نرمافزار حسابداری فروشگاه لوازم آرایشی و بهداشتی
مشکل فروشگاه لوازم آرایشی پیچیدگی نیست، تعداد کد کالاست: یک رژ لب با ده شماره رنگ، ده کد جداست. نرمافزار باید رنگ و حجم را تنوع بگیرد، تاریخ انقضا را بشناسد و سود را به تفکیک برند بدهد.
چرا فروشگاه لوازم آرایشی با یک اکسل یا یک صندوق سادهٔ فروش زود کم میآورد، تاریخ انقضا کجای حسابداریاش مینشیند، و چهار چیزی که حتماً باید داشته باشد.
فروشگاه لوازم آرایشی و بهداشتی یکی از سختترین نوع مغازهها برای حسابداری دستی است، نه چون پیچیده است، چون تعداد کد کالا زیاد میشود. یک برند رژ لب با ده شماره رنگ، ده کد جداست. ضرب در چند برند، ضرب در چند خط محصول، و عدد کدها بهسرعت از چیزی که با ذهن یا اکسل قابل کنترل باشد رد میشود.
مشکل واقعی: تعداد کد، نه حجم فروش
فروشگاهی با پنجاه نوع کالا و فروشگاهی با دو هزار کد آرایشی، از نظر گردش پول شاید فرقی نکنند؛ از نظر حسابداری، فرقشان زمین تا آسمان است. با اکسل، دویست ردیف قابل مدیریت است؛ دو هزار ردیف یعنی هیچکس دیگر واقعاً آن را نگاه نمیکند.
آنچه لازم دارید: تنوع، یعنی یک کالای مادر («رژ لب فلان برند») با چند زیرمجموعه (هر شماره رنگ)، نه دو هزار کالای کاملاً جدا که هرکدام باید از صفر تعریف شوند.
تاریخ انقضا، جایی که خیلیها فراموش میکنند
کرم، ضدآفتاب، بعضی محصولات آرایشی، همه تاریخ انقضا دارند. اگر نرمافزارتان تاریخ انقضا را کنار موجودی نگه ندارد، نمیدانید کدام کالا دارد در قفسه منقضی میشود، تا روزی که مشتری خودش رویش را بخواند. این نه فقط ضرر مالی است، مسئلهٔ اعتماد مشتری هم هست.
دو چیز را از هم جدا نگه دارید. تاریخ انقضا روی کارت کالا ثبت میشود، نه روی هر محمولهٔ خرید؛ اگر یک قلم را دو بار با دو تاریخ متفاوت آورده باشید، سیستم آن دو را تفکیک نمیکند. و اقلامِ نزدیک به انقضا در گزارش دیده میشوند، ولی خودشان سراغتان نمیآیند — برخلاف کمموجودی که هر روز صبح ایمیل میشود.
چهار چیزی که باید داشته باشد
- تنوع رنگ و حجم: یک کارت کالا، چند شماره، نه هزار کالای جدا.
- بارکد برای هر تنوع: اسکن سریع سر صندوق، بدون جستوجوی دستی بین هزاران کد.
- تاریخ انقضا روی کارت کالا: تا بدانید کدام قلم دارد به تاریخش نزدیک میشود.
- پنج سطح قیمت: قیمت مصرفکننده با قیمت عمده یا آرایشگاههای طرفحساب معمولاً فرق دارد؛ باید بتوانید هر دو را کنار هم نگه دارید.
اگر آنلاین هم میفروشید
خیلی از فروشگاههای آرایشی کنار مغازه، یک صفحهٔ اینستاگرام یا یک فروشگاه ووکامرسی هم دارند. اگر موجودی این دو کانال به هم وصل نباشد، همان کالایی که در مغازه فروختید، در سایت هنوز «موجود» نشان داده میشود، تا وقتی مشتری آنلاین سفارش بدهد و شما مجبور شوید عذرخواهی کنید. اتصال فروشگاه اینترنتی به حسابداری همین مشکل را حل میکند.
برند و دسته، تا دو هزار کد قابل گشتن بماند
وقتی تعداد کد از چند صد گذشت، مسئلهٔ بعدی «پیدا کردن» است نه «داشتن». فروشندهای که سر پیشخوان باید بین دو هزار ردیف دنبال یک رژ بگردد، عملاً از سیستم استفاده نمیکند و از حافظهاش کار میکند.
دو چیز این را حل میکند. اول، برند و دستهبندی جدا از نام کالا باشند، نه چسبیده داخل اسم. وقتی جدا باشند میتوانید بپرسید «از این برند چه چیزهایی دارم و کدامش میفروشد» — سؤالی که با نامِ بههمچسبیده جواب ندارد، و دقیقاً همان سؤالی است که موقع سفارش دادن لازمتان میشود.
دوم، جستوجویی که با املای شما کار کند. در فارسی یک اسم چند جور نوشته میشود: «کرم پودر» و «کرمپودر»، «ی» فارسی و «ي» عربی، ارقام فارسی و انگلیسی. جستوجو باید هر دو طرف را یکسان کند، وگرنه کالایی که هست پیدا نمیشود و فروشنده کالای تکراری میسازد.
تستر و هدیه، هزینهای که در سود دیده نمیشود
هر فروشگاه آرایشی تستر باز میکند، نمونه میدهد، و گاهی برای مشتری خوب هدیه میگذارد. اینها فروش نیستند، ولی هزینه هستند — و اگر هیچجا ثبت نشوند، دو چیز با هم خراب میشود.
موجودی سیستم از موجودی قفسه بیشتر میماند، پس انبارگردانی هر بار کسری نشان میدهد و شما دنبال دلیلی میگردید که وجود ندارد. و سود گزارششده از سود واقعی بیشتر است، چون کالایی که رایگان رفته هنوز در موجودی نشسته و بهایش به هزینه تبدیل نشده.
راهش ساده است: تستر و هدیه را بهعنوان ضایعات یا مصرف داخلی ثبت کنید. همان لحظه از موجودی کم میشوند و بهایشان در سود مینشیند. در صنفی که یک تستر میتواند قیمت چند فروش را داشته باشد، این رقم کوچکی نیست.
سؤالهای پرتکرار
تاریخ انقضا را در چه سطحی نگه میدارد؟
روی کارت کالا، یعنی روی هر تنوع. اگر یک قلم را در دو نوبت با دو تاریخ انقضا خریده باشید، سیستم آن دو را از هم جدا نمیکند؛ این را از قبل بدانید. ضمناً اقلام نزدیک به انقضا در گزارش دیده میشوند، ولی ایمیل هشدار نمیآید.
دو هزار کد رنگ را چطور وارد کنم؟
با فایل اکسل و بهصورت تنوع زیر کالای مادر، نه دو هزار کالای مستقل. وارد کردن تکتک، نه شدنی است نه لازم.
قیمت آرایشگاههای طرف حساب با مشتری عادی فرق دارد.
هر کالا تا پنج سطح قیمت فروش دارد و روی هر فاکتور انتخاب میکنید کدام سطح اعمال شود. این از تخفیف دستی هم دقیقتر است هم قابل پیگیریتر.
تستر و کالای هدیه را چطور از موجودی کم کنم؟
بهعنوان ضایعات یا مصرف داخلی ثبت میشوند تا هم از موجودی کم شوند هم در سود اثر بگذارند. اگر ثبت نکنید، سودتان بیشتر از واقع نشان داده میشود.
اینستاگرام میفروشم، سایت ندارم.
فرقی نمیکند. فاکتور را ثبت میکنید و موجودی کم میشود؛ حسابداری فروش اینستاگرامی را جدا نوشتهایم.
حسابشاپ سفارشهای ووکامرس را میگیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش میسازد و موجودی را همتراز نگه میدارد.
شروع رایگان