی هر فیش یا برای کل دوره، از حساب بانکی‌ای که انتخاب میکنید؛ و سندش همان سند دوم است. نرخ‌های بیمه، ضریب اضافه‌کاری، معافیت و جدول پلکانی مالیات را خودتان در تنظیمات می‌گذارید و در لحظهٔ محاسبه روی همان دوره ذخیره می‌شوند، پس عوض‌کردنِ نرخِ امسال فیش‌های پارسال را تکان نمی‌دهد.
چیزهایی که ندارد را هم بدانید: فایل لیست بیمه و فایل مالیات حقوق برای ارسال به سازمان‌ها تولید نمی‌شود، و عیدی و سنوات و تسویه‌حساب پایان کار محاسبه نمی‌شود. پرداختِ بیمه و مالیات (سند سوم) را هم خودتان به‌عنوان پرداخت ثبت میکنید. جزئیات در حقوق و دستمزد فروشگاه و قدم‌به‌قدمش در راهنمای حقوق و دستمزد هست.
سؤال‌های پرتکرار
سند حقوق و دستمزد را به چه تاریخی بزنم؟
سند شناسایی حقوق به تاریخ آخرین روز همان ماه، سند پرداخت به تاریخ روزی که واقعاً واریز کرده‌اید.
بیمهٔ سهم کارفرما هزینه است یا بدهی؟
هر دو. موقع شناسایی، هزینه است (بدهکار) و همزمان بدهی به تأمین اجتماعی (بستانکار). وقتی پرداختش میکنید، بدهی صاف میشود.
اگر حقوق را نقد بدهم، سند فرقی میکند؟
فقط سند دوم: بهجای بانک، صندوق بستانکار میشود. سند اول همان است.
برای یک یا دو کارمند هم اینهمه سند لازم است؟
سه سند است، نه «اینهمه»، و تعداد کارمند شکلش را عوض نمیکند. با یک کارمند هم اگر فقط واریزی را ثبت کنید، بدهی بیمه در دفترتان نیست.
مساعده را کجا ثبت کنم؟
روزی که میدهید: بدهکار مساعدهٔ کارکنان، بستانکار بانک یا صندوق. آخر ماه در سند حقوق از خالص کم میشود و همان حساب بستانکار میشود.
میشود سند حقوق را از روی لیست بیمه زد؟
لیست بیمه فقط مبنای بیمه را دارد، نه همهٔ اقلام حقوق و کسورات را. سند را از روی فیش‌های حقوق بزنید و عددِ بیمه‌اش را با لیست بیمه مطابقت بدهید.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان