بستن سال مالی فروشگاه؛ چک‌لیست پایان سال
بستن سال مالی فروشگاه یعنی به ترتیب: انبارگردانی، تطبیق مانده اشخاص و بانک، رسیدگی به چک‌های باز، ثبت هزینه‌های جامانده، و بعد سند اختتامیه. اگر حساب‌ها در طول سال مرتب باشند این چند ساعت کار است.
چک‌لیست بستن سال مالی فروشگاه، از انبارگردانی و ثبت‌های پایان سال تا انتقال مانده‌ها به سال بعد.
پایان سال مالی برای فروشگاه یعنی پاسخ‌دادن به یک سؤال: «امسال واقعاً چه کردیم و سال بعد از کجا شروع می‌کنیم؟» اگر حساب‌ها مرتب باشد، پاسخ چند ساعت کار است؛ اگر نه، بررسی و اصلاح مغایرت‌ها ممکن است زمان‌بر شود.
چک‌لیست، به ترتیب درست
۱. انبارگردانی. موجودی واقعی قفسه‌ها را با موجودی حسابداری مقایسه کنید و اختلاف‌ها را با سند انبارگردانی ثبت کنید، نه با دست‌بردن در عدد موجودی. اختلاف ثبت‌شده قابل توضیح است؛ عدد عوض‌شده نه.
۲. تعیین تکلیف اسناد باز. فاکتورهای پیش‌نویس یا قطعی می‌شوند یا حذف. سالی که با پیش‌نویس باز بسته شود، دیر یا زود برای همان‌ها دوباره باز میشود.
۳. مغایرت‌گیری بانک. ماندهٔ دفتری هر حساب را با صورتحساب واقعی بانک چک کنید. اختلاف امروز پیدا شود یک سند اصلاحی است؛ سال بعد پیدا شود، یک روز کامل جست‌وجو.
۴. چک‌های باز. چک‌هایی که سررسیدشان سال بعد است جایی نمی‌روند، با سند افتتاحیه به سال بعد منتقل می‌شوند و همان‌جا پیگیری می‌شوند. فقط مطمئن شوید وضعیت‌شان درست است: چک پاس‌شده‌ای که هنوز «در جریان» ثبت است، ماندهٔ بانک را غلط نشان می‌دهد.
۵. بستن سال. حساب‌های موقت (فروش، خرید، هزینه) با سند اختتامیه بسته می‌شوند و نتیجه به سود انباشته می‌رود. بعد سند افتتاحیهٔ سال جدید ساخته میشود: ماندهٔ بانک‌ها، بدهی و طلب طرف‌حساب‌ها، موجودی انبار.
۶. قفل. بعد از بستن، دیگر نباید هیچ سندی در سال قبل ثبت شود. اگر نرم‌افزارتان این را جلوگیری نمی‌کند، دیر یا زود کسی با تاریخ عقب چیزی ثبت میکند و تراز بسته‌شده به هم می‌خورد.
یک سؤال که باید از نرم‌افزارتان بپرسید
«اگر بعد از بستن، فاکتور جامانده پیدا شود چه؟» پاسخ سالم این است: سال با دلیل و با دسترسی ویژه بازگشایی میشود، اصلاح انجام میشود، و دوباره بسته میشود، و همهٔ این‌ها ثبت میشود که چه کسی، کی، چرا. پاسخ ناسالم این است که «عدد را همان‌جا درست می‌کنیم».
در حساب‌شاپ همهٔ این مسیر زیر بستن سال مالی است: موانع را خودش فهرست میکند، اختتامیه و افتتاحیه را خودش میسازد و سال بسته را قفل نگه می‌دارد.
سؤال‌های پرتکرار
سال مالی فروشگاه کِی تمام میشود؟
برای بیشتر فروشگاهها همان پایان اسفند. سال مالی میتواند تاریخ دیگری هم داشته باشد، ولی اگر دلیل مشخصی ندارید، همزمانبودنش با سال تقویمی کار مالیات و مقایسهٔ سالها را سادهتر میکند.
اگر انبارگردانی به قبل از عید نرسید چه کنیم؟
بعد از تعطیلات بشمارید، ولی فروش و خریدِ فاصلهٔ اول فروردین تا روز شمارش را جدا نگه دارید تا بشود موجودیِ پایان اسفند را از رویش حساب کرد. بدتر از شمارشِ دیر، شمارشِ باعجله است.
سند اختتامیه و افتتاحیه را باید دستی بزنم؟
در دفتر دستی و اکسل بله، و همانجاست که بیشترین خطا پیش میآید. نرمافزاری که بستن سال دارد این دو سند را از روی ماندههای واقعی خودش میسازد؛ کار شما این است که پیش از آن، پنج قدم بالا را تمام کرده باشید.
بعد از بستن سال میشود سندی را در سال قبل اصلاح کرد؟
مستقیم نه، و نباید هم بشود. راهش بازگشایی سال با دسترسی ویژه است: سال باز میشود، اصلاح ثبت میشود، و دوباره بسته میشود. اگر نرمافزاری اجازه بدهد بی‌هیچ ردی در سالِ بسته دست ببرید، ترازِ آن سال دیگر سند نیست.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان