حقوق و دستمزد فروشگاه، بدون اکسل و بدون دعوا
حقوق فروشگاه وقتی بدون دعوا حساب میشود که سه چیز جای ثابتی داشته باشند: قرارداد و نرخ، کارکرد و اضافهکاری، و مساعده. اگر اینها بین حافظهٔ مدیر و کارمند پخش باشند، اختلاف حتمی است؛ فیش حقوقی باید از روی همین سه تا ساخته شود.
حقوق دو سه کارمند ساده به نظر میرسد، تا وقتی اضافهکاری، مساعده و وام قاطی شوند. یک مسیر مرتب: حکم، کارکرد، محاسبه، تأیید، پرداخت.
فروشگاهی که دو سه کارمند دارد معمولاً حقوق را اینطور حساب میکند: یک عدد توافقی در ذهن، اضافهکاریها روی کاغذ یا در پیامها، و مساعدهها... جایی بین حافظهٔ مدیر و حافظهٔ کارمند. تا ماهی که این دو حافظه با هم نمیخوانند.
چرا اکسل هم جواب نمیدهد
اکسل برای «محاسبه» خوب است ولی «تاریخچه» ندارد. حقوق بهمن را که میبندید، فایل همان است که اسفند هم هست، اگر پایه را عوض کنید، ردی نمیماند که بهمن با چه عددی بسته شد. بعد از چند ماه، هیچکس نمیتواند ثابت کند فیش دیماه با کدام نرخ حساب شده بود.
نرمافزار حسابداری این را با یک قاعدهٔ ساده حل میکند: نرخهای لحظهٔ محاسبه، داخل همان دوره ذخیره میشوند. حکم را هر وقت خواستید عوض کنید؛ فیشهای گذشته همان میمانند که بودند.
مسیر درست، پنج قدم است
- حکم حقوقی: برای هر کارمند یک بار پایه، مزایا و کسورات را تعریف میکنید.
- کارکرد ماه: روز کارکرد، اضافهکاری و غیبت همان ماه ثبت میشود.
- محاسبه: فیش از حکم و کارکرد ساخته میشود؛ تا تأیید نشده، هر بار میشود از نو حساب کرد.
- تأیید: دوره بسته میشود. از اینجا به بعد عدد قطعی است، مثل فاکتوری که قطعی شده.
- پرداخت: از بانک یا صندوق مشخص پرداخت میشود و سند حسابداریاش خودکار ثبت میشود.
قدم پنجم را دستکم نگیرید: وقتی پرداخت حقوق از «حساب بانکی مشخص» ثبت شود، موجودی همان حساب کم میشود و آخر ماه جمع هزینهٔ حقوق در سود و زیان درست است، بدون اینکه کسی چیزی را دستی جمع بزند.
مساعده و وام، جایی که بیشترین دعوا پیش میآید
مساعده یعنی بخشی از حقوق، زودتر. وام یعنی پولی جدا که قسطقسط برمیگردد. مشکل وقتی است که ماندهٔ وام «یک بار نوشته شده» و بعد هر کس چیزی کم و زیاد میکند. قاعدهٔ سالم این است که مانده هیچوقت دستی نوشته نشود، از جمع قسطهای واقعاً کسرشده حساب شود. آنوقت فیش هر ماه خودش سند است: چقدر کسر شد و چقدر مانده.
اینها را از نرمافزار حقوق انتظار نداشته باشید
صادق باشیم: نرمافزار حسابداری فروشگاه، فایل رسمی بیمه و مالیات حقوق تولید نمیکند و جای نرمافزار منابع انسانی (مرخصیساعتی، شیفت، ارزیابی) نمینشیند. چیزی که میگیرید حسابوکتاب درست حقوق و اتصالش به حساب و کتاب فروشگاه است، برای اکثر فروشگاهها همین کافی است، و برای بقیه، حداقل معلوم است چه چیزی را باید جدا حل کنند.
در حسابشاپ این مسیر زیر حقوق و دستمزد است و سندهایش خودکار به همانجایی میرود که هزینهها و بانک میروند.
سؤالهای پرتکرار
اگر حکم حقوق را وسط سال عوض کنم، فیشهای قبلی چه میشوند؟
دست نمیخورند. نرخهای لحظهٔ محاسبه داخل همان دوره ذخیره میشوند، پس تغییر حکم فقط روی دورههای بعدی اثر دارد.
مساعده و وام کارمند را چطور حساب کنم؟
بهعنوان بدهی کارمند ثبت میشود و اقساطش از حقوق ماههای بعد کم میشود. ماندهٔ وام محاسبه میشود، نه اینکه دستی نگه داشته شود؛ برای همین هیچوقت با واقعیت اختلاف پیدا نمیکند.
بیمه و مالیات حقوق را هم حساب میکند؟
کسورات را میشود در محاسبه آورد، ولی تهیه و ارسال لیست بیمه به سازمان تأمین اجتماعی کار این نرمافزار نیست.
حقوق را بعد از تأیید میشود اصلاح کرد؟
نه. محاسبهٔ دوره تا پیش از تأیید هرچند بار که لازم باشد تکرار میشود؛ بعد از تأیید، دوره بسته است و اصلاح فقط با سند جدید انجام میشود.
حضور و غیاب را باید دستی وارد کنم؟
کارکرد ماه وارد میشود — کارکرد عادی، اضافهکاری، غیبت و مرخصی. دستگاه حضور و غیاب به نرمافزار وصل نمیشود.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان