حقوق و دستمزد

محاسبه، ثبت سند و پرداخت سه کار جدا هستند. حساب‌شاپ جدا نگهشان می‌دارد چون تاریخ و اثر هر کدام فرق دارد.

آخرین به‌روزرسانی: ۱۴۰۵/۰۶/۰۸ · نوشتهٔ تیم حساب‌شاپ · مطالعه ۵ دقیقه‌ای

حقوق ماهانه سه کار جدا است که معمولاً قاطی می‌شوند: محاسبه، ثبت سند، و پرداخت. حساب‌شاپ این سه را جدا نگه می‌دارد، چون هر کدام تاریخ و اثر متفاوتی دارند، سند حقوق آخر ماه می‌خورد، پرداخت شاید چند روز بعد.

قدم صفر: تنظیمات

حقوق و دستمزد ← تنظیمات حقوق. اینجا نرخ‌ها را تعیین می‌کنید. هیچ‌کدام در کد ثابت نشده‌اند:

سه ردیف آخر پیش‌فرض صفر هستند. یعنی تا وقتی خودتان پرشان نکنید، هیچ مالیاتی کسر نمی‌شود و حق اولادی پرداخت نمی‌شود. این عمدی است: نرخ‌های قانونی هر سال عوض می‌شوند و نرم‌افزار عدد قدیمی را به شما تحمیل نمی‌کند.

قدم اول: پروندهٔ کارمند و حکم

حقوق و دستمزد ← کارکنان، بعد «افزودن».

بعد از ساختن پرونده، برای همان کارمند حکم ثبت کنید: تاریخ شروع، پایان (اختیاری)، حقوق پایه، حق مسکن، بن کارگری، سایر مزایای ثابت، و شرح حکم.

حکم‌ها روی هم انباشته می‌شوند. وقتی حکم تازه‌ای ثبت می‌کنید، حکم قبلی حذف نمی‌شود، به وضعیت «جایگزین‌شده» می‌رود و تاریخ پایانش یک روز قبل از شروع حکم جدید می‌نشیند. پس اگر فیش اردیبهشت را دوباره حساب کنید، با حقوق اردیبهشت حساب می‌شود، نه با حکم امروز.

قدم دوم: باز کردن دوره و ثبت کارکرد

حقوق و دستمزد ← کارکرد و محاسبه حقوق ← باز کردن دوره. برای هر ماه یک دوره.

در جدول کارکرد، برای هر کارمند این ستون‌ها را دارید:

کارکرد (روز) · اضافه‌کاری (س) · تعطیل‌کاری (س) · شب‌کاری (س) · مأموریت (روز) · استحقاقی · استعلاجی · بدون حقوق · غیبت · پاداش (ریال) · سایر کسور (ریال) · شرح

«ذخیره کارکرد» را بزنید. اگر برای کارمندی هیچ ردیفی وارد نکنید، ماه کامل فرض می‌شود و روی فیشش نوشته می‌شود.

قدم سوم: محاسبه

محاسبه حقوق. سیستم برای هر کارمند فیش می‌سازد.

ترتیب محاسبه این است:

۱. درآمدها: حقوق پایه، حق مسکن، بن، و مزایای ثابت به نسبت روزهای کارکرد. بعد حق اولاد، اضافه‌کاری، تعطیل‌کاری، شب‌کاری و پاداش. ۲. بیمه سهم کارمند: روی ناخالص منهای حق اولاد. ۳. مالیات: روی ناخالص منهای بیمهٔ کارمند منهای معافیت، ضرب در نرخ. ۴. کسورات دیگر و اقساط وام. ۵. خالص قابل پرداخت.

روی فیش، کنار هر ردیف نحوهٔ محاسبه‌اش هم نوشته می‌شود. یعنی کارمند می‌بیند عدد از کجا آمده.

نرخ‌ها در لحظهٔ محاسبه در خود دوره ذخیره می‌شوند. اگر ماه بعد نرخ بیمه را عوض کنید، فیش‌های ماه‌های قبل دست‌نخورده می‌مانند.

می‌توانید کارکرد را اصلاح کنید و دوباره محاسبه بزنید. دوره تا وقتی تأیید نشده، آزاد است.

قدم چهارم: تأیید و ثبت سند

تأیید و ثبت سند. یک سند حقوق برای کل دوره ساخته می‌شود، به تاریخ آخرین روز همان ماه شمسی:

• بدهکار: هزینه حقوق و دستمزد (ناخالص، به‌علاوهٔ سهم بیمهٔ کارفرما)
• بستانکار: بیمه پرداختنی (سهم کارمند + کارفرما)
• بستانکار: مالیات حقوق پرداختنی
• بستانکار: وام و مساعده کارکنان
• بستانکار: حقوق پرداختنی (خالص)

بعد از تأیید، دوره قفل می‌شود. نه کارکرد قابل ویرایش است نه محاسبه قابل تکرار. اگر اشتباهی پیدا کردید، برگشت سند بزنید تا دوره به حالت «محاسبه‌شده» برگردد. اما اگر حتی یک پرداخت ثبت شده باشد، برگشت سند رد می‌شود و اول باید پرداخت‌ها را تعیین تکلیف کنید.

قدم پنجم: پرداخت

دو راه:

• پرداخت روی هر فیش، با مبلغ و حساب دلخواه، برای وقتی همه را با هم پرداخت نمی‌کنید
• پرداخت همه از یک حساب، برای کل دوره

هر پرداخت: بدهکار حقوق پرداختنی، بستانکار حساب بانکی. وقتی مانده همهٔ فیش‌ها صفر شد، دوره «پرداخت‌شده» می‌شود.

بیشتر از ماندهٔ فیش نمی‌توانید پرداخت کنید و قبل از تأیید دوره اصلاً نمی‌توانید.

فیش حقوقی

از هر ردیف دوره، لینک فیش را بزنید. صفحه‌ای مستقل و آمادهٔ چاپ باز می‌شود: نام و شماره پرسنلی و سمت و شماره بیمه، جدول ردیف‌ها با نحوهٔ محاسبه، جمع ناخالص و کسورات و خالص، و در پایین جدول پرداخت‌های انجام‌شده و مانده.

سهم بیمهٔ کارفرما هم روی فیش نوشته می‌شود با توضیح اینکه از حقوق کسر نشده، برای شفافیت.

دکمهٔ چاپ آن را به چاپگر یا PDF مرورگر می‌فرستد. خروجی PDF سمت سرور ندارد و فیش‌ها را تکی چاپ می‌کنید، نه دسته‌ای.

وام و مساعده

حقوق و دستمزد ← وام و مساعده. برای هر کارمند وام با مبلغ و قسط ماهانه تعریف کنید. اگر حساب بانکی را مشخص کنید، سند پرداخت وام هم زده می‌شود.

از آن به بعد، در هر محاسبه، قسط از حقوق کسر می‌شود، و اگر خالص حقوق کفاف ندهد، به اندازهٔ موجود کسر می‌شود نه بیشتر. ماندهٔ وام هر بار از روی اقساط کسرشده حساب می‌شود، نه از یک عدد ذخیره‌شده.

بستن دوره

بعد از پرداخت کامل، بستن دوره. این کار برگشت‌ناپذیر است: راهی برای باز کردن دوبارهٔ یک دورهٔ بسته وجود ندارد.

این بخش چه کاری نمی‌کند

اینها را از اول بدانید تا انتظار اشتباه نداشته باشید:

• مالیات پلکانی نیست. یک نرخ ثابت روی مازاد معافیت. اگر جدول پلکانی سازمان امور مالیاتی را می‌خواهید، باید بیرون از برنامه حساب کنید.
• عیدی، سنوات، بازخرید مرخصی و تسویه‌حساب پایان کار وجود ندارند.
• لیست بیمه و فایل مالیات حقوق تولید نمی‌شود. صفحهٔ «بیمه و مالیات حقوق» فقط یک گزارش خلاصهٔ خواندنی است؛ فایلی برای ارسال به سازمان تأمین اجتماعی یا امور مالیاتی از آن درنمی‌آید.
• مانده مرخصی نگه‌داری نمی‌شود. روزهای مرخصی را هر ماه دستی وارد می‌کنید؛ چیزی انباشته یا منتقل نمی‌شود.
• کارمند به فیش خودش دسترسی ندارد. فیش فقط داخل پنل و برای کاربران دارای دسترسی حقوق دیده می‌شود.
• فیش ایمیل یا پیامک نمی‌شود.
• دو سطح دسترسی بیشتر ندارد. هرکس دسترسی «حقوق و دستمزد» را داشته باشد، هم محاسبه می‌کند هم تأیید هم پرداخت. تفکیک «ثبت‌کننده و تأییدکننده» وجود ندارد.