بستن سال مالی فروشگاه؛ چکلیست پایان سال
بستن سال مالی فروشگاه یعنی به ترتیب: انبارگردانی، تطبیق مانده اشخاص و بانک، رسیدگی به چکهای باز، ثبت هزینههای جامانده، و بعد سند اختتامیه. اگر حسابها در طول سال مرتب باشند این چند ساعت کار است.
اسفند فروشگاهدارها پر از کارهای نیمهمعلوم است: چه چیزی باید بسته شود، چه چیزی به سال بعد میرود؟ یک چکلیست مرتب از انبارگردانی تا سند افتتاحیه.
پایان سال مالی برای فروشگاه یعنی جوابدادن به یک سؤال: «امسال واقعاً چه کردیم و سال بعد از کجا شروع میکنیم؟» اگر حسابها مرتب باشد، جواب چند ساعت کار است؛ اگر نه، همان چیزی میشود که اسم اسفند را بد کرده.
چکلیست، به ترتیب درست
۱. انبارگردانی. موجودی واقعی قفسهها را با موجودی حسابداری مقایسه کنید و اختلافها را با سند انبارگردانی ثبت کنید، نه با دستبردن در عدد موجودی. اختلاف ثبتشده قابل توضیح است؛ عدد عوضشده نه.
۲. تعیین تکلیف اسناد باز. فاکتورهای پیشنویس یا قطعی میشوند یا حذف. سالی که با پیشنویس باز بسته شود، دیر یا زود برای همانها دوباره باز میشود.
۳. مغایرتگیری بانک. ماندهٔ دفتری هر حساب را با صورتحساب واقعی بانک چک کنید. اختلاف امروز پیدا شود یک سند اصلاحی است؛ سال بعد پیدا شود، یک روز کامل جستوجو.
۴. چکهای باز. چکهایی که سررسیدشان سال بعد است جایی نمیروند، با سند افتتاحیه به سال بعد منتقل میشوند و همانجا پیگیری میشوند. فقط مطمئن شوید وضعیتشان درست است: چک پاسشدهای که هنوز «در جریان» ثبت است، ماندهٔ بانک را غلط نشان میدهد.
۵. بستن سال. حسابهای موقت (فروش، خرید، هزینه) با سند اختتامیه بسته میشوند و نتیجه به سود انباشته میرود. بعد سند افتتاحیهٔ سال جدید ساخته میشود: ماندهٔ بانکها، بدهی و طلب طرفحسابها، موجودی انبار.
۶. قفل. بعد از بستن، دیگر نباید هیچ سندی در سال قبل ثبت شود. اگر نرمافزارتان این را جلوگیری نمیکند، دیر یا زود کسی با تاریخ عقب چیزی ثبت میکند و تراز بستهشده به هم میخورد.
سؤالی که باید از نرمافزارتان بپرسید
«اگر بعد از بستن، فاکتور جامانده پیدا شود چه؟» جواب سالم این است: سال با دلیل و با دسترسی ویژه بازگشایی میشود، اصلاح انجام میشود، و دوباره بسته میشود، و همهٔ اینها ثبت میشود که چه کسی، کی، چرا. جواب ناسالم این است که «عدد را همانجا درست میکنیم».
در حسابشاپ همهٔ این مسیر زیر بستن سال مالی است: موانع را خودش فهرست میکند، اختتامیه و افتتاحیه را خودش میسازد و سال بسته را قفل نگه میدارد.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان