چکهای دریافتی و پرداختی
هر چک یک وضعیت دارد و هر تغییر وضعیت سند خودش را میسازد. مسیرهایی که از نظر حسابداری بیمعنیاند اصلاً باز نمیشوند.
آخرین بهروزرسانی: · نوشتهٔ تیم حسابشاپ · مطالعه ۵ دقیقهای
چک در ایران یک سند تجاری است، نه یک روش پرداخت ساده. از لحظهای که چک را میگیرید تا وقتی پولش به حساب مینشیند، آن مبلغ نه نقد است و نه طلب عادی، چیزی است بین این دو. حسابشاپ همین را دنبال میکند: هر چک یک وضعیت دارد، هر تغییر وضعیت سند حسابداری خودش را میسازد، و مسیرهایی که از نظر حسابداری بیمعنیاند اصلاً باز نمیشوند.
این بخش برای شماست اگر بخشی از فروشتان چکی است، یا به تأمینکننده چک میدهید.
تختهٔ چکها
از منو: عملیات ← چکها.
چکها روی یک تخته و ستونبندیشده بر اساس وضعیت نمایش داده میشوند، نه در یک فهرست ساده. دلیلش این است که سؤال روزمرهٔ شما «کدام چکها هنوز وصول نشدهاند؟» است، نه «چک شمارهٔ فلان کجاست؟».
روی هر کارت فقط دکمههایی را میبینید که از وضعیت فعلیِ آن چک مجاز است. این دکمهها صرفاً پنهان نشدهاند: اگر درخواستی برای یک انتقال غیرمجاز به سرور برسد، سرویس آن را رد میکند.
ثبت یک چک
روی تخته، فرم ثبت این فیلدها را دارد:
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| نوع | دریافتی یا پرداختی |
| طرف حساب | با جستوجوی نام، موبایل یا کد ملی |
| مبلغ (ریال) | مبلغ روی برگهٔ چک |
| سررسید | تاریخ شمسی، با تقویم |
| صیادی | شمارهٔ صیادی چک |
| بانک چک | بانکی که چک روی آن کشیده شده، روی فیش خواباندن چاپ میشود |
| واریز به حساب / از حساب | حساب خودتان؛ چک دریافتی به آن خوابانده میشود و چک پرداختی از آن پاس میشود |
| امانی | اگر چک امانی است |
«حساب» اختیاری است و میتوانید بعداً از صفحهٔ خود چک پرش کنید، ولی اگر بیش از یک حساب بانکی دارید و خالی بماند، هنگام وصول متوقف میشوید تا مشخصش کنید. سیستم عمداً حدس نمیزند: وصولی که روی حساب اشتباه بنشیند، بعداً در مغایرتگیری بانکی پیدا کردنش سخت است.
«طرف حساب» اجباری است و بدون آن ثبت انجام نمیشود. دلیلش حسابداری است: سند چک روی حساب «اسناد دریافتنی» مینشیند و این حساب بدون نام صاحبش معنا ندارد، بعداً هیچکس نمیفهمد این طلب از چه کسی است.
مسیر چک دریافتی
چکی که میگیرید این وضعیتها را میتواند بگیرد:
| وضعیت | یعنی |
|---|---|
| دریافتشده | چک دست شماست |
| در جریان وصول | به بانک سپرده شده |
| وصولشده | پولش نشسته |
| خرجشده | با پشتنویسی به شخص دیگری دادهاید |
| برگشتخورده | بانک پرداخت نکرد |
| بازگردانده به مشتری | چک را پس دادهاید |
| باطل | ابطال شده |
مسیرهای مجاز ثابتاند. از «در جریان وصول» میتوانید به وصولشده، برگشتخورده یا برگشتی بروید، و میتوانید به «دریافتشده» برگردید اگر چک را از بانک پس گرفتید. «وصولشده» پایان راه است: چکی که پولش نشسته دیگر جایی نمیرود.
چک برگشتخورده بنبست نیست. میتوانید دوباره به جریان وصول بگذاریدش، به مشتری برگردانید، یا باطلش کنید.
مسیر چک پرداختی
چکی که میدهید مسیر آینهای دارد: پیشنویس ← صادرشده ← تحویلشده ← پاسشده. اگر برگشت بخورد، میتوانید دوباره تحویلش دهید یا به جریان وصول بگذارید.
سندی که ساخته میشود
اینجا نکتهٔ اصلی است و ارزش فهمیدن دارد.
هنگام ثبت چک دریافتی: بدهکار «اسناد دریافتنی»، بستانکار «حسابهای دریافتنی». یعنی طلب عادیتان تبدیل به طلب سنددار شد. جمع طلب شما تغییر نکرده، فقط جنسش عوض شده.
هنگام تغییر وضعیت، سیستم نگاه میکند چک از «دست شما» خارج شده یا نه:
- جابهجایی بین دو وضعیتی که هر دو یعنی «چک هنوز پیش ماست» (مثلاً دریافتشده ← در جریان وصول) هیچ سندی نمیسازد. حرکت فیزیکی است، نه مالی.
- وصول: بدهکار بانک، بستانکار اسناد دریافتنی.
- خرج کردن چک: بدهکار حسابهای پرداختنی، بستانکار اسناد دریافتنی. یعنی با همان چک بدهی خودتان را کم کردهاید.
- برگشت خوردن: بدهکار حسابهای دریافتنی، بستانکار اسناد دریافتنی. طلب سنددار دوباره طلب عادی شد.
نام طرف حساب روی هر دو طرف سند نوشته میشود، پس گزارش «حساب فلانی» همیشه کامل است.
یادآور سررسید
هر روز ساعت ۷ صبح، چکهایی که تا سه روز دیگر سررسید دارند یادآوری میشوند، هم اعلان داخل برنامه، هم ایمیل. روی داشبورد هم کاشی «چک نزدیک سررسید (۷ روز)» هست.
یک نکتهٔ دقیق: این یادآور فقط چکهای «در جریان وصول» را میبیند. چکی که هنوز به بانک نسپردهاید در این فهرست نمیآید.
این بخش چه کاری نمیکند
صادقانهتر است که اینها را از اول بدانید:
- تقویم چک ندارد. نمایش فقط همان تختهٔ وضعیت است. اگر میخواهید سررسیدهای ماه را روی تقویم ببینید، فعلاً چنین صفحهای وجود ندارد.
- شمارهٔ صیادی اعتبارسنجی نمیشود. ذخیره و نمایش داده میشود، اما با سامانهٔ صیاد بانک مرکزی تطبیق داده نمیشود. یعنی اگر اشتباه واردش کنید، سیستم به شما نمیگوید.
- حساب چک از صفحهٔ خود چک عوض میشود، نه از تخته. اگر چکی را بدون حساب ثبت کردهاید، رویش کلیک کنید و از کادر «حساب واریز» انتخابش کنید.
- چک ویرایش و حذف نمیشود. بعد از ثبت، فقط میتوانید وضعیتش را عوض کنید. اگر اشتباه ثبت شد، باطلش کنید.
- ثبت «دریافت/پرداخت» با روش «چک» یک چک نمیسازد. این دو مسیر جدا هستند. اگر هم سند دریافت را با روش چک ثبت کنید و هم چک را روی تخته وارد کنید، اسناد دریافتنی دو بار ثبت میشود. یکی را انتخاب کنید، برای چک، تختهٔ چک.
سؤال یا نظر؟ تیم حمایت ما آماده است که کمک کند. تماس با پشتیبانی