آموزش حسابداری سالن زیبایی و آرایشگاه زنانه: درآمد، مواد و درصد آرایشگر
حسابداری سالن زیبایی سه کار دارد: درآمد خدمات و فروش محصول را جدا ثبت کنید، مواد مصرفی هر خدمت را هزینهٔ همان خدمت ببینید، و درصد هر آرایشگر را از روی فاکتورهای خودش حساب کنید. اگر هر سه در یک دفتر باشند، آخر ماه هم سود واقعی سالن را می‌دانید هم سهم هر آرایشگر را، بی‌دعوا.
سه جریان پولی که در هر سالن قاطی می‌شوند، مواد مصرفی‌ای که سود خدمت را پنهان میکند، و درصد آرایشگر با یک مثال عددی کامل.
بیشتر سالن‌ها حساب‌وکتابشان را در یک دفتر یا یک فایل اکسل نگه می‌دارند: هرچه آمد، یک عدد. آخر ماه می‌دانید چقدر پول آمده، ولی نمی‌دانید چقدرش واقعاً مال سالن ماند. و سر سهم آرایشگرها، هر ماه یک بحث تازه پیش می‌آید.
این مقاله دربارهٔ همین است: حسابداری سالن زیبایی را طوری نگه دارید که آخر ماه سه سؤال جواب روشن داشته باشد. سالن چقدر سود کرد؟ کدام خدمت واقعاً سود میدهد؟ سهم هر آرایشگر چقدر است؟ اگر دنبال انتخاب نرم‌افزار هستید، نرم‌افزار حسابداری آرایشگاه و سالن زیبایی را جدا نوشته‌ایم.
سه جریان پول که در سالن قاطی می‌شوند
در هر سالن زیبایی سه جور پول جابه‌جا میشود، و تا وقتی در یک عدد جمع شوند، هیچ‌کدام حساب خودش را پس نمی‌دهد:
- درآمد خدمات: کوتاهی، رنگ، لایت، کراتین، کاشت ناخن، اصلاح. بیشترِ درآمد سالن همین است.
- فروش محصول: شامپو، ماسک مو، روغن، لوازم آرایشی که به مشتری می‌فروشید.
- مواد مصرفی: رنگ، اکسیدان، دکلره، دستکش، فویل. این‌ها درآمد نیستند؛ هزینهٔ همان خدمت‌هایند.
جدا کردنشان فقط برای مرتب بودن دفتر نیست. سود هر کدام فرق دارد، و درصد آرایشگر هم معمولاً روی هر کدام فرق میکند. وقتی همه یک عددند، نمی‌شود فهمید ماهِ پرکار، ماهِ پرسود هم بوده یا نه.
خدمت را روی فاکتور بیاورید، نه فقط در صندوق
اشتباه رایج این است که فقط پولِ گرفته‌شده ثبت شود: «امروز سه میلیون آمد». آن‌وقت معلوم نیست این پول بابت چه بوده و چه کسی انجامش داده.
هر خدمت را یک بار با قیمتش تعریف کنید، از نوع خدمت، نه کالا. فرقش این است که خدمت از موجودی انبار چیزی کم نمی‌کند؛ رنگ مو قفسه را خالی نمی‌کند. بعد برای هر مشتری فاکتور بزنید، با همان ردیف‌هایی که واقعاً انجام شده.
این فاکتور سه کار میکند: درآمد خدمات را از فروش محصول جدا نگه می‌دارد، نشان میدهد کدام خدمت چند بار انجام شده، و پایهٔ حساب سهم آرایشگر میشود. بدون ردیفی روی فاکتور، هیچ سیستمی نمی‌تواند درصد کسی را حساب کند.
مواد مصرفی، جایی که سود خدمت گم میشود
فرض کنید رنگ مو را دو میلیون تومان حساب می‌کنید. اگر رنگ و اکسیدانی که سر همین کار مصرف شد سیصد و پنجاه هزار تومان باشد، درآمد این خدمت دو میلیون است، ولی سودش نیست.
بیشتر سالن‌ها مواد را ماهی یک بار به‌عنوان «خرید لوازم» هزینه می‌کنند و تمام. مشکلش این است که هیچ‌وقت نمی‌فهمند هر خدمت چقدر برایشان تمام شده؛ و وقتی قیمت مواد بالا می‌رود، قیمت خدمت با حس تعیین میشود، نه با عدد.
دو راه دارید:
- دقیق: موادی را که سر هر خدمت مصرف شد ثبت کنید تا از موجودی کم شود و بهایش به هزینه برود. در حساب‌شاپ این کار در صفحهٔ «ضایعات کالا» انجام میشود و در علت می‌نویسید «مصرف در خدمت». اسم صفحه ضایعات است، ولی کارش همین است.
- ساده: مواد را ماهانه به‌عنوان هزینه ثبت کنید. دقتش کمتر است، ولی دست‌کم در سود ماه دیده میشود.
کاری که نباید بکنید این است که مواد مصرفی را کنار محصولاتِ فروشی در انبار نگه دارید و هیچ‌وقت کم نکنید. آن‌وقت هم موجودی‌تان دروغ می‌گوید، هم سودتان.
درصد آرایشگر: سه قراری که سالن‌ها می‌گذارند
پیش از هر حسابی، باید معلوم باشد قرار با هر آرایشگر چیست. سه شکل اصلی دارد:
- درصد از کار: آرایشگر از هر خدمتی که انجام میدهد درصدی می‌گیرد و حقوق ثابتی ندارد. نرخ‌ها معمولاً برای خدمت و برای فروش محصول جداست.
- حقوق ثابت به‌علاوهٔ درصد: حقوق ماهانه، و روی فروش یا خدمت‌های خاص درصد. حقوق ثابت را در حقوق و دستمزد نگه دارید و درصد را جدا.
- اجارهٔ صندلی: آرایشگر بابت صندلی اجاره میدهد و درآمدش مال خودش است. این‌جا سالن درآمد اجاره دارد، نه هزینهٔ درصد؛ خدمت‌های آن آرایشگر هم درآمد سالن حساب نمی‌شود.
هر کدام را انتخاب کنید، دو چیز را مکتوب کنید: نرخ هر نوع کار، و اینکه درصد از چه مبلغی حساب میشود. بیشترِ اختلاف‌های آخر ماه از همین دومی می‌آید.
یک مثال کامل: یک روز کاریِ سارا
قرار سالن با سارا این است: ۴۰٪ روی خدمت، ۱۰٪ روی محصولی که خودش به مشتری می‌فروشد. عددها فرضی‌اند:
| ردیف | نوع | مبلغ | نرخ | سهم سارا |
|---|---|---|---|---|
| رنگ مو | خدمت | ۲٬۰۰۰ | ۴۰٪ | ۸۰۰ |
| کوتاهی | خدمت | ۵۰۰ | ۴۰٪ | ۲۰۰ |
| شامپوی حرفه‌ای | محصول | ۵۰۰ | ۱۰٪ | ۵۰ |
| جمع | ۳٬۰۰۰ | ۱٬۰۵۰ |
(مبلغ‌ها به هزار تومان.)
از سه میلیون، سهم سارا یک میلیون و پنجاه هزار تومان است. ولی سالن یک میلیون و نهصد و پنجاه هزار تومان سود نکرده؛ هنوز دو چیز مانده:
- مواد رنگ مو: ۳۵۰
- قیمت خرید شامپو: ۲۰۰
آنچه از کارِ این روزِ سارا برای سالن می‌ماند ۱٬۴۰۰ هزار تومان است، و تازه اجاره و قبض و بقیهٔ هزینه‌های سالن هنوز کم نشده.
نکتهٔ مهم این مثال: وقتی درصد از کل مبلغ خدمت حساب میشود، هزینهٔ مواد تماماً از سهم سالن می‌رود. اگر یک خدمت مواد گرانی دارد، این را باید در نرخ آن خدمت دید، نه آخر ماه کشف کرد.
از کل مبلغ، یا بعد از کسر مواد؟
بعضی سالن‌ها درصد را از کل مبلغ خدمت می‌دهند و بعضی اول مواد را کم می‌کنند. با مثال بالا:
- از کل مبلغ: ۴۰٪ × ۲٬۰۰۰ = ۸۰۰
- بعد از کسر مواد: ۴۰٪ × (۲٬۰۰۰ − ۳۵۰) = ۶۶۰
هر دو درست‌اند، به شرطی که از روز اول معلوم باشد کدام. حساب‌شاپ درصد خدمت را از مبلغ همان خدمت روی فاکتور حساب میکند (به‌طور پیش‌فرض پس از تخفیف). اگر قرارتان «بعد از کسر مواد» است، نرخ را طوری بگذارید که سهم مواد در آن دیده شده باشد.
برای فروش محصول راه دیگری هم هست: درصد از سود همان محصول، یعنی قیمت فروش منهای قیمت خرید واقعی آن. این‌طور آرایشگری که محصول کم‌سود می‌فروشد، همان‌قدر سهم می‌گیرد که سالن واقعاً سود کرده.
در حساب‌شاپ چطور راه می‌افتد
۱. دو دسته بسازید. یکی «خدمات»، یکی «محصولات». هر خدمت را با نوع «خدمت» تعریف کنید تا روی فاکتور بیاید و از انبار کم نشود.
۲. هر آرایشگر را تعریف کنید. در «ویزیتورها و فروشندگان». اگر برای آرایشگر حساب کاربری هم بسازید و به او وصل کنید، در صفحهٔ «پورسانت من» فقط سهم خودش را می‌بیند.
۳. نرخ‌ها را بنویسید. در «قوانین پورسانت» دو قانون: ۴۰٪ روی دستهٔ خدمات، ۱۰٪ روی دستهٔ محصولات. در فاکتوری که هر دو را دارد، هر ردیف با نرخ خودش حساب میشود و سهم‌ها جمع می‌شوند؛ همان ۱٬۰۵۰ مثال بالا.
۴. روی هر فاکتور، آرایشگر را انتخاب کنید. زیر «تنظیمات بیشتر»، بخش «فروشنده و پورسانت»، در کادر «فروشنده».
۵. آخر ماه حساب و تسویه کنید. در «محاسبه پورسانت» سهم‌ها را ببینید و تأیید کنید، و در «تسویه‌حساب‌ها» از صندوق یا حساب بانکی پرداخت کنید. پرداخت مثل هر پرداخت دیگری در دفتر می‌نشیند.
دو رفتار هم خودکار است. سهم به‌طور پیش‌فرض وقتی قابل پرداخت میشود که پول مشتری رسیده باشد؛ در سالن معمولاً همان لحظه. و اگر مشتری محصولی را پس آورد، سهم آرایشگر از آن با همان نرخ روز فروش برمیگردد، حتی اگر نرخ‌ها بعداً عوض شده باشد.
جزئیات بیشتر در آموزش ویزیتور و پورسانت و صفحهٔ ویزیتور و پورسانت آمده است.
دو محدودیتی که از اول بدانید
یک آرایشگر روی هر فاکتور. اگر دو نفر روی یک مشتری کار کردند، مثلاً یکی مو و دیگری ناخن، برای هر کدام فاکتور جدا بزنید. وگرنه کل سهم به یک نفر می‌رسد.
نوبت‌دهی ندارد. حساب‌شاپ پول و کالای سالن را نظم میدهد؛ رزرو وقت مشتری کار ابزار دیگری است. مقالهٔ نرم‌افزار حسابداری آرایشگاه همین را مفصل‌تر توضیح داده است.
آخر ماه، این پنج عدد را ببینید
- درآمد خدمات، و اینکه کدام خدمت بیشترش را ساخته.
- فروش محصول و سودش، با قیمت خرید واقعی، نه برچسب روی جعبه. گزارش سود همین را میدهد.
- مواد مصرفی، کنار درآمد خدمات؛ اگر نسبتش ماه به ماه بالا می‌رود، وقت بازنگری قیمت‌هاست.
- سهم آرایشگرها، به تفکیک هر نفر.
- آنچه برای سالن ماند، بعد از اجاره، قبض‌ها و بقیهٔ هزینه‌ها.
اگر این پنج عدد را هر ماه داشته باشید، تصمیم‌هایی مثل بالا بردن قیمت یک خدمت یا تغییر قرار با یک آرایشگر، به‌جای حس، روی عدد گرفته میشود.
سؤال‌های پرتکرار
درصد آرایشگر معمولاً چقدر است؟
عدد ثابتی ندارد. به شهر، نوع خدمت، اینکه مواد را چه کسی میدهد و اینکه آرایشگر حقوق ثابت هم دارد یا نه بستگی دارد. مهمتر از خودِ عدد این است که برای هر نوع کار مکتوب باشد و هر ماه همان قاعده اجرا شود.
درصد از کل مبلغ حساب میشود یا بعد از کسر مواد؟
هر دو رایج است و هر دو درست، به شرطی که از اول روشن باشد. حساب‌شاپ درصد خدمت را از مبلغ خدمت روی فاکتور حساب میکند (به‌طور پیش‌فرض پس از تخفیف). اگر قرارتان بعد از کسر مواد است، آن را در نرخ ببینید.
اگر دو آرایشگر روی یک مشتری کار کنند چه کنم؟
برای هر کدام فاکتور جدا بزنید. روی هر فاکتور یک فروشنده انتخاب میشود و کل سهم آن فاکتور به همان نفر می‌رسد.
مشتری محصولی را پس آورد؛ سهم آرایشگر چه میشود؟
با ثبت برگشت از فروش، سهم آرایشگر از همان محصول خودکار برمیگردد، با همان نرخی که روز فروش حساب شده بود.
خدمت هم از موجودی انبار کم میشود؟
نه. فقط محصول از انبار کم میشود. موادی که سر خدمت مصرف میشود را جدا ثبت کنید تا هم موجودی درست بماند هم سود خدمت.
آرایشگر می‌تواند سهم خودش را ببیند؟
بله. اگر برایش حساب کاربری بسازید و به تعریفش در «ویزیتورها و فروشندگان» وصل کنید، در «پورسانت من» فقط سهم خودش را می‌بیند، نه بقیه را.
حساب سالن را با اکسل هم میشود نگه داشت؟
تا جایی بله. جایی که اکسل کم میآورد، همینهاست: نرخ جدا برای خدمت و محصول، برگشت از فروش، و مواد مصرفی. چکلیست مهاجرت از اکسل کمک میکند ببینید کی وقت عوض کردنش است.
حساب‌شاپ سفارش‌های ووکامرس را می‌گیرد، فاکتور و سند حسابداری را خودش می‌سازد و موجودی را هم‌تراز نگه می‌دارد.
شروع رایگان