اتصال نرم‌افزار حسابداری به سایت: سه روش و یک تصمیم

بیشتر کسانی که «اتصال حسابداری به وردپرس» را جست‌وجو می‌کنند، یک نرم‌افزار حسابداری دارند که سال‌هاست روی کامپیوتر مغازه نصب است، و حالا سایتی دارند که سفارش‌هایش جای دیگری می‌نشیند. سؤال واقعی این نیست که «چطور وصل کنم». سؤال این است که کدام طرف قرار است مرجع باشد: سایت یا انبار. با همین سؤال شروع می‌کنیم، بعد سه روش را کنار هم می‌گذاریم.

کدام‌یک از این چهار را می‌خواهید؟ این مقاله دربارهٔ انتخاب روش است. اگر سؤالتان مشخص‌تر است، مستقیم بروید سر اصلش:

• می‌دانید ووکامرس دارید و فقط می‌خواهید وصلش کنید → راهنمای تصویری گام‌به‌گام
• سفارش‌ها را در گوگل شیت می‌خواهید → اتصال گوگل شیت به ووکامرس
• سپیدار دارید → اتصال سپیدار به ووکامرس
• می‌خواهید بدانید حساب‌شاپ دقیقاً چه چیزی را همگام می‌کند → صفحهٔ اتصال‌ها

۱. یک تصمیم پیش از هر روش: مرجع موجودی کجاست؟

وقتی دو سیستم هر دو «موجودی» دارند، فقط یکی می‌تواند مرجع باشد. اگر سایت مرجع باشد، فروش حضوری و مرجوعی و ضایعات باید به سایت برسد تا موجودی درست بماند، که معمولاً نمی‌رسد. اگر حسابداری مرجع باشد، هر تغییر موجودی در حسابداری باید به سایت برگردد.

جواب درست برای تقریباً هر فروشگاهی که هم حضوری می‌فروشد هم آنلاین: حسابداری مرجع است، سایت ویترین است. هر روشی که انتخاب می‌کنید، بپرسید آیا این جهت را پشتیبانی می‌کند یا فقط سفارش را از سایت به حسابداری می‌آورد و موجودی را رها می‌کند. شش دلیل ناخوانی موجودی سایت و انبار تقریباً همه از همین‌جا می‌آیند.

۲. روش اول: واسط برای نرم‌افزار نصبی

برای نرم‌افزارهای حسابداری نصبی، واسط‌هایی وجود دارد (گاهی از خود سازنده، بیشتر از شرکت‌های ثالث) که سفارش ووکامرس را می‌خوانند و به فایل یا پایگاه دادهٔ نرم‌افزار نصبی می‌نویسند.

کجا جواب می‌دهد: وقتی حجم سفارش کم است، سال‌ها روی آن نرم‌افزار سرمایه‌گذاری کرده‌اید و حسابدارتان فقط با همان کار می‌کند.

کجا گیر می‌کند:

• نرم‌افزار نصبی آنلاین نیست. سایت روی سرور است و نرم‌افزار روی کامپیوتر مغازه. واسط یا باید روی همان کامپیوتر بماند و مرتب اجرا شود، یا یک سرویس میانی لازم دارد. در هر دو حالت، کامپیوتر خاموش یعنی همگام‌سازی متوقف.
• بیشترشان یک‌طرفه‌اند. سفارش می‌آید، موجودی برنمی‌گردد. یعنی همان مسئلهٔ بخش ۱ حل نشده می‌ماند.
• به‌روزرسانی هر طرف، طرف دیگر را می‌شکند. نسخهٔ جدید ووکامرس یا نسخهٔ جدید نرم‌افزار، و واسط از کار می‌افتد تا سازنده‌اش برسد.
• تنوع کالا (رنگ و سایز) را خیلی از واسط‌ها درست تطبیق نمی‌کنند، چون نرم‌افزار نصبی و ووکامرس تنوع را با دو منطق متفاوت نگه می‌دارند.

پیش از خرید هر واسطی، همین چهار سؤال را از فروشنده‌اش بپرسید. جواب‌های مبهم یعنی «نه».

۳. روش دوم: حسابداری داخل خود وردپرس

افزونه‌هایی هستند که حسابداری را داخل وردپرس می‌آورند: فاکتور، هزینه، گاهی انبار. همهٔ داده در همان پایگاه دادهٔ وردپرس است.

جذابیتش: یک پنل، یک ورود، هیچ اتصالی لازم نیست.

مشکلش: وردپرس برای حسابداری ساخته نشده است. سه چیزی که در عمل دردسر می‌شود:

۱. سند دوطرفه. بیشتر این افزونه‌ها فاکتور می‌سازند ولی سند حسابداری متوازن نمی‌سازند. تراز آزمایشی، سود و زیان، و دفاتر استاندارد از آن‌ها درنمی‌آید، یعنی حسابدارتان آخر سال باید دوباره همه‌چیز را جای دیگری وارد کند.

۲. بهای تمام‌شده. موجودی ووکامرس «تعداد» است، نه «تعداد با قیمت خرید». بدون بهای تمام‌شده، سود واقعی هر کالا محاسبه نمی‌شود.

۳. فروش حضوری و مرجوعی و چک. این‌ها در وردپرس جایی ندارند و افزونه‌های حسابداری وردپرس یا اصلاً ندارندشان یا ناقص دارند.

این روش برای فروشگاهی که فقط آنلاین می‌فروشد، چک ندارد و حسابدار جداگانه ندارد، می‌تواند کافی باشد. برای بقیه، معمولاً تا اولین بستن حساب سالانه دوام می‌آورد.

۴. روش سوم: حسابداری آنلاین با افزونهٔ رابط

نرم‌افزار حسابداری خودش روی سرور است، و یک افزونهٔ سبک در وردپرس فقط پیام‌رسان است: سفارش تازه، تغییر وضعیت، مرجوعی را می‌فرستد و موجودی و قیمت را می‌گیرد.

این شکل، دو مشکل دو روش قبل را ندارد. هر دو طرف آنلاین‌اند پس اتصال همیشه برقرار است، و حسابداری در جایی است که برای حسابداری ساخته شده.

چیزی که باید از سازندهٔ هر نرم‌افزاری با این معماری بپرسید:

• افزونه چطور حرف می‌زند؟ مستقیم به پایگاه دادهٔ حسابداری وصل می‌شود (خطرناک) یا از یک API امضاشده روی HTTPS؟
• اگر سرور حسابداری لحظه‌ای در دسترس نباشد، سفارش گم می‌شود؟ افزونهٔ درست سفارش را در یک صف محلی نگه می‌دارد و دوباره تلاش می‌کند.
• اگر سفارش با کالاها نخواند چه می‌شود؟ مثلاً مبلغ سفارش با قیمت کالاها جور نیست، یا کالایی تطبیق نشده. ثبت اشتباه بدتر از ثبت‌نشدن است.
• موجودی به سایت برمی‌گردد؟ همان سؤال بخش ۱.

۵. حساب‌شاپ کدام روش است

روش سوم. افزونهٔ «HesabShop Connector» در وردپرس نصب می‌شود، هرگز مستقیم به پایگاه دادهٔ حسابداری وصل نمی‌شود و فقط از راه یک API امضاشده روی HTTPS حرف می‌زند. رویدادهای ووکامرس در یک صف محلی داخل وردپرس می‌نشینند و با تلاش مجدد فرستاده می‌شوند، پس قطعی لحظه‌ای سفارشی را گم نمی‌کند.

جهت‌ها این‌طور است. سفارش به داخل و موجودی به بیرون، همیشه. قیمت و وضعیت سفارش به بیرون، به انتخاب شما، چون بیشتر فروشگاه‌ها قیمت را در سایت تعیین می‌کنند و بازنویسی ناخواستهٔ قیمت یک کمپین گران تمام می‌شود. سفارشی که با کالاها نخواند، به‌جای ثبت اشتباه در وضعیت «نیاز به بررسی» می‌ماند تا خودتان تصمیم بگیرید. جزئیات را در صفحهٔ اتصال ووکامرس ببینید، و اینکه بعد از اتصال هر سفارش چه سندی می‌سازد را در حسابداری فروشگاه ووکامرس: از سفارش تا سند.

۶. نصب و راه‌اندازی، گام‌به‌گام

اگر روش سوم را انتخاب کردید، کار عملی‌اش حدود ده دقیقه است و دانش فنی نمی‌خواهد. برای حساب‌شاپ این‌طور است:

گام ۱. در ووکامرس یک کلید API بسازید. در پیشخوان وردپرس: «ووکامرس ← تنظیمات ← پیشرفته ← REST API». یک کلید با دسترسی «خواندن و نوشتن» بسازید. دو مقدار می‌گیرید که فقط همان یک بار نشان داده می‌شوند، پس همان‌جا برشان دارید. این کلید همان چیزی است که به حسابداری اجازه می‌دهد کالاها و سفارش‌ها را بخواند و موجودی را برگرداند.

گام ۲. در حسابداری یک فروشگاه بسازید. در پنل، فروشگاه تازه‌ای اضافه کنید: نام، آدرس سایت، و همان دو کلید گام قبل.

گام ۳. افزونه را نصب کنید. فایل نصب را از صفحهٔ افزونه بگیرید. در پیشخوان وردپرس: «افزونه‌ها ← افزودن ← بارگذاری افزونه»، فایل ZIP را انتخاب کنید، نصب و بعد «فعال کردن».

گام ۴. افزونه را به حسابداری وصل کنید. در پنل، صفحهٔ همان فروشگاه بخشی به نام «تنظیمات افزونهٔ وردپرس» دارد که سه مقدار می‌دهد: آدرس، کلید و راز. در وردپرس به «حساب‌شاپ ← اتصال و وضعیت» بروید، این سه را بگذارید و «تست اتصال» را بزنید.

گام ۵. تکلیف درگاه‌ها و وضعیت‌ها را روشن کنید. این گام همان است که معمولاً از قلم می‌افتد و بعداً گران تمام می‌شود. حسابداری باید بداند پول هر درگاه پرداخت به کدام حساب بانکی می‌نشیند، و هر وضعیت سفارش برای فاکتور چه معنایی دارد. تا وقتی درگاهی تعریف نشده باشد، سفارش‌هایش می‌آیند ولی رسیدشان ساخته نمی‌شود، و اولین نشانه‌اش ماه‌ها بعد سر مغایرت‌گیری پیدا می‌شود. در حساب‌شاپ صفحهٔ «پل تنظیمات» فهرست واقعی درگاه‌ها و وضعیت‌های سایتتان را نشان می‌دهد و هرکدام که هنوز تعریف نشده علامت می‌خورد، پس این اشتباه همان روز اول دیده می‌شود.

یک نکتهٔ مهم دربارهٔ سفارش‌های قدیمی: هنگام راه‌اندازی، تاریخ شروع را خودتان انتخاب کنید. وارد کردن چند سال سفارش قدیمی به حسابداری تازه «همگام‌سازی» نیست، یک اتفاق است، و چون سند حسابداری بعد از ثبت تغییرناپذیر است، برگرداندنش آسان نیست. تاریخچهٔ قبل از آن تاریخ کار سند افتتاحیه است.

۷. بعد از راه‌اندازی، از کجا بفهمید کار می‌کند

این سؤال به‌اندازهٔ خود اتصال مهم است، چون اتصالی که خراب شده و ساکت مانده از اتصال‌نداشتن بدتر است: شما فکر می‌کنید حساب‌ها به‌روزند.

چیزی که باید از هر نرم‌افزاری بخواهید این است که نتیجهٔ ثبت را روی خود سفارش نشان بدهد، نه در یک صفحهٔ گزارش جداگانه که کسی بازش نمی‌کند. یعنی سفارش را در وردپرس باز کنید و همان‌جا ببینید ثبت شده یا نه، با کدام شمارهٔ سند، چه ساعتی، و اگر نشده چرا.

در حساب‌شاپ همین کار انجام می‌شود. هر سفارش در وردپرس یک بخش «وضعیت ثبت حسابداری» دارد با شمارهٔ سند و شمارهٔ فاکتور و تاریخ، و اگر ثبت نشده باشد متن خطا و دکمهٔ «ارسال دوباره» کنارش است. در فهرست سفارش‌ها هم ستونی هست که در یک نگاه نشان می‌دهد کدام سفارش‌ها رسیده‌اند.

۸. اگر نرم‌افزار نصبی دارید و نمی‌خواهید عوضش کنید

روش اول برای شما منطقی‌تر از روش سوم است، اگر واسطی پیدا کنید که چهار سؤال بخش ۲ را درست جواب بدهد. فقط پیش از خرید، هزینهٔ سه سال نگهداری واسط را با هزینهٔ سه سال اشتراک حسابداری آنلاین کنار هم بگذارید، نه فقط هزینهٔ خرید اولیه را. معمولاً آن مقایسه است که تصمیم را روشن می‌کند.

تصمیم را گرفتید؟ گام‌به‌گامش این‌جاست

• اتصال با کلید API: ساخت کلید و اتصال، مرحله به مرحله
• فرستادن موجودی و قیمت از حسابداری به سایت: همگام‌سازی از حسابداری به ووکامرس

سؤال‌های پرتکرار

مرجع موجودی باید سایت باشد یا حسابداری؟

حسابداری. چون فروش حضوری، مرجوعی و ضایعات در حسابداری اتفاق می‌افتند و راهی ندارند که خودشان را به سایت برسانند. برعکسش شدنی است: هر تغییر موجودی از حسابداری به سایت فرستاده می‌شود.

سفارش‌ها چند وقت یک‌بار می‌آیند؟

هر پانزده دقیقه سفارش‌های تازه خوانده می‌شوند، و وب‌هوک هم سفارش را همان لحظه می‌فرستد. لازم نیست کاری بکنید.

اگر سایتم موقتاً بالا نیاید چه می‌شود؟

کار در صف می‌ماند و دوباره تلاش می‌شود. سفارشی که یک بار ثبت شده، با تلاش دوباره تکراری نمی‌شود، چون هر سفارش کلید یکتای خودش را دارد.

قیمت هم به سایت فرستاده می‌شود؟

موجودی همیشه، قیمت و وضعیت فقط اگر خودتان روشنش کنید. دلیلش ساده است: خیلی فروشگاه‌ها قیمت سایتشان را عمداً متفاوت نگه می‌دارند.

چند سایت را می‌شود به یک حساب وصل کرد؟

بله. هر فروشگاه اتصال خودش را دارد و سفارش‌ها با ذکر مبدأ ثبت می‌شوند.

نرم‌افزار نصبی فعلی‌ام را باید کنار بگذارم؟

نه لزوماً، ولی دو مرجع موجودی داشتن جواب نمی‌دهد. یا یکی مرجع می‌شود، یا اختلاف موجودی به کارتان برمی‌گردد.