سال مالی و بستن سال
سال مالی تعیین میکند کدام سند کجا مینشیند و از چه لحظهای دیگر نمیشود گذشته را دست زد.
آخرین بهروزرسانی: · نوشتهٔ تیم حسابشاپ · مطالعه ۵ دقیقهای
سال مالی فقط یک بازهٔ تاریخ نیست؛ چیزی است که تعیین میکند کدام سند کجا مینشیند، شمارهها از کجا شروع میشوند، و از چه لحظهای دیگر نمیشود گذشته را دست زد.
تعریف سال مالی
دفاتر و اسناد ← سالهای مالی. برای هر سال یک ردیف با تاریخ شروع و پایان بسازید. لازم نیست از ۱ فروردین شروع شود؛ هر بازهای که کسبوکارتان با آن کار میکند قابل تعریف است.
سالها نمیتوانند با هم همپوشانی داشته باشند و دیتابیس خودش جلوی این را میگیرد.
سال تازه در وضعیت پیشنویس ساخته میشود و تا فعالش نکنید هیچ سندی در آن ثبت نمیشود.
بازهٔ تاریخ یک سال، بعد از اولین سند، قفل میشود. اگر بازه را اشتباه زدهاید، قبل از ثبت اولین سند اصلاحش کنید.
سال مالی کاری
بالای صفحه یک انتخابگر «سال مالی کاری» هست. این تعیین میکند فرمها و گزارشها روی کدام سال باز شوند. کنار سالهای بسته یک قفل نمایش داده میشود.
دورههای ماهانه
برای هر سال میتوانید دورههای ماهانه بسازید. هر دوره سه وضعیت دارد:
- باز: ثبت آزاد است
- محدود: فقط کاربران دارای دسترسی «قفل دورهها» میتوانند سند بزنند
- بسته: هیچکس نمیتواند
این برای وقتی است که ماه را جمع کردهاید و نمیخواهید کسی سند عقبافتاده بزند، ولی هنوز سال را نبستهاید.
یک نکتهٔ فنی که باید بدانید: وضعیت «محدود» فقط جلوی کاربرِ واردشده را میگیرد. کارهای پسزمینه (مثل سفارشهایی که از ووکامرس میآیند) همچنان در دورهٔ محدود ثبت میشوند. اگر میخواهید قفل کامل باشد، دوره را ببندید.
قفل تاریخ
در تنظیمات ← سال مالی میتوانید یک «قفل تاریخ» بگذارید: هیچ سندی با تاریخ قبل از آن ثبت نمیشود. سادهترین راه برای بستن گذشته بدون درگیر شدن با دورهها.
همانجا تعیین میکنید اگر کسی سندی با تاریخِ خارج از سال فعال بزند چه شود: جلوگیری، فقط هشدار (پیشفرض)، یا سکوت.
شمارهگذاری
بهطور پیشفرض شمارهٔ اسناد در هر سال مالی از ۱ شروع میشود. اگر میخواهید شمارهها پیوسته باشند، در تنظیمات خاموشش کنید، و نگران تکراری شدن نباشید؛ سیستم شمارندهٔ پیوسته را از بالاترین شمارهٔ صادرشده جلوتر میبرد.
شمارهٔ سند حسابداری همیشه سالانه است، صرفنظر از این تنظیم.
قبل از بستن سال: چکلیست
دفاتر و اسناد ← بستن سال مالی. بالای صفحه یک چکلیست خودکار میبینید با دو نوع ردیف:
⛔ مانع: تا برطرف نشود دکمهٔ بستن غیرفعال میماند:
- موجودی منفی
- مانده منفی صندوق یا بانک
- سند نامتوازن
- سند یا فاکتور پیشنویس
- فاکتور بدون سند
- مغایرت موجودی با ارزش انبار
- کارهای ناموفق در صف
- خطاهای همگامسازی فروشگاه
⚠️ هشدار: بستن را متوقف نمیکند ولی بدانید:
- دورههای باز
- چک در جریان وصول
- فیش حقوقی تأییدشدهٔ پرداختنشده
- پشتیبان کهنهتر از ۲۴ ساعت
کنار هر ردیف لینک «رفع مشکل» هست که مستقیم میبردتان سر همان مورد.
بستن سال
وقتی مانعی نماند، بستن سال مالی:
۱. همهٔ حسابهای درآمد و هزینه صفر میشوند. ۲. خالص سود یا زیان به حساب مقصد منتقل میشود (پیشفرض: سود و زیان انباشته؛ در تنظیمات قابل تغییر). ۳. یک سند اختتامیه به نام «سند اختتامیه سال ...» ثبت میشود. ۴. همهٔ دورههای آن سال بسته میشوند. ۵. سال به وضعیت بسته میرود و از حالت فعال درمیآید.
بعد از این، هیچ سندی در آن سال ثبت نمیشود، حتی عملیات سیستمی.
تراز افتتاحیهٔ سال بعد
اگر تیک «سال بعد ساخته شود و ماندهها منتقل شوند» را بزنید، سال جدید ساخته و فعال میشود و یک سند تراز افتتاحیه تولید میشود که شامل: مانده حسابهای دائمی، مانده هر شخص، مانده هر بانک، چکهای باز، و موجودی و ارزش کالاها.
اینجا یک نکتهٔ مهم است که باید درست بفهمید: این انتقال، سند حسابداری نیست؛ یک تصویر (اسنپشات) قابل چاپ است.
دلیلش این است که دفتر کل شما پیوسته است، ماندهها بهخودیخود ادامه دارند. اگر سیستم یک «سند افتتاحیه» هم میزد، همه چیز دوبار شمرده میشد. پس این سند مدرکی است برای بایگانی و ارائه، نه یک ثبت مالی.
بازگشایی یک سال بسته
اگر بعد از بستن، اشتباهی پیدا شد، راه برگشت وجود دارد ولی سخت است، عمداً:
- فقط مالک یا مدیر میتواند
- باید دلیل بنویسید (اجباری)
- سند اختتامیه برگشت میخورد
- سال باز میشود و باید دوباره بسته شود
- همه چیز در گزارش رخدادها ثبت میشود
گزارشهای رسمی
زیر منوی گزارشها:
- تراز آزمایشی: مانده همهٔ حسابها؛ اگر جمع بدهکار و بستانکار برابر نبود، جایی مشکل هست
- صورت سود و زیان: درآمد، هزینه، سود خالص
- ترازنامه: دارایی، بدهی، سرمایه
- مقایسهٔ سالهای مالی: سود و زیان تا پنج سال کنار هم
همهٔ این گزارشها ?fy= را میپذیرند تا روی یک سال مالی مشخص باز شوند.
این بخش چه کاری نمیکند
- دورهها فقط ماهانهاند و حداکثر ۱۴ تا. دورهٔ فصلی یا دلخواه تعریف نمیشود.
- گزارش «مقایسهٔ سالها» خروجی اکسل و PDF ندارد (بقیهٔ گزارشها دارند).
- سالی که سند دارد حذف نمیشود.
- دورهٔ «محدود» جلوی کارهای پسزمینه را نمیگیرد (بالا توضیح داده شد).
سؤال یا نظر؟ تیم حمایت ما آماده است که کمک کند. تماس با پشتیبانی